Błędne dane nabywcy na wystawionej fakturze – jak skorygować?

Zobacz nasz film na temat korygowania błędnych danych na fakturze

Przy wystawianiu faktur nietrudno o różnego rodzaju błędy i pomyłki. Niezbędna jest znajomość zasad, jakimi się należy kierować w takich przypadkach. W dzisiejszej publikacji odpowiemy sobie na pytanie, w jaki sposób skorygować błędne dane nabywcy na wystawionej fakturze.

Jak należy rozumieć błędne dane nabywcy?

Często posługujemy się pojęciem “błędne dane nabywcy”, ale jak się głębiej zastanowić trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie co należy pod tym sformułowaniem rozumieć. Najczęściej rozumiemy, że chodzi o pomyłkę:

• w nazwie nabywcy (błędne imię lub nazwisko) lub tzw. “literówka”,
• w adresie odbiorcy,
• w numerze identyfikacji podatkowe NIP.

Jednak kluczowa pozostaje kwestia oceny, czy jest to błąd możliwy do skorygowania poprzez wystawienie noty korygującej, czy może powinna być już wystawiona korekta faktury.

Korygowanie błędnych danych nabywcy notą korygującą

Przepisy odnoszą się wprost do sytuacji korekty błędnych danych nabywcy notą korygującą. Jeżeli wystąpi pomyłka w danych identyfikacyjnych nabywcy typu: błąd w imieniu, nazwisku, nazwie firmy, adresie, numerze NIP, to możemy wystawić notę korygującą. Zgodnie z ustawą nota korygująca jest przygotowywana przez nabywcę i przesyłana do akceptacji odbiorcy. Sprawa wydaje się oczywista, gdyby nie pewne ale. Mianowicie rodzi się pytanie, czy taki sposób postępowania będzie właściwy, jeżeli wszystkie dane zamieszczone na wystawionej fakturze są błędne, po prostu faktura została wystawiona na inny podmiot. Sprawdźmy, jakie jest podejście organów podatkowych do tego typu przypadków.

Jak skorygować wystawienie faktury na inny podmiot?

Problematyczna staje się sytuacja, kiedy faktura zostanie wystawiona na zupełnie innego odbiorcę właśnie przez pomyłkę. I tutaj mogą wystąpić dwie sytuacje:

1. Faktura została wystawiona z błędnymi danymi nabywcy, ale transakcja handlowa została zrealizowana.
2. Faktura została wystawiona z błędnymi danymi nabywcy, ale do transakcji handlowej nie doszło. Fakturę otrzymał podmiot, który nie był stroną sprzedaży, została ona wystawiona dla przedsiębiorcy, który nie uczestniczył w tej transakcji.

W zależności od okoliczności sprawy sposób dokonywania korekty takich transakcji będzie wyglądał nieco inaczej o czym napiszemy poniżej.

Błędne dane nabywcy na wystawionej fakturze – korekta faktury w przypadku przeprowadzenia transakcji handlowej

Tak na prawdę przepisy ustawy o podatku VAT nie odnoszą się wprost, do sytuacji, gdy faktura została wystawiona na inny podmiot, dlatego musimy się posiłkować stanowiskiem organów podatkowych w wydawanych interpretacjach. Jak można przeczytać w jednej z wcześniejszych interpretacji z dnia 15 marca 2018 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) stoi na stanowisku, że w przypadku korygowania błędnych danych nabywcy na fakturze poprzez korektę faktury “do zera” i wystawianie nowej faktury z prawidłowymi danymi nabywcy jest nieprawidłowe. W ocenie Dyrektora w takim przypadku błąd musi zostać skorygowany przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej z prawidłową nazwą kontrahenta lub przez wystawienie przez nabywcę noty korygującej błędną nazwę. Jednocześnie podkreśla, że nie powinna być dokonywana korekta faktury “do zera” o ile dokonano faktycznej dostawy towarów. W innej interpretacji nr 0113-KDIPT1-3.4012.901.2021.1.MWJ z dnia 21 stycznia 2022 r. Dyrektor KIS zajmuje jasne stanowisko, z którego wynika, że przez wystawienie noty korygującej nie można zmienić podmiotu umowy sprzedaży. W uzasadnieniu czytamy, że w przypadku, gdy błędne są wszystkie dane nabywcy towaru lub usługi wskazane na fakturze, nie jest dopuszczalne jej korygowanie przez nabywcę notą korygującą. Jedynym sposobem naprawienia tego typu błędu jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Błędne dane nabywcy na wystawionej fakturze – korekta faktury w przypadku braku transakcji

Zupełnie odmienne powinno być postępowanie, jeżeli transakcja handlowa nie doszła do skutku, a podmiot otrzymał fakturę np. na dostawę towarów. W takim przypadku faktura w ogóle nie powinna trafić do odbiorcy.

Przykład

Pod jednym adresem prowadzona jest działalność gospodarcza dwóch różnych firm, przykładowo jest to s.c. i spółka z o.o. Dostawa towarów miała miejsce do spółki cywilnej a faktura została wystawiona na spółkę z o.o. Otóż w takim przypadku jedynym wyjściem jest wystawienie faktury korygującej “do zera” w oparciu o ustawę o podatku VAT (art. 106j ust. 1). W sytuacji, gdy czynność nie została dokonana wszystkie pozycje na fakturze uległy zmianie i należy je skorygować. Faktura powinna być wystawiona na podmiot, na rzecz którego rzeczywiście dokonano sprzedaży.

Podsumowanie

Jeżeli chodzi o błędne dane nabywcy na fakturze to najczęściej będą to przypadki tzw. “literówki” i wtedy wiemy, że korekta może być dokonana na podstawie noty korygującej wystawionej przez nabywcę. Korekta danych formalnych korektą faktury wystawioną przez sprzedawcę również nie powinna budzić zastrzeżeń po stronie organu podatkowego. Jednak nie dokonujemy w takich sytuacjach korekty faktury “do zera”. Jeżeli natomiast faktura zostanie wystawiona na podmiot, który nie brał udziału w transakcji dostawy, to w takim przypadku właściwe powinno być wystawienie korekty faktury “do zera”. Takie przynajmniej wnioski można wyciągnąć z wydawanych interpretacji podatkowych, do których również odwołaliśmy się w tym artykule.