Czy paragon może być dowodem księgowym?

Przedsiębiorcom zdarza się przy dokonywaniu zakupów zapomnieć o fakturze i zostają tylko z samym paragonem bez numeru NIP. Jeżeli są to zakupy stacjonarne można jeszcze dokonać zwrotu towarów i poprosić o wystawienie faktury. Nieco gorzej sytuacja wygląda przy zakupach internetowych, bądź w sytuacji gdy przebywamy poza granicami kraju i kupujemy coś do firmy. Przy tego typu sytuacjach zastanawiamy się czy można paragon wrzucić w koszty?

Kiedy paragon może znaleźć się w kosztach podatkowych?

Co można zaliczyć do kosztów podatkowych zostało wymienione w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast w art. 23 jest informacja czego nie można uznać za koszt. Koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródeł przychodów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, które można zaksięgować w PKPiR. W jaki sposób dokumentowanie kosztów zostało zapisane w Rozporządzeniu sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W tym dokumencie w § 13 ust. 4 jest wyartykułowane wprost, w których sytuacjach można paragon uznać za dowód księgowy. Będą to następujące sytuacje:

1. Zakup w jednostkach handlu detalicznego: materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych.
2. Wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów.

W ustawie o podatku VAT znajduje się informacja, że paragon fiskalny wystawiony na kwotę do 450 zł (100 euro) może być uznany za fakturę uproszczoną, a więc również jest to podstawa do ujęcia kosztu w PKPiR. W takim przypadku nie ma potrzeby wystawiania faktury do paragonu. Więcej informacji na temat faktury uproszczonej można uzyskać tutaj.

Paragon może być księgowany na 2 sposoby:

• jeżeli spełnia wymogi ustawy o VAT jako faktura uproszczona,
• jeżeli nie spełnia tych wymogów na podstawie dowodu wewnętrznego.

Czynny podatnik VAT paragon bez numery NIP nabywcy zaksięguje w kwocie brutto, ponieważ nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Podstawą ujęcia w kosztach uzyskania przychodów będzie dowód wewnętrzny.

Pamiętajmy, że jeżeli wydatki na podstawie paragonów mają związek z użytkowaniem samochodów osobowych wykorzystywanych w sposób mieszany w działalności gospodarczej wówczas odliczeniu w PIT podlega 75% kwoty wydatku.

Paragony bez NIP na inne wydatki w PKPiR

Dokumentowanie paragonami wydatków na zaup towarów handlowych było przedmiotem rozważań NSA w wyroku sygn. akt II FSK 2300/15 z dnia 12.09.2017 r. Wnioskodawca prowadził działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży towarów handlowych pochodzących z Niemiec (m.in. artykuły spożywcze, chemia gospodarcza, kosmetyki) za pośrednictwem portalu internetowego. W czasie przeprowadzonej kontroli zostały zakwestionowane zapisy wydatków w PKPiR na podstawie paragonów ze sklepów z Niemiec. Organ podatkowy stał na stanowisku, że rozporządzenie w sprawie PKPiR zawiera zamknięty katalog kosztów potwierdzonych paragonem fiskalnym i nie uznał wydatków za koszty. NSA w uzasadnieniu wyroku wskazuje, że nie kwestionuje możliwości dowodzenia poniesienia kosztu różnymi dowodami.

“Gdyby oprócz paragonów Skarżąca dysponowała np. dowodami zapłaty swoją kartą kredytową za zakupione na podstawie paragonów towary to wówczas można by uznać, że jest to wystarczające potwierdzenie dokonania transakcji przez Skarżącą i dokonać dalszej oceny związku z działalnością gospodarczą w kontekście uznania wydatków na zakup towarów handlowych za koszty podatkowe. Ale w przedmiotowej sprawie przedłożono jedynie bezimienne paragony.”

Przedstawione stanowisko NSA dotyczy jednostkowej sytuacji, dlatego należy mieć na uwadze, że organy podatkowe i sądy administracyjne mogą kwestionować tego typu praktyki. Zaprezentowanie podejście sądu NSA ma pokazać, że w niektórych sytuacjach dokumentowanie wydatku może wychodzić poza ramy przepisów, ale wiąże się to z polemiką z fiskusem.

Próba nadinterpretacji przepisów może się spotkać z przykrymi konsekwencjami w postaci zakwestionowania kosztów uzyskania przychodów i dochodzenie swoich racji przed sądem. Jeżeli przedsiębiorca uważa jednak, że jego sytuacja wymaga indywidualnego podejścia do tematu jedynym wyjściem jest wystąpienie o wydanie interpretacji podatkowej.