W dobie informatyzacji procesów w działalności gospodarczej wiele firm nadal ma wątpliwości co do formy, w jakiej mogą być przekazywane faktury, poza postacią papierową. Ponadto rodzą się pytania, jakie formy przesyłania faktur są dopuszczalne? Postęp technologiczny wyprzedza uregulowania zawarte w ustawach podatkowych, dlatego przedsiębiorcy i księgowi szukają często odpowiedzi na pytania, których nie znajdą wprost w przepisach. Dzisiaj postaramy się odpowiedzieć na jedno z nich: czy wysłanie faktury w PDF można uznać za jej wydanie?

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej

W ustawie o podatku VAT pod pojęciem faktury elektronicznej rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Przekazanie faktury może być dokonane w dowolnej formie, a więc ze strony ustawodawcy nie zostały wskazane żadne warunki progowe, które muszą być spełnione.

Faktura w formacie PDF

Faktury w formacie np. PDF czy XML bądź innym formacie elektronicznym traktowane są na równi z fakturami w formacie papierowym. Oczywiście zasadą nadrzędną w odniesieniu do każdej faktury VAT jest konieczność zawarcia na niej wszystkich wymaganych danych, o których jest mowa w ustawie o VAT.

Drugą ważną kwestią jest spełnienie warunku autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktury. W przypadku wystawiania faktury elektronicznej każda firma powinna mieć opracowany plan kontroli biznesowej.

Czy przesłanie faktury w PDF uznawane jest za jej wydanie?

Taką wątpliwość powziął przedsiębiorca, który zwrócił się z zapytaniem do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Wnioskodawca zadał pytanie w interpretacji nr 0112-KDIL3.4012.369.2020.1.JK z dnia 21.07.2020 r. czy przesyłając wystawioną fakturę (faktura elektroniczna w formacie PDF), z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury X związanej z aplikacją mobilną, na adres e-mail podany przez nabywcę może uznać, że jest to wydanie faktury nabywcy w myśl przepisu art. 111 ust. 3a ustawy o VAT?

W odpowiedzi Dyrektor KIS uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe, a w uzasadnieniu wskazał:

W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez niego wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury X związanej z aplikacją mobilną, na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę podczas akceptacji regulaminu aplikacji mobilnej, w którym wyraził żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej, zapisany na koncie nabywcy w Centralnym Systemie Płatności Mobilnych, będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpi wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

W świetle powyższego rozstrzygnięcia oczywiście należy uznać, że przesłanie faktury w formacie PDF uznawane jest za jej wydanie. W dobie dynamicznych zmian, szczególnie na polu wymiany danych w formacie elektronicznym, takie stanowisko wydaje się jedyną słuszną decyzją.

Problematyka wystawiania i przesyłania faktur jest niezwykle ważną kwestią, ponieważ z jednej strony daje informację do wyliczenia podatku VAT należnego, a z drugiej strony warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego i tym samym pozwala na realizację zasady neutralności w VAT. A tylko faktury VAT wystawione w sposób prawidłowy i otrzymane przez nabywcę dają prawo do odliczenia podatku.