Czy rejestracja do VAT w Polsce będzie wymuszała wystawianie i odbieranie faktur w KSeF?

Rejestracja do VAT a KSeF to dziś jedno z kluczowych zagadnień podatkowych, które ma realny wpływ na sposób dokumentowania sprzedaży, obieg faktur oraz organizację procesów księgowych w firmie.

KSeF w IFIRMA

Pełna integracja z KSeF! Poznaj opcje i możliwości w IFIRMA. Sprawdź jak działa wystawianie i wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur:

Rejestracja do VAT 2026

Rejestracja do VAT nie jest automatyczna, bowiem nie następuje ona z mocy prawa przy rozpoczęciu działalności. Obowiązek powstaje dopiero po spełnieniu ustawowych przesłanek, tj. limit obrotów lub rodzaj wykonywanych czynności.

PRZEKROCZENIE LIMITU SPRZEDAŻY

• Ustawa o VAT przewiduje zwolnienie z podatku dla podmiotów o niewielkiej skali działalności, a po przekroczeniu ustawowego limitu sprzedaży zwolnienie to traci zastosowanie.
• Rejestracja do VAT jest wymagana, jeżeli wartość sprzedaży przekroczy:
  • 200 tys. zł netto w skali roku,
  • od 1 stycznia 2026 r. – 240 tys. zł netto.
• W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.
• Podstawa prawna – art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.

CZYNNOŚCI WYŁĄCZONE ZE ZWOLNIENIA Z VAT

• Niektóre rodzaje działalności zostały ustawowo wyłączone z prawa do zwolnienia z VAT, niezależnie od wysokości osiąganych obrotów.
• Rejestracja do VAT jest obowiązkowa bez względu na wartość sprzedaży, jeżeli wykonywane są czynności wskazane w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, w szczególności:
  • sprzedaż towarów na odległość, np.:
    • kosmetyków i preparatów toaletowych,
    • komputerów i sprzętu elektronicznego,
    • urządzeń elektrycznych,
    • sprzedaż części do pojazdów samochodowych i motocykli,
  • świadczenie usług:
    • prawniczych,
    • doradczych,
    • jubilerskich.
  • Już sama sprzedaż takich towarów lub usług powoduje utratę prawa do zwolnienia.
  • Podstawa prawna – art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

ZWOLNIENIE PODMIOTOWE Z VAT

• Zwolnienie podmiotowe przysługuje ze względu na niską wartość sprzedaży, o ile nie są wykonywane czynności wyłączone ze zwolnienia.
• Rejestracja do VAT nie jest wymagana, jeżeli:
  • wartość sprzedaży nie przekracza ustawowego limitu,
  • nie są wykonywane czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.
• Podstawa prawna – art. 113 ust. 1-9 ustawy o VAT.

ZWOLNIENIE PRZEDMIOTOWE Z VAT

• Niektóre czynności zostały przez ustawodawcę całkowicie zwolnione z VAT, niezależnie od wysokości obrotów.
• Rejestracja do VAT nie jest wymagana, jeżeli wykonywane są wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo, takie jak m.in.:
  • usługi medyczne,
  • opieka zdrowotna i dentystyczna,
  • nauczanie języków obcych.
• W tym przypadku limit sprzedaży nie ma znaczenia.
• Podstawa prawna – art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

DOBROWOLNA REJESTRACJA DO VAT

• Ustawa dopuszcza rezygnację ze zwolnienia z VAT, nawet jeżeli podatnik ma do niego prawo.
• Rejestracja do VAT następuje dobrowolnie poprzez złożenie VAT-R. Skutkiem jest:
  • obowiązek naliczania VAT od sprzedaży,
  • prawo do odliczania VAT od zakupów,
  • obowiązek składania JPK_V7.
• Podstawa prawna – art. 113 ust. 4 ustawy o VAT.

REJESTRACJA JAKO PODATNIK VAT ZWOLNIONY

• Możliwe jest formalne potwierdzenie statusu podatnika VAT zwolnionego poprzez złożenie VAT-R.
• Zgłoszenie to nie jest obowiązkowe, chyba że wymagają tego przepisy szczególne (np. procedura SME w UE).
• Podstawa prawna – art. 96 ust. 3 ustawy o VAT.

REJESTRACJA DO VAT UE

• Transakcje zagraniczne mogą powodować obowiązek rejestracji do VAT UE, nawet przy zwolnieniu z VAT w Polsce.
• Rejestracja do VAT UE jest wymagana m.in. przy:
  • nabywaniu usług od kontrahentów z UE,
  • realizacji określonych transakcji wewnątrzwspólnotowych.
  • Rejestracja VAT UE nie powoduje utraty krajowego zwolnienia z VAT.
• Podstawa prawna – art. 97 ustawy o VAT.

TERMINY REJESTRACJI DO VAT

• Przepisy precyzują moment, w którym należy złożyć zgłoszenie VAT-R.
• Przy obowiązkowej rejestracji – najpóźniej dzień przed pierwszą czynnością opodatkowaną.
• Przy dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia:
  • przed pierwszą sprzedażą – przy rozpoczęciu działalności,
  • przed początkiem miesiąca – przy rezygnacji w trakcie roku.
• Podstawa prawna – art. 96 ust. 1–5 ustawy o VAT.

Chcesz wiedzieć, czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Jak zarejestrować się do VAT – procedura krok po kroku

KROK I – ZŁOŻENIE ZGŁOSZENIA REJESTRACYJNEGO VAT-R

• Rejestracja do podatku od towarów i usług następuje poprzez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-R. Na etapie składania formularza należy wybrać jeden z dwóch wariantów:
  • rejestrację jako podatnik VAT czynny,
  • rejestrację jako podatnik VAT zwolniony (w tym przypadku złożenie VAT-R jest fakultatywne).
• Zgłoszenie VAT-R może zostać złożone:
  • osobiście w urzędzie skarbowym,
  • za pośrednictwem operatora pocztowego,
  • elektronicznie:
  • przez portal Biznes.gov.pl – jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG,
  • przez Portal Podatkowy.
• W przypadku składania VAT-R przez Biznes.gov.pl formularz stanowi załącznik do wniosku CEIDG i może zostać podpisany podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym.
• Formularz VAT-R składany bezpośrednio przez Portal Podatkowy wymaga podpisu kwalifikowanego.

KROK II – WYMAGANE DOKUMENTY

• W standardowym przypadku do zgłoszenia rejestracyjnego mogą być wymagane następujące dokumenty:
  • formularz VAT-R,
  • dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (dotyczy siedziby oraz miejsc prowadzenia działalności),
  • pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) albo pełnomocnictwo szczególne (PPS-1) – jeżeli zgłoszenie składane jest przez pełnomocnika,
  • potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (jeżeli jest wymagane).
• W przypadku pełnomocnictwa ogólnego nie ma obowiązku dołączania jego kopii – urząd skarbowy weryfikuje je samodzielnie w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).

KROK III – DODATKOWE OBOWIĄZKI PODMIOTÓW ZAGRANICZNYCH

• Podmioty zagraniczne mogą zostać wezwane do przedstawienia dodatkowych dokumentów, w szczególności:
  • umowy spółki lub aktu założycielskiego,
  • aktualnego odpisu z rejestru handlowego kraju siedziby (wraz z tłumaczeniem),
  • potwierdzenia rejestracji do VAT w kraju siedziby,
  • dokumentów potwierdzających posiadanie rachunku bankowego w Polsce,
  • szczegółowego opisu działalności prowadzonej w Polsce (z kodami PKD),
  • oświadczenia dotyczącego posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
  • w przypadku podmiotów spoza UE – dokumentów dotyczących przedstawiciela podatkowego,
  • zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2, jeżeli podmiot nie posiada numeru NIP.

KROK IV – TERMIN ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA VAT-R

Zgłoszenie rejestracyjne należy złożyć:
• przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej VAT,
• przed utratą prawa do zwolnienia podmiotowego (po przekroczeniu limitu sprzedaży),
• przed początkiem miesiąca, w którym następuje rezygnacja ze zwolnienia z VAT.
• Od 1 stycznia 2026 r. limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego wzrośnie z 200 tys. zł do 240 tys. zł rocznie.

KROK V – REJESTRACJA PRZEZ URZĄD SKARBOWY

• Po złożeniu zgłoszenia urząd skarbowy dokonuje jego weryfikacji i rejestruje podmiot jako:
  • podatnika VAT czynnego,
  • podatnika VAT zwolnionego.
• Status podatnika VAT może zostać nadany najwcześniej w dniu złożenia formularza VAT-R. Na wniosek podatnika możliwe jest uzyskanie potwierdzenia rejestracji.
• Rejestracja może zostać odmówiona m.in. w przypadku podania nieprawdziwych danych, braku kontaktu z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem albo stwierdzenia ryzyka nadużyć podatkowych.

KROK VI – OBOWIĄZKI PO REJESTRACJI

• Po uzyskaniu statusu podatnika VAT powstaje obowiązek:
  • prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów VAT,
  • składania plików JPK_VAT (miesięcznie lub kwartalnie),
  • terminowego rozliczania podatku,
  • zgłaszania zmian danych na formularzu VAT-R w terminie 7 dni,
  • informowania urzędu skarbowego o planowanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
• Powrót do zwolnienia podmiotowego możliwy jest po upływie pełnego roku kalendarzowego od rezygnacji lub utraty zwolnienia, pod warunkiem spełnienia limitu sprzedaży. Wymaga to ponownej aktualizacji formularza VAT-R.

Chcesz wiedzieć, w jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF i jak odbierać faktury z systemu? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Rejestracja do VAT a obowiązkowy KSeF

Rejestracja do VAT nie oznacza automatycznie obowiązku wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Status podatnika VAT czynnego lub zwolnionego wynika z samej rejestracji, natomiast obowiązek korzystania z KSeF pojawia się dopiero po spełnieniu ustawowych przesłanek dotyczących e-fakturowania. W praktyce oznacza to, że rejestracja do VAT oraz obowiązek korzystania z KSeF to dwa odrębne zagadnienia. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie podmiotów wskazanych w przepisach jako zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w określonym terminie i zakresie. Nie obejmuje wszystkich podatników VAT automatycznie i nie powstaje z chwilą złożenia formularza VAT-R.

Przykład:

Interpretacja indywidualna z dnia 27 maja 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP1-2.4012.153.2025.1.RST dotyczy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Przedmiot interpretacji:

• Interpretacja dotyczy obowiązku wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez podatnika zagranicznego zarejestrowanego do VAT w Polsce, który nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (SMPD).

Stan faktyczny:

• Spółka zagraniczna posiada polski NIP VAT.
• W Polsce prowadzi jedynie działalność magazynową i logistyczną, realizowaną przez podmioty zewnętrzne.
• Spółka nie dysponuje własnym zapleczem technicznym ani personelem, a obecność w Polsce nie ma charakteru samodzielnego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• Aby powstało SMPD w Polsce, muszą być spełnione trzy warunki:
  • stałość działalności – działalność prowadzona w sposób ciągły i nieprzemijający,
  • dysponowanie zapleczem technicznym i personalnym pod kontrolą podatnika,
  • samodzielność i niezależność – możliwość samodzielnego świadczenia lub odbioru usług.
• W analizowanym przypadku te warunki nie zostały spełnione – obecność spółki w Polsce jest funkcjonalna i zależna od usługodawców.

Wniosek organu:

• Spółka nie posiada SMPD w Polsce.
• W konsekwencji spółka nie jest zobowiązana do wystawiania ani odbierania faktur w KSeF, mimo posiadania polskiego NIP VAT.

Tym samym rejestracja do VAT w Polsce nadaje jedynie status podatnika, ale nie powoduje automatycznie obowiązku korzystania z KSeF. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie podatników, którzy prowadzą w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i dysponują własnym lub kontrolowanym zapleczem technicznym i personalnym. Interpretacja jasno pokazuje, że samo posiadanie polskiego NIP VAT nie nakłada obowiązku stosowania KSeF.

Podsumowanie

Rejestracja do VAT w Polsce nie wiąże się automatycznie z obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten powstaje wyłącznie w przypadku prowadzenia w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czyli możliwości samodzielnego wykonywania działalności z własnym lub kontrolowanym zapleczem technicznym i personalnym. Podatnik zagraniczny, który posiada polski NIP VAT, ale nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie jest zobowiązany do wystawiania ani odbierania faktur w KSeF. Obowiązek korzystania z systemu ma charakter następczy i warunkowy, zależny od faktycznego prowadzenia działalności w kraju.

Więcej na temat KSeF i faktur od zagranicznych dostawców, przeczytasz tutaj.