Blog

Czy trzeba archiwizować wydruki z kasy fiskalnej?

Posiadanie kasy fiskalnej jest bardzo często obowiązkiem przedsiębiorcy. Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nakłada obowiązek ewidencjonowania na kasie, ale od generalnej zasady jest kilka wyjątków, jednak nie o nich będziemy pisać. W dzisiejszej publikacji przeanalizujemy, czy trzeba archiwizować wydruki z kasy fiskalnej.

Rodzaje kas fiskalnych

Zanim przejdziemy do odpowiedzi na pytanie, czy mamy obowiązek archiwizować wydruki z kasy fiskalnej musimy zaznajomić się z typami kas fiskalnych, które obecnie są stosowane w obrocie gospodarczym. Na chwilę obecną możemy jeszcze spotkać cztery rodzaje kas fiskalnych, z jakich korzystają przedsiębiorcy:

Z papierowym zapisem kopii.
Z elektronicznym zapisem kopii.
On-line.
W postaci oprogramowania (wirtualne).

Kas z papierowym zapisem kopii nie można już kupić, zostały wycofane z obiegu. Obecnie korzystają z nich ci przedsiębiorcy którzy weszli w ich posiadanie wcześniej. Podobnie dzieje się z kasami z elektronicznym zapisem kopii, będzie je można nabyć tylko do końca 2022 roku. Po tym czasie dostępne będą jedynie kasy on-line i wirtualne.

Czy trzeba archiwizować wydruki z kasy fiskalne?

W zależności od typu posiadanej kasy fiskalnej przedsiębiorca będzie miał obowiązek archiwizowania wydruków lub będzie zwolniony z tego obowiązku.

Kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii

W przypadku kas z papierowym zapisem kopii istnieje obowiązek przechowywania kopii każdego wydanego paragonu. Natomiast posiadacze kas z elektronicznym zapisem kopii mogą przechowywać wydruki na informatycznych nośnikach danych.

Kasy on-line

Z uwagi na to, że zasada funkcjonowania polega na pracy w trybie on-line nie ma w takim przypadku obowiązku archiwizacji wystawianych paragonów fiskalnych. Wszystkie dane z kasy są przesyłane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) i tam są zapisywane w czasie rzeczywistym.

Kasy wirtualne

Podobnie jak przy kasach on-line kasy w postaci oprogramowania są połączone z CRK a to oznacza, że wszystkie zdarzenia zaewidencjonowane na kasie są od razu odnotowane w centralnej bazie danych. Baza danych wystawionych paragonów fiskalnych na kasie wirtualnej znajduje się w CRK, dlatego również w tym przypadku nie ma potrzeby archiwizowania wystawionych paragonów fiskalnych.

Podsumowanie

Jeżeli przedsiębiorca posiada jeszcze kasę fiskalną z papierowym zapisem kopii musi przechowywać wydruki paragonów fiskalnych. Posiadacze kas z elektronicznym zapisem kopii mają wybór – przechowują paragony w formie papierowej lub na karcie pamięci. W przyszłości kiedy pozostaną w obiegu jedynie kasy fiskalne działające w trybie on-line przedsiębiorcy będą zwolnieni z uciążliwego obowiązku przechowywania wydruków z kas fiskalnych przez okres 5 lat, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.