Czy wydatki przed rejestracją firmy można wliczyć w koszty firmowe?

×

Zanim zarejestrowałeś firmę w CEIDG, poniosłeś koszty związane ze stworzeniem strony internetowej, kupiłeś wizytówki, pieczątki, komputer itd.? Mamy dobrą wiadomość – niektóre wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności możesz wrzucić w koszty firmowe lub odliczyć od nich VAT.

Definicja kosztów uzyskania przychodu

Zanim przejdziemy do zagadnienia, na jakich zasadach zakupy dokonane przed rozpoczęciem działalności można zaliczyć do kosztów firmowych, warto najpierw zrozumieć, czym są koszty uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodu (kup) są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania tego przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy.

Zwrot „w celu” wskazuje, że wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy jego poniesienie wpływa na powstanie, zwiększenie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła.

W przypadku działalności gospodarczej przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z jej prowadzeniem, których celem jest osiągnięcie przychodu (albo zabezpieczenie/zachowanie ich źródła).

Należy podkreślić, że o tym, co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje przedsiębiorca, a nie urząd skarbowy. Na przedsiębiorcy spoczywa więc obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Nie ma określonej listy, co może być kosztem uzyskania przychodu. Jest to lista otwarta. Jeśli wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą (w sposób bezpośredni lub pośredni) oraz nie został wymieniony w art. 23 ww. ustawy, możemy go wrzucić w koszty firmowe. A zatem kosztem firmowym jest wszystko, co:

• przyczynia się lub może przyczyniać do naszych zarobków;
• jesteśmy w stanie powiązać z przychodami;
• nie jest z góry wykluczone art. 23 ustawy o PIT (np. alkohol, koszty reprezentacji, wydatki o charakterze prywatnym, jak. np. okulary korekcyjne, pakiety medyczne, sportowe);
• jest należycie udokumentowane.

Co ważne, żadne przepisy podatkowe nie wykluczają z kosztów firmowych zakupów dokonanych przed rejestracją firmy. Dlatego też, jeśli nabyliśmy coś przed założeniem działalności gospodarczej, a dany wydatek spełnia powyższą definicję kosztów – mamy prawo zaliczyć go w koszty firmowe.

Jak rozliczyć koszty przed założeniem firmy?

W zależności od charakteru danego wydatku rozliczenie zakupów dokonanych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej będzie wyglądać nieco inaczej. Wyróżniamy tutaj trzy kategorie:

1. Towary.
2. Środki trwałe.
3. Pozostałe wydatki.

Towary

Przedmioty zakupione przed rejestracją firmy, które chcemy sprzedawać w ramach działalności gospodarczej (przeznaczyć na handel), należy zakwalifikować do towarów handlowych oraz wykazać w remanencie początkowym, który sporządza się na pierwszy dzień istnienia firmy.

Przykład 1.

Pani Monika w kwietniu kupiła kilkanaście egzemplarzy książek. W czerwcu zarejestrowała firmę, a jej głównym przedmiotem działalności ma być sprzedaż książek. Czy zakup książek sprzed rejestracji firmy, pani Monika może wliczyć w koszty firmowe?

Pani Monika nie może zaliczyć zakupu książek bezpośrednio do kosztów firmowych. Powinna natomiast sporządzić remanent początkowy na dzień rozpoczęcia firmy, uwzględniając w nim zakupione w kwietniu woluminy. Towary te wpłyną na tzw. różnice remanentowe, które z kolei mają wpływ na obliczenie dochodu w rocznym zeznaniu podatkowym (odpowiednio go powiększą lub pomniejszą).

Środki trwałe

Przedmioty:

• o wartości początkowej co najmniej 10 tys. zł (netto – w przypadku czynnych podatników VAT, brutto – w przypadku podatników zwolnionych z VAT) oraz
• których przewidywany czas użytkowania to co najmniej jeden rok oraz
• są kompletne i zdatne do użytku

– należy zaklasyfikować do środków trwałych, a co za tym idzie wpisać do ewidencji środków trwałych. W tym przypadku rozliczenie kosztów następuje poprzez odpisy amortyzacyjne. Środki trwałe można wprowadzić do firmy (wpisać do ewidencji) zarówno w pierwszym miesiącu prowadzenia firmy, jak i w następnych.

Przykład 2.

Pan Marek w swoim prywatnym majątku posiada laptop, który kupił za 15 tys. zł. Następnie założył firmę. Czy pan Marek może zaliczyć w koszty firmowe laptop, który kupił przed rozpoczęciem działalności gospodarczej?

Aby laptop zakupiony przed założeniem działalności gospodarczej powiększył koszty firmowe, pan Marek powinien wpisać komputer do ewidencji środków trwałych. Koszty będą uwzględniane poprzez odpisy amortyzacyjne.

W ewidencji środków trwałych możemy także ująć te składniki majątku, których wartość początkowa jest niższa niż 10 tys. zł (oraz przewidywany okres używania to co najmniej jeden rok), jednak nie mamy takiego obowiązku.

Natomiast składniki majątku o przewidywanym okresie używania krótszym niż rok nie są uznawane za środki trwałe, niezależnie od ich wartości. Można je bezpośrednio zaliczyć do kosztów firmowych, omijając ewidencję środków trwałych.

Pozostałe wydatki

Te zakupy, które nie kwalifikują się do towarów handlowych ani do środków trwałych, możemy rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, w dacie założenia działalności. Mogą to być np. wizytówki, pieczątki, laptop, biurko, krzesło, drukarka zakupione przed założeniem działalności.

Przykład 3.

Pani Karolina w maju kupiła drukarkę za mniej niż 10 tys. zł, a w lipcu założyła działalność gospodarczą. Czy pani Monika może wrzucić drukarkę zakupioną przed rejestracją działalności w koszty firmowe?

Tak, pani Monika może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu drukarkę, którą kupiła przed założeniem firmy. Dany wydatek może zaliczyć do lipcowych kosztów.

Przy uwzględnianiu w kosztach firmowych wydatków poniesionych przed rejestracją firmy należy pamiętać o odpowiednim ich udokumentowaniu. Co może być dowodem księgowym, dowiesz się z podlinkowanej publikacji.

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów, jeśli rozpoczęcie działalności przypada na początek roku. Można je jednak uwzględnić w ewidencji środków trwałych.

Czy można odliczyć VAT od zakupów przed rejestracją firmy?

Ustawa o VAT nie pozbawia prawa do odliczenia VAT od zakupów poczynionych przed rejestracją firmy, o ile zakupione przedmioty będą wykorzystywane do bieżących lub przyszłych czynności opodatkowanych (czyli w uproszczeniu: wykorzystywane do celów firmowych).

Jednak podatek VAT od zakupów dokonanych przed założeniem firmy możemy odliczyć tylko wtedy, gdy posiadamy status czynnego podatnika VAT w momencie odliczania podatku oraz posiadamy co do zasady fakturę z NIP dokumentującą odpowiednią transakcję.

Odliczenia (z pominięciem wyjątków) można dokonać zasadniczo w dacie wykonania usługi (zakupu) lub w jednym z:

• trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (miesięcy) w przypadku podatników rozliczających VAT miesięcznie;
• dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (kwartałów) w przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie. Uwaga! Nie można rozliczać VAT kwartalnie przez okres 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja do VAT.

Przykład 4.

Pan Jan kupił w kwietniu drukarkę na fakturę z NIP. W maju rozpoczął działalność gospodarczą, w której będzie wykorzystywał zakupiony sprzęt oraz zarejestrował się do VAT. Czy pan Jan może odliczyć VAT od dokonanego zakupu?

Tak, pan Jan może odliczyć VAT w rozliczeniu za maj, czerwiec lub lipiec (w kwietniu nie miał statusu czynnego podatnika VAT).

Przeczytaj także Faktura bez NIP a odliczenie podatku.

Przykładowe koszty przed założeniem firmy

Do przykładowych kosztów firmowych można zaliczyć m.in. następujące wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności:

• zakup wizytówek,
• zakup pieczątki,
• najem lokalu dla celów działalności,
• wydatki na stworzenie strony internetowej firmy (domena, hosting itd.),
• remont pomieszczenia przeznaczonego na firmę,
• nabycie usług doradczych, np. w związku z ubieganiem się o dofinansowanie, dotację,
• komputer i urządzenia peryferyjne,
• oprogramowanie, licencja,
• wyposażenie firmowe (biurko, krzesło itd.).

Są to przykładowe koszty, nie jest to lista zamknięta. W koszty firmowe możemy zaliczyć także inne zakupy dokonane przed rejestracją firmy, jeśli tylko spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów, czy spełnione są warunki do odliczenia VAT.