Decyzja odmowna z ZUS, jak ująć składki ZUS za pracowników?

Nabór wniosków o zwolnienie z opłacania składek ZUS co prawda już minął 30 czerwca 2020 r., ale ci przedsiębiorcy, którzy otrzymali decyzje odmowne mogą być jeszcze na etapie odwołań od niekorzystnych dla siebie rozstrzygnięć, albo zastanawiają się w jaki sposób przeprowadzić prawidłowo księgowania w PKPiR. Bieżący rok jest nietypowy pod wieloma względami. Przyjmowane rozwiązania pomocowe dla przedsiębiorców były niewątpliwie bardzo potrzebne i uratowały wiele firm. Nieszablonowe zmiany przepisów, które były dokonywane w krótkim przedziale czasu wymagają również od strony księgowej przyjęcia rozwiązań nieco odmiennych od dotychczasowych. Tak też jest w przypadku zwolnienia z opłacania składek ZUS.

W jaki sposób ujmowane są składki ZUS od wynagrodzeń w PKPiR na zasadach ogólnych?

Wynagrodzenia pracownicze wypłacane są co najmniej raz w miesiącu w określonym terminie, może to być np. ostatni dzień miesiąca. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wynagrodzenia są ujmowane:

1. Po stronie kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy.
2. Składki ZUS finansowane w części przez płatnika składek stanowią koszty w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.

Wniosek o zwolnienie ze składek ZUS a płatności do ZUS

Przedsiębiorcy, którzy ubiegali się o zwolnienie z opłacania składek ZUS nie dokonywali płatności do ZUS w tej części, w jakiej występowali z wnioskiem. W takiej sytuacji za dany miesiąc powstawała zaległość z tytułu nieopłaconych składek zarówno po stronie pracownika jak również po stronie płatnika składek ZUS.

Decyzja odmowna z ZUS w sprawie zwolnienia z opłacania składek

W momencie, gdy przedsiębiorca otrzymał decyzję odmowną z ZUS w sprawie zwolnienia z opłacania składek ma obowiązek dokonania zapłaty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę za poszczególne okresy rozliczeniowe.

Sposób przeprowadzenia księgowań w PKPiR w przypadku decyzji odmownej z ZUS:
W przypadku przedsiębiorcy, który zatrudnia do 9 pracowników zwolnienie ze składek ZUS wynosi 100% nieopłaconych składek, a w przypadku przedsiębiorcy, który zatrudnia powyżej 9 pracowników 50% nieopłaconych składek.

Księgowania w przypadku przedsiębiorcy, który zatrudnia do 9 pracowników – zwolnienie ze składek ZUS w 100%:

1. Gdy na moment wypłaty wynagrodzenia przedsiębiorca nie otrzymał jeszcze decyzji odmownej z ZUS w sprawie zwolnienia w 100% z opłacania składek za dany miesiąc, w kolumnie 12 “Wynagrodzenie w gotówce i naturze” powinna być ujęta kwota wynagrodzenia brutto.
2. Po otrzymaniu informacji z ZUS o odmowie zwolnienia ze składek w części pracownika, w kolumnie 12 powinna zostać zaksięgowana na “minus” kwota tych składek w dacie ujęcia wynagrodzenia w PKPiR, ponieważ składki ZUS nie zostały opłacone w terminie.
3. Jeżeli wniosek dotyczył 100% zwolnienia z opłacenia składek wówczas składki ZUS w części płatnika nie będą ujęte w kol. 13 “Pozostałe wydatki”. Nie trzeba będzie dokonywać żadnych operacji korygujących wcześniejsze zapisy.
4. Zapłacone zaległe składki ZUS zarówno w części pracownika jak również w części płatnika składek powinny zostać ujęte w PKPiR odpowiednio w kol. 12 i kol. 13 w dacie dokonania zapłaty składek do ZUS.

Księgowania w przypadku przedsiębiorcy, który zatrudnia powyżej 9 pracowników – zwolnienie ze składek ZUS w 50%:

1. Jeżeli zwolnienie ze składek ZUS wynosiło 50% przy zatrudnieniu powyżej 9 pracowników wówczas w kol. 12 będzie pierwotnie ujęta kwota wynagrodzenia brutto.
2. Przy 50% zwolnienia ze składek ZUS korekta “na minus” w kol. 12 będzie obejmowała 50% nieopłaconych w terminie składek do ZUS. Księgowań “na minus” należy dokonać w dacie ujęcia wynagrodzenia w PKPiR.
3. Składki ZUS w części płatnika składek będą ujęte w kol. 13 “Pozostałe wydatki” jedynie do wysokości kwoty zapłaconej przez przedsiębiorcę przy 50% zwolnieniu ze składek, dlatego tutaj nie trzeba będzie dokonywać żadnych operacji korygujących wcześniejsze księgowania.
4. Zapłacone zaległe składki ZUS zarówno w części pracownika jak również w części płatnika składek powinny zostać ujęte w PKPiR odpowiednio w kol. 12 i kol. 13 w dacie dokonania zapłaty składek do ZUS.