Przedsiębiorcy, w zależności od potrzeb, zatrudniają pracowników zarówno na umowę o pracę, jak również umowy zlecenie, czy umowy o dzieło. Często zdarza się tak, że w ramach zawartych umów niezbędny staje się wyjazd poza miejsce świadczenia umowy. Mówimy wówczas o podróży służbowej. W cyklu artykułów na ten temat dzisiaj zajmiemy się tematem delegacji osób zatrudnionych na umowę o dzieło.

Czy zawarcie umowy o dzieło wyklucza delegację?

Przepisy podatkowe bardzo często nie dają wprost odpowiedzi na wiele pytań. Dopiero wypracowywane przez lata modele postępowania pozwalają przyjmować pewne praktyczne rozwiązania. W kontekście zawieranych umów o dzieło i wyjazdów w delegację można stwierdzić, że żadne przepisy nie zabraniają takich praktyk. A więc nie ma przeciwwskazań, aby osoba zatrudniona na umowę o dzieło przebywała w podróży służbowej. Nie ma tutaj jednak zastosowania formuła polecenia wyjazdu służbowego, taka jak przy umowie o pracę. O tym, czy osoba zatrudniona na umowę o dzieło będzie wyjeżdżać w delegację powinien decydować zapis w zawartej umowie.

Pozostaje jeszcze zagadnienie ponoszenia kosztów związanych z takim wyjazdem. W tym miejscu należy wskazać, że takie kwestie powinny być również ustalone w zawieranej umowie o dzieło. W interesie stron leży wskazanie, jakie wydatki, w jakich kwotach i na jakich zasadach będą zwracane osobie zatrudnionej na umowę o dzieło.

Jakie wydatki są ponoszone w podróży służbowej?

Kategorie wydatków ponoszonych w związku z pobytem w delegacji są powtarzalne, więc będą one takie same, jak dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, czy umowę zlecenie. Po szczegóły odsyłamy do podlinkowanych publikacji. Zawieranie umów cywilnoprawnych charakteryzuje się dużą swobodą w ich konstruowaniu, stąd też warunki zwrotu kosztów podróży służbowej mogą być określone w sposób dowolny, akceptowalny przez strony umowy.

Czy zwrot kosztów delegacji jest kosztem firmy?

Rozliczenie wydatku w kosztach uzyskania przychodów jest możliwe, pod warunkiem, że ma on związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli osoba zatrudniona na umowę o dzieło przebywa w delegacji, ponieważ ma to związek z realizacją umowy dla przedsiębiorcy, to nie powinno być wątpliwości, że są to wydatki związane z firmą.

Ograniczenia dotyczą wydatków limitowanych (diety) lub wypłacanych w formach zryczałtowanych (stawka za 1 km przebiegu pojazdu). Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zwrot kosztów powyżej przyjętych kwot, nadwyżki nie ujmie w kosztach uzyskania przychodów. Jednak należy pamiętać, że kwota diety wypłacona powyżej obowiązujących limitów, o których napisano powyżej, będzie opodatkowana podatkiem dochodowym. Nie rodzi natomiast obowiązku odprowadzenia składek ZUS, nawet w przypadku przekroczenia wspomnianych limitów. Potwierdza to Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w udzielonej odpowiedzi na zapytanie skierowane w tym temacie.

Koszty w PKPiR są księgowane w kol. 13 “Pozostałe wydatki” na podstawie dokumentu sporządzonego w dowolnej formie, który stanowi rozliczenie delegacji służbowej.