Wyjazd służbowy pracownika – delegacja krajowa

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników mogą również wysyłać ich w delegacje. O wyjeździe służbowym mówimy wówczas, gdy miejsce docelowe podróży znajduje się poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, gdzie pracownik wykonuje swoje zadania. Każda podróż służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami, które leżą po stronie przedsiębiorcy. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem krajowych wyjazdów służbowych pracowników.

Co przysługuje pracownikowi za czas wyjazdu służbowego?

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę może przebywać, na polecenie pracodawcy, w podróży służbowej. Z tego tytułu zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków, do których zalicza się m.in.:

• koszty przejazdów, dojazdów,
• noclegów,
• diet.

Poniżej opiszemy poszczególne kategorie wydatków, które dla przedsiębiorcy będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w ramach limitów ustawowych.

Zwrot kosztów dojazdu

Rozliczenia podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jeżeli chodzi o delegacje pracowników, to przedsiębiorca określa środek transportu, za który będzie zwracał koszty. Podróż służbową pracownik może odbyć:

• pociągiem,
• samolotem,
• autobusem,
• samochodem,
• motocyklem,
• innym środkiem transportu, na który wyrazi zgodę pracodawca.

W zależności od wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego środka transportu, do rozliczenia delegacji pracownika będą wymagane różne dokumenty:

1. W przypadku pociągu, samolotu, autobusu, innego publicznego środka transportu – podstawą rozliczenia będzie faktura, bilet otrzymany od przewoźnika, który zawiera niezbędne dane.
2. W przypadku samochodu osobowego, motocykla – podstawą rozliczenia będzie liczba przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Obecnie stawki za jeden kilometr kształtują się następująco:

1. Dla samochodu osobowego:
   • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 — 0,89 zł,
   • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 — 1,15 zł.
2. Dla motocykla — 0,69 zł.
3. Dla motoroweru — 0,42 zł.

Ryczałt za dojazdy

Pracownikowi, który przebywa w podróży służbowej przysługują ryczałty za dojazdy. W przypadku podróży krajowej – za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety (9 zł). Jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem ryczałty za dojazdy nie przysługują.

Koszty noclegów

W podróży krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (900 zł).

Jeśli pracownikowi, który nie przedłożył rachunku, nie zapewniono bezpłatnego noclegu, to będzie mu przysługiwał ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (67,50 zł).

Delegacja pracownika – dieta

Sposób rozliczania diety został opisany w rozporządzeniu i w przypadku delegacji krajowej kształtuje się następująco:

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Obecnie wysokość diety krajowej wynosi 45 zł. (stan na rok 2024)
Jeżeli pracownik ma zapewnione wyżywienie w trakcie podróży służbowej, dieta ulega zmniejszeniu odpowiednio o:

• śniadanie – 25% diety,
• obiad – 50% diety,
• kolacja – 25% diety.

Rozliczenie delegacji

Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji, do której ma obowiązek dołączyć faktury, rachunki, bilety, inne dokumenty potwierdzające wydatki. Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia delegacji.

Jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę, pozostaje kwota do wypłaty, jeżeli wydatki przekroczyły zaliczkę. Natomiast w sytuacji odwrotnej, pracownik ma obowiązek zwrócić różnicę z zaliczki pracodawcy. Pracownik, który wybiera się w podróż służbową, zazwyczaj już w momencie wyjazdu otrzymuje druk delegacji, który po powrocie powinien uzupełnić o brakujące dane i przekazać pracodawcy.

Podatek dochodowy i składki ZUS

Dieta z tytułu podróży służbowej jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych. Jeżeli pracodawca zdecydowałby się wypłacić pracownikowi wyższą dietę, to wówczas pracownik zapłaci zaliczkę na podatek PIT od nadwyżki, a pracodawca nie ujmie nadwyżki w kosztach uzyskania przychodów. Ta sama zasada dotyczy naliczania składek ZUS – do wysokości limitów w rozporządzeniu składek ZUS się nie nalicza, dopiero od nadwyżki naliczane są składki ZUS.