Towar lub materiał otrzymany przed fakturą a zapisy w KPiR

Zgodnie z ogólną zasadą, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty należy ewidencjonować w dacie wystawienia faktury lub innego dowodu (w przypadku jej braku). Jak w takim razie należy postąpić w sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzyma towar lub materiał przed dokumentem zakupu? Należy poczekać na fakturę, czy ująć koszt w momencie otrzymania towaru lub materiału?

Dostawa towaru lub materiału przed otrzymaniem faktury

Jeżeli towar lub materiał został dostarczony jeszcze przed otrzymaniem faktury dokumentującej jego zakup, wówczas zgodnie z par. 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego. Zgodnie z przywołanym przepisem prawa, w opisie takim powinny znaleźć się m.in.:

• imię i nazwisko (firma) oraz adres dostawcy,
• ilość i rodzaj materiału/towaru,
• cena jednostkowa i wartość materiału/towaru.

Opis taki (oznaczony datą i zawierający podpis osoby,  która przyjęła towar/materiał) stanowi podstawę zapisu w kolumnie 10 KPiR “Zakup towarów handlowych i materiałów”. Koszt należy zewidencjonować w dacie otrzymania towarów handlowych lub materiałów. W momencie, gdy przedsiębiorca otrzyma fakturę, wcześniej przygotowany opis należy połączyć z dokumentem zakupu.

Różnica między zewidencjonowanym kosztem a fakturą

Może zdarzyć się sytuacja, że między przygotowanym opisem a otrzymaną fakturą wystąpi różnica (np. w wyniku przyjęcia błędnej ceny jednostkowej). W takim wypadku należy w dniu otrzymania faktury dokonać wpisu ewentualnej różnicy.

Brak ewidencji kosztu przed otrzymaniem faktury – jakie skutki?

Przedsiębiorca, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, za dochód z działalności uznaje co do zasady różnicę między przychodami a kosztami uzyskania przychodów. Oznacza to, że niewykazanie otrzymanych towarów lub materiałów w dacie dostawy skutkuje zaniżeniem kosztów uzyskania przychodów, co może stanowić podstawę do uznania KPiR za nierzetelną, a ponadto prowadzi do niepoprawnej kalkulacji zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc.