Przedsiębiorca, który w ramach swojej działalności gospodarczej współpracuje z rolnikami, może spotkać się z problemem dokumentowania transakcji. Generalnie rolnicy mogą, ale nie muszą prowadzić działalności gospodarczej – jak zatem udokumentować operacje w tym drugim przypadku?

Faktura VAT-RR wystawiana przez nabywcę

Mimo że zakup co do zasady księgujemy na podstawie faktur wystawianych przez dostawców, w przypadku rolników przedsiębiorca może księgować nabycie na podstawie faktur wystawionych przez siebie. Takie dowody własne nazywamy fakturami VAT-RR i wystawiamy je w celu udokumentowania nabycia płodów rolnych albo usług rolniczych od rolnika.

Uwaga!

Faktura VAT-RR może zostać wystawiona wyłącznie przez przedsiębiorcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. Na podstawie dokumentu wystawca może uzyskać prawo do odliczenia VAT naliczonego – po spełnieniu określonych warunków. Z drugiej strony, rolnikowi ryczałtowemu będzie wtedy przysługiwał zwrot naliczonego VAT.

Gdy rolnik nie chce faktury – dowody wewnętrzne

Faktura VAT-RR wymaga podania określonych danych – m.in. z dowodu osobistego dostawcy. Może się zatem zdarzyć sytuacja, kiedy rolnikowi nie będzie zależało na zwrocie VAT i tym samym – odmówi nabywcy podania danych.

W takim przypadku przedsiębiorca powinien posiłkować się zwykłymi dowodami wewnętrznymi i na ich podstawie zaksięgować nabycie produktów rolniczych. Na takie rozwiązanie pozwala Rozporządzenie z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – zgodnie z nim, dowodów wewnętrznych użyjemy do zaksięgowania m.in.:

• Zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeśli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

• Zakupu od ludności (…) surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych.