E-paragony

Przedsiębiorcy, którzy przeprowadzają transakcje na rzecz konsumentów, a więc osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są zobowiązani do wystawiania paragonów fiskalnych, jeżeli wynika to z przepisów podatkowych. Na przestrzeni ostatnich lat również na tym polu wiele się zmieniło. Postępująca informatyzacja różnych procesów objęła również paragony. Obecnie nie można już zakupić kasy fiskalnej z zapisem papierowym, która była dostępna na rynku tylko do 31 sierpnia 2019 r. A jak to wygląda z innymi rodzajami kas fiskalnych?

Rodzaje kas fiskalnych

Obecnie przedsiębiorca, który ma obowiązek stosowania kasy fiskalnej może dokonać zakupu tych urządzeń w postaci:

1. Kasy fiskalne z elektronicznym zapisem danych

   Te kasy będą dostępne na rynku do 31 grudnia 2022 r. Pozwalają one zapisać kopie drukowanych dokumentów na nośnikach danych (np. na karcie SD/SDHC).

2. Kasy fiskalne on-line

   W przypadku tych kas można drukować paragony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Obowiązek stosowania kas fiskalnych on-line zaczyna obejmować coraz więcej przedsiębiorców. Harmonogram wprowadzania takich kas w poszczególnych branżach dostępny jest tutaj.

3. Wirtualne kasy fiskalne

   Od 1 czerwca 2020 r. zaczęły obowiązywać przepisy, które umożliwiają stworzenie wirtualnych kas fiskalnych. W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych, kasy wirtualne będą miały postać oprogramowania, które przedsiębiorca zainstaluje na tablecie, komputerze czy smartfonie. Przedsiębiorcy nie będą musieli kupować osobnego urządzenia. W przypadku kas wirtualnych dane z ewidencji przedsiębiorcy będą przesyłane do systemu informatycznego Szefa KAS.

   Z takiej formy kasy fiskalnej będą mogli skorzystać przedsiębiorcy świadczący określone usługi, o czym szczegółowo mówi Rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. 2020 poz. 965).

Czym są e-paragony?

E-paragon to elektroniczna forma paragonu fiskalnego. Zaletą stosowania e-paragonów jest na pewno oszczędność papieru, czasu ale również poprawa jakości takiego paragonu. Forma papierowa jest bardzo nietrwała, po jakimś czasie taki paragon staje się nieczytelny. Również sposób przechowywania takich paragonów wydaje się praktyczniejszy.

Kto może wystawiać e-paragony?

Nie na każdej kasie fiskalnej i nie w każdym przypadku można wystawić e-paragon. E-paragony mogą być wystawiane na kasach fiskalnych on-line i mających postać oprogramowania. W rozporządzeniu zmieniającym rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących z dnia 21 kwietnia 2020 r. wprowadzono uregulowania odnośnie wystawiania paragonów fiskalnych. Dodano m.in. zapis w § 19a:

„Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.”

Co prawda w rozporządzeniu nie ma mowy o kasach wirtualnych, ale z kolei na ten temat wypowiada się rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W § 16 ust. pkt 1 jest informacja, że paragony fiskalne wystawiane są w postaci papierowej i w postaci elektronicznej.

Nie ma w przepisie odniesienia, w jakiej formie powinna być udzielona taka zgoda, a więc może to być sposób dowolny np. ma adres e-mail, w postaci wiadomości SMS czy z wykorzystaniem innych dostępnych kanałów dystrybucji za pośrednictwem łącza internetowego, może to być również poprzez akceptację regulaminu w sklepie internetowym.