Elektroniczne orzeczenie lekarskie medycyny pracy – zmiany od października 2026. E-orzeczenia a Internetowe Konto Pacjenta

W połowie października 2026 roku weszły w życie nowe zasady wystawiania dokumentów przez medycynę pracy. Papierowe orzeczenia lekarskie są zastępowane przez formę elektroniczną, co zmienia dotychczasowy sposób ich przekazywania i przechowywania.

Jak było do tej pory?

Przed wprowadzeniem nowych rozwiązań orzeczenia lekarskie medycyny pracy funkcjonowały przede wszystkim w tradycyjnym obiegu dokumentów. Pracownik otrzymywał dokument papierowy, który następnie trafiał do pracodawcy zgodnie z przyjętą procedurą.

Od 17 kwietnia 2026 roku trwał okres przejściowy, w którym placówki mogły korzystać zarówno z dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Okres przejściowy zakończył się 17 października 2026 r.

Co zmienia się od 18 października 2026 r.?

Od 18 października 2026 orzeczenia lekarskie medycyny pracy są wystawiane elektronicznie i zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM). Pracownik może uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). To orzeczenia związane z badaniami wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi, a także inne dokumenty z zakresu medycyny pracy wskazane w przepisach. 

Pracodawca otrzymuje e-orzeczenia lekarskie w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z podstawową jednostką służby medycyny pracy. 

Pracownik może również poprosić o wydruk e-orzeczenia opatrzony własnoręcznym podpisem lekarza. 

Przy czym zmiana dotyczy formy dokumentacji, a nie zasad przeprowadzania badań. Lekarz nadal ocenia zdolność do pracy, uwzględniając stan zdrowia pracownika oraz warunki i zagrożenia występujące na danym stanowisku.

W określonych przypadkach przepisy dopuszczają wystawienie orzeczenia w formie papierowej, m.in. gdy nie ma dostępu do właściwego systemu teleinformatycznego oraz w przypadku badań funkcjonariuszy ABW, AW, CBA, SKW i SWW, a także żołnierzy zawodowych wyznaczonych na stanowiska służbowe w SKW i SWW.

Orzeczenia lekarskie dostępne na Internetowym Koncie Pacjenta

Elektroniczna forma dokumentu ułatwia dostęp do orzeczenia bez konieczności przechowywania papierowego egzemplarza. Orzeczenie lekarskie można odnaleźć na swoim Internetowym Koncie Pacjenta w zakładce „Dane medyczne” >„Medycyna pracy”. E-orzeczenie można pobrać w formacie PDF.

Źródło: pacjent.gov.pl

Jeśli nie widzimy orzeczenia na swoim IKP, to znaczy, że placówka, w której robiliśmy badania, nie przekazała informacji do systemu e-zdrowie. Do 17 października 2026 roku nie miała takiego obowiązku. Jeśli dokument nie pojawia się na koncie, należy skontaktować się z placówką medycyny pracy.

Brak aktywnego IKP nie pozbawia prawa do wykonania badań ani uzyskania orzeczenia. 

Ważna pozostaje również ochrona prywatności. Pracodawca nie uzyskuje automatycznie dostępu do pełnej dokumentacji medycznej pracownika. Przekazywane mu orzeczenie służy przede wszystkim ustaleniu, czy istnieją przeciwwskazania do pracy na określonym stanowisku.

Czym jest IKP i do czego służy?

Internetowe Konto Pacjenta (IKP) to bezpłatna aplikacja Ministerstwa Zdrowia dostępna na stronie pacjent.gov.pl oraz w aplikacji mobilnej mojeIKP, do której dostęp ma każdy posiadacz numeru PESEL bez konieczności zakładania nowego konta – wystarczy zalogować się po raz pierwszy, aby je aktywować.

Do logowania przez przeglądarkę lub aplikację wystarczy wykorzystać bezpieczną metodę identyfikacji elektronicznej, taką jak Profil Zaufany, bankowość elektroniczną (mojeID), aplikację mObywatel lub e-Dowód. 

IKP umożliwia wygodny podgląd i pobieranie e-recept, e-skierowań, dokumentacji medycznej oraz elektronicznych orzeczeń medycyny pracy, przy czym jego posiadanie nie jest warunkiem przeprowadzenia badań lekarskich ani nie zastępuje procedur przekazania orzeczenia pracodawcy. Szczegółowa instrukcję krok po kroku znajduje się w poradniku Centrum e-Zdrowia.

Jakich orzeczeń lekarskich dotyczy zmiana przepisów?

Obowiązek sporządzania dokumentów w formie elektronicznej obejmuje orzeczenia związane z oceną zdolności do wykonywania pracy, jak również dokumenty wydawane w szczególnych sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa pracy. Zmiana dotyczy m.in. orzeczeń:

• stwierdzających utratę zdolności pracownika do wykonywania dotychczasowej pracy;
• wskazujących na konieczność przeniesienia pracownika na inne stanowisko ze względu na szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na jego zdrowie;
• potwierdzających, że określona praca stanowi zagrożenie dla zdrowia młodocianego pracownika;
• stwierdzających brak przeciwwskazań zdrowotnych do zatrudnienia na określonym stanowisku;
• dotyczących objawów mogących wskazywać na rozwój choroby zawodowej;
• potwierdzających niezdolność do wykonywania dotychczasowej pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w przypadkach określonych przepisami.

Elektroniczna forma nie zmienia obowiązków pracodawcy

Cyfryzacja orzeczeń lekarskich nie zmienia podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z prawa pracy. Wpływa przede wszystkim na sposób wystawiania i przekazywania dokumentów. Dla pracodawców oznacza to konieczność zapewnienia sprawnego obiegu dokumentacji oraz skutecznego odbioru orzeczeń.

Dla firm ważne jest ustalenie, którędy dokument dotrze do kadr. Orzeczenie przekazuje pracodawcy podstawowa jednostka służby medycyny pracy, a termin i sposób jego przekazania określa umowa firmy z tą placówką.

Pracodawca powinien zatem sprawdzić, czy uzgodniony obieg dokumentów uwzględnia nowe zasady. Ma to znaczenie choćby wtedy, gdy pracownik kończy badania przed pierwszym dniem zatrudnienia. Jak stanowi art. 229 § 4 Kodeksu pracy “Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie”.

Podsumowanie

Od 18 października 2026 r. elektroniczne orzeczenia medycyny pracy stają się standardem. Pracownik zyskuje wygodny dostęp do dokumentu przez IKP, natomiast pracodawca musi zadbać o sprawny odbiór orzeczeń i nieprzerwaną kontrolę ich ważności.

Najważniejsze pozostaje jednak to, że elektronizacja zmienia przede wszystkim formę dokumentacji, a nie podstawowy obowiązek pracodawcy dotyczący dopuszczania do pracy wyłącznie osób posiadających wymagane, aktualne orzeczenie lekarskie.

Jak czytamy na stronie pacjent.gov.pl: “To pierwszy krok do pełnego cyfrowego obiegu dokumentów między pracownikiem, lekarzem orzecznikiem a pracodawcą”.