Faktura uproszczona a KSeF – czy trzeba ją wystawiać w systemie e-Faktur?

Czym jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to szczególny rodzaj faktury VAT, który można wystawić, gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro (jeśli kwota jest wyrażona w tej walucie).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT każdy podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów lub usług na rzecz innego podatnika. W przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy użyciu kasy rejestrującej ustawodawca wprowadził jednak szczególną zasadę. Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy fakturę na rzecz podatnika VAT (lub podatku od wartości dodanej) można wystawić tylko wtedy, gdy paragon fiskalny dokumentujący tę sprzedaż zawiera NIP nabywcy.

Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim, że:

• jeśli nabywca w momencie zakupu poda swój NIP, sprzedawca może wystawić fakturę (lub uznać paragon z NIP za fakturę uproszczoną);
• jeśli nabywca nie poda NIP-u, sprzedaż zostanie uznana za dokonaną na rzecz konsumenta i nie będzie można później wystawić faktury na firmę.

Zakres danych na fakturze uproszczonej

Zasady dotyczące elementów, jakie powinna zawierać faktura, określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł lub 100 euro, faktura nie musi zawierać pełnego zestawu danych, o ile zawiera informacje pozwalające ustalić kwotę podatku VAT.

W praktyce oznacza to, że faktura uproszczona może nie zawierać m.in.:

• pełnych danych nabywcy (nazwa/adres),
• ilości i miary towarów/usług,
• ceny jednostkowej netto,
• wartości sprzedaży netto,
• stawki VAT i kwoty podatku.

Warunkiem jest jednak, by faktura pozwalała ustalić kwotę podatku VAT. Jeśli dokument zawiera dane pozwalające na ustalenie kwoty podatku (np. łączną wartość brutto i nazwę towaru/usługi), może zostać uznany za fakturę uproszczoną.

Paragon fiskalny jako faktura uproszczona

Zgodnie z przepisem art. 106b ust. 5 ustawy o VAT paragon fiskalny może pełnić funkcję faktury uproszczonej, jeśli:

• dokumentuje sprzedaż do 450 zł lub 100 euro,
• zawiera NIP nabywcy.

Taki paragon jest wówczas traktowany jak faktura VAT i nie ma potrzeby wystawiania do niego dodatkowego dokumentu.

Ograniczenia stosowania faktur uproszczonych

Faktury uproszczone nie mogą być stosowane w przypadku:

• transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT, WNT),
• sprzedaży na odległość (WSTO, import towarów na odległość),
• dostaw i usług, w których nabywca jest zobowiązany do zapłaty podatku (odwrotne obciążenie),
• transakcji przekraczających 450 zł lub 100 euro.

Jeśli chcesz wiedzieć, czym jest faktura ustrukturyzowana, to przejdź tutaj.

Faktura uproszczona a KSeF – czy należy ją przesyłać do systemu?

Od dnia 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązkowe korzystanie z KSeF. Jak będzie wyglądało wystawianie faktur uproszczonych, takich jak paragony z NIP?

Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zasady i terminy:

OKRES PRZEJŚCIOWY: 1 LUTEGO – 31 GRUDNIA 2026 ROKU

• W tym czasie można nadal wystawiać faktury uproszczone w postaci paragonów fiskalnych z NIP:
  • Takie paragony nie trafiają do KSeF (nie są obowiązkowo ustrukturyzowane).
  • Do końca 2026 r. faktury uproszczone, w tym paragony z NIP do 450 zł, są zwolnione z obowiązku przesyłania do KSeF.

OD 1 STYCZNIA 2027 ROKU

Po zakończeniu okresu przejściowego sytuacja się zmienia:

• Faktury uproszczone muszą być wystawiane wyłącznie w formie ustrukturyzowanej.
• Wszystkie faktury uproszczone trafiają do KSeF i muszą spełniać określone standardy elektroniczne.
• Oznacza to konieczność planowania wystawiania faktur z wyprzedzeniem i wybierania formy dokumentu w zależności od potrzeb firmy oraz wymagań systemu KSeF.
• Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT w nowym brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. podatnicy są zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Ponieważ faktury uproszczone nie zostały wyłączone z tego obowiązku, od 1 stycznia 2027 r. każda faktura uproszczona musi być wystawiana jako e-faktura w KSeF.

Przykład:

• Tomek Nowak kupuje w sklepie drobny towar za 200 zł i podaje swój NIP.
• Sprzedawca drukuje paragon z NIP.
• Ten paragon traktowany jest jak faktura uproszczona.
• Do 31 grudnia 2026 r. sprzedawca nie musi przesyłać go do KSeF ani wystawiać dodatkowej e-faktury.
• Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura uproszczona (nawet paragon z NIP do 450 zł) musi być wystawiana w KSeF jako e-faktura.

Podsumowanie

Faktura uproszczona to specjalny rodzaj faktury VAT dla transakcji do 450 zł lub 100 euro, który może przyjąć formę paragonu z NIP nabywcy. Zawiera tylko niezbędne dane pozwalające ustalić kwotę podatku VAT. W okresie przejściowym do końca 2026 r. takie faktury nie trafiają do KSeF, natomiast od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury uproszczone muszą być wystawiane jako e-faktury w systemie KSeF.