Fundusze Europejskie – wydatki i ich rozliczenie. Rozmowa z księgowym

Jakub Muszyński: Takich podmiotów, które mają już zaakceptowany wniosek o dofinansowanie w jakiejkolwiek formie unijnej, jest już coraz więcej, ponieważ ta perspektywa 2021-2027w zeszłym roku, mówiąc kolokwialnie, ruszyła z kopyta.

Tak. Ta perspektywa się przesuwa, z pewnością tego rodzaju inwestycje będą realizowane jeszcze po roku 2027, ale teraz możemy powiedzieć, że sporo tych wniosków jest już na poziomie realizacji. Na etapie zaakceptowania wniosku na pewno powinniśmy się zapoznać z ministerialnymi wytycznymi dotyczącymi przede wszystkim wydatków kwalifikowanych. Jest to swojego rodzaju instrukcja, która, dzięki zapoznaniu z zawartą tam terminologią, umożliwia nam łatwiejsze przebrnięcie przez proces całego rozliczenia.

Można tak powiedzieć. Jest to dosyć trudna pozycja, ale na pewno warto się z nią zapoznać, ponieważ w wielu programach chodzi o spore środki, które mogą pomóc wystartować z własnym biznesem.

Oczywiście, w najgorszym przypadku, gdy podmiot nie wywiązuje się ze wszelkich obowiązków, które są dosyć szeroko zakrojone przy dotacjach opiewających na wyższe sumy, może to skutkować chociażby koniecznością zwrotu całości lub też konkretnej kwoty dotacji w części, która nie została prawidłowo zrealizowana.

Zależy. Jest to dosyć specyficzny sposób pomocy unijnej, ponieważ to wsparcie realizuje się poprzez urzędy pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

W kontekście samego źródła finansowania, można to porównać do pewnego rodzaju przejęcia mechanizmu, który już od wielu lat funkcjonował w urzędach pracy, pomagając wszelkim bezrobotnym wystartować z własnym biznesem. Z tym że, we wcześniejszym etapie, był on finansowany przede wszystkim z funduszu pracy. Tutaj sama procedura nam się w żaden sposób nie zmienia, ale źródło finansowania jest inne i rodzi pewne konsekwencje podatkowe.

Tego typu wydatki, które wcześniej były realizowane przez przedsiębiorcę początkującego i były finansowane z funduszu pracy, jak chociażby elektronika czy wszelkiego rodzaju środki trwałe niezbędne do prowadzenia danego rodzaju działalności, nie przekraczając wartości 10 tysięcy złotych, mogliśmy sobie wrzucić w koszty, nawet pomimo tego że było to zewnętrzne źródło finansowania.To była taka podwójna korzyść, pewnego rodzaju luka w prawie.

A teraz, jeżeli mamy fundusze europejskie w jakikolwiek sposób partycypujące w tym źródle finansowania, to nam wyłącza możliwość włączenia takich wydatków w koszty. To znacząca różnica, która może opiewać na kilka tysięcy złotych, w zależności od wybranej formy opodatkowania.

Warto zawsze zwrócić uwagę na to, jakie jest to źródło finansowania. Często w podpisywanych umowach z urzędem pracy, jeżeli źródłem są właśnie środki unijne, jest to odpowiednio oznaczone. Zdarzają się też sytuacje, kiedy to finansowanie jest podzielne – zarówno środki z funduszu pracy, jak i środki unijne.

W takiej sytuacji można to rozliczyć proporcjonalnie. Warto zawsze zasięgnąć informacji bezpośrednio w urzędzie skarbowym, bo jest to wiedza dostępna wyłącznie w tamtejszej rachunkowości.

Spójrzmy trochę szerzej, jeżeli chodzi o rozpoznanie ewentualnego przychodu czy też możliwość kwalifikowania wydatków, bo, tak jak sobie omówiliśmy po części tematykę związaną z samym rozpoczęciem działalności – tę jedną specyficzną formę dotacji, to cała grupa pozostałych programów, które są realizowane za pośrednictwem Unii Europejskiej poprzez jej fundusze, ona tutaj jest sklasyfikowana dosyć zbiorczo.

Można więc ująć całą tę grupę programów jako środki, które, co prawda są naszym przychodem w podatku dochodowym, ale też korzystają z takiego przedmiotowego zwolnienia. To ma pewne konsekwencje w kontekście księgowania, przede wszystkim na księgach handlowych dla spółek albo podmiotów mających duże obroty. Jednak dla takich jednoosobowych działalności uznaje się, że tego typu środki z pewnością nie będą przychodem w naszej działalności.

Odnosząc się do środków trwałych, które, z tytułu tej otrzymanej dotacji, zamierzamy kupić i użytkować w ramach naszej działalności, to z racji tego, że to nie był nasz wydatek – poniesiony koszt ekonomiczny, nie możemy sobie tego rozliczyć w ramach naszej działalności.

Tak, warto też być w stałym kontakcie z instytucją pośredniczącą w realizacji tego całego programu, na który się zdecydowaliśmy, ponieważ często to umowa określa zasady rozliczenia tego rodzaju środków. W większości te środki korzystają ze zwolnienia w PIT, ale też nie wszystkie. Zawsze warto się więc upewnić, zajrzeć do źródła, do podpisywanej z tym pośrednikiem umowy. Tam z pewnością znajdziemy szczegóły dotyczące konsekwencji, także podatkowych rozliczeń. Też w zależności od tego, jaki to jest podmiot, różne instytucje wymagają od nas różnego sposobu ewidencji.

Kontakt z nimi, co do zasady, jest dosyć dobry. Im też zależy na możliwie szerokim rozdysponowaniu dostępnych środków.

Często są to też prywatne podmioty, które wspierają nas przez cały proces zarówno przy rozpatrywaniu wniosku, jak i później przy rozliczeniach. Warto też wspierać się ich dodatkową wiedzą.

Możliwe staje się rozgraniczenie tej tak popularnej metody wsparcia początkujących przedsiębiorców, gdzie to rozliczenie jest stosunkowo proste i za pośrednictwem urzędu pracy jesteśmy w stanie otrzymać dofinansowanie, zatrzymując je dla siebie tylko na podstawie zestawień księgowych dla jednoosobowych działalności gospodarczych. W efekcie nie ma potrzeby opracowywania żadnej dodatkowej, bardziej szczegółowej ewidencji.

Plus oczywiście należy zadbać o dokumentację potwierdzającą wydatkowanie tych środków w odpowiedni sposób, czyli chociażby faktury za zakup środków trwałych.

Sytuacja komplikuje się w momencie, gdy mamy jakąś większą dotację przyznaną ze środków europejskich czy jest to też na przykład refundacja. Należy wtedy zadbać też o bieżące raportowanie realizacji naszego programu i odpowiedniego wydatkowania tych środków, żeby otrzymać chociażby kolejną transzę.

Tutaj muszę odesłać do umowy, bo wszystko zależy właśnie od programu, sposobu dysponowania tymi środkami. Tego, czy jest to dotacja jednorazowa, wypłacana w transzach, czy może to jakiś długoletni program, który będzie realizowany na przykład na prace badawcze rozwojowe.

Zawsze jest to indywidualna sprawa. Sam katalog wydatków też nie jest zamknięty. Można jednak wymienić bardzo szeroką gamę dokumentów, które musimy gromadzić – nie tylko faktury potwierdzające zakup, ale także dokumenty potwierdzające wydanie towaru, realizację usługi, również dokumentacja mailowa. Wszystko należy ująć w odpowiednich schematach, które są publikowane chociażby przez te instytucje pośredniczące, tworząc sformalizowany dokument.

Tak, w zależności od tego, jak szeroko jest to zakrojony projekt i, jeżeli na przykład mamy jeszcze do dyspozycji dodatkowych pracowników, których będziemy angażować do realizacji projektu w całości albo bazujemy tylko na dotychczasowych zatrudnionych pełniących równolegle inne bieżące funkcje, to też będzie do uwzględnienia i może to implikować nam konieczność dodatkowego raportowania zaświadczeń różnego rodzaju z ZUS, które potwierdzają to, że nie zalegamy ze składkami, że dobrze je rozliczamy.

W takiej sytuacji pojawia się też obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji pracowniczej umożliwiającej dokładne przypisanie godzin pracy konkretnego pracownika na potrzeby realizacji projektu unijnego.

Zgadza się, ponieważ mamy duże środki do dyspozycji i jest to spożytkowane przez nas w celu osiągnięcia dodatkowego dochodu. Chodzi o rozwinięcie przedsiębiorstwa, co łączy się z pozytywnymi aspektami nie tylko dla nas jako prezesa spółki, udziałowca, osoby realizującej projekt. Tutaj korzystają z tego też osoby zewnętrzne, nie tylko pracownicy, ale również całe otoczenie tego przedsiębiorstwa. Po to te środki są przekazywane i dba się o to, by były wydatkowane w prawidłowy sposób. Stąd tak mocno rozbudowana ta struktura sprawozdawcza.

Analogicznie do urzędów skarbowych, instytucje odpowiedzialne za prawidłowe rozliczenie tych środków mogą nas sprawdzać na każdym etapie realizacji projektu zarówno w trakcie, jak i już po zdaniu wszelkiej sprawozdawczości i zamknięciu całego programu. Zazwyczaj kontrole trwają do dwóch dni.

Nie jest to jakaś wydłużona forma kontroli. Z tym, że mogą być one prowadzone w różnoraki sposób, przybierając formę bezpośredniej kontroli na miejscu, u nas w przedsiębiorstwie, a także kontroli prowadzonej w sposób elektroniczny, może to także być kontrola krzyżowa. Jeżeli realizujemy jakieś zakupy u podmiotów trzecich, to taka instytucja ma też prawo do zgłoszenia się. Kontrola będzie wtedy w dwóch miejscach.

Konsekwencji możemy sobie spodziewać przede wszystkim w programach, które dotyczą zakupu środków trwałych mających na celu zwiększenie produkcji, czy też wprowadzenie nowego produktu. Otrzymując takie środki, musimy zadeklarować, jakie efekty przyniesie ta inwestycja. Zazwyczaj jest to kwota w postaci dochodu albo obrotów pozwalających na dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Istnieje opcja kalkulowania ryzyka związanego z koniecznością zwrotu tych środków w przypadku braku realizacji tychże celów. Jest to kwestia dosyć umowna, elastyczna. To instytucja kontrolująca ma decydujący głos, ale my jesteśmy w stanie z nią jeszcze dyskutować na ten temat.

Możliwe, że jeżeli ten program nie zostanie w pełni zrealizowany zgodnie z założeniami, to będziemy zmuszeni do zwrotu wyłącznie części tejże dotacji. Trochę łatwiej jest w przypadku prac badawczo-rozwojowych, przy których trudniej określić sam skutek obecnie pewnego rodzaju niewiadomej. Ten margines jest więc dużo większy, nie jesteśmy sztywno zobligowani do realizacji konkretnego celu. W efekcie dotacje w dużo mniejszej mierze podlegają ewentualnemu zwrotowi.

W tej perspektywie, to właśnie na tego typu projekty, na wszelkiego rodzaju innowacyjności kładziony jest dużo większy nacisk, przeznaczając większe unijne środki. Minął już czas wcześniejszych perspektyw unijnych dających szansę na organiczny, standardowy rozwój. Teraz skupiamy się więc na tworzeniu nowych innowacyjnych produktów, projektów, usług, które zwiększą marżowość naszej gospodarki.

Są różnego rodzaju czynniki zewnętrzne uniemożliwiające zrealizowanie harmonogramu i to każdorazowo podlega negocjacjom z instytucją pośredniczącą. COVID-19 był tego dobrym przykładem.

To może być kontrolowane w pierwszym stopniu, ponieważ każdorazowo podmiot, który otrzymuje taką dotację, jest zobligowany do prowadzenia ewidencji księgowej umożliwiającej sprawdzenie, czy ten projekt jest prawidłowo realizowany.

Jeżeli mówimy o planie kont, to jest to narzędzie dedykowane dla podmiotów prowadzących pełną księgowość, dla spółek z o.o albo dla bardzo dużych firm, takich osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą. Dzięki temu, że ten plan kont już i tak jest prowadzony w innych aspektach bieżącej działalności danej spółki, to tego typu podmioty mają już know-how dotyczący tego, jak prowadzić taką ewidencję i ona może już później posłużyć do przedłużania tej instytucji pośredniczącej czy też kontrolującej.

Nieco gorzej mają firmy prowadzące te małe jednoosobówki, osoby fizyczne, które działalność gospodarczą, prowadzą w taki uproszczony sposób. W takim przypadku może być potrzebna dodatkowa ewidencja, zupełnie odrębna od przysłowiowej KPI-R-ki, prowadzonej na co dzień.

Poza czysto księgowym aspektem, raczej bym się nie spodziewał większych różnic. Sam program unijny nie różnicuje do jakiego podmiotu zostanie skierowany. Jest on adresowany szeroko, niezależnie od wyboru formy działalności.

Po otrzymaniu dotacji na zakup takiego środka trwałego, skupiając się na księgowym ujęciu, pojawia się konieczność jego amortyzacji, co wynika z faktu, że będzie należał on do nas jako przedsiębiorcy.

Problem polega na ewentualnym ujęciu tych odpisów amortyzacyjnych w naszych kosztach podatkowych. Tutaj wracamy do tego tematu, który omawialiśmy wcześniej. W zależności od źródła finansowania, mamy do tego prawo, bądź też nie. Możemy więc przyjąć zasadę, że, jeżeli korzystamy z funduszy europejskich, to te odpisy amortyzacyjne po prostu nie będą naszym kosztem.

Jeżeli chodzi o realizację tego typu programów, często dotyczą one całkiem sporej ilości urządzeń, środków trwałych, które całościowo mają nam dać dodatkowe możliwości w przedsiębiorstwie. One oczywiście muszą być odpowiednio skatalogowane i rozliczone, powołując się na właściwe faktury.

Istotnym elementem okazuje się tutaj właśnie ta przysłowiowa naklejka, ten dodatkowy znaczek informacyjny, który powinien się znaleźć na każdym środku trwałym. Przedsiębiorcy często o tym zapominają. Trudno jednoznacznie stwierdzić, czy ze względów estetycznych, czy z uwagi na ilość realizowanych w ten sposób zakupów.

Często środki trwałe są ujmowane w zbiorczy sposób w raportowaniu, więc jeżeli mam jakiś zespół komputerowy, to wystarczy, że w jednym miejscu to będzie odpowiednio oznaczone.