Jak założyć własny kantor wymiany walut? Najważniejsze informacje

×

Działalność kantorowa

Działalność kantorowa polega na kupnie i sprzedaży wartości dewizowych (m.in. zagranicznych walut) oraz pośrednictwie w ich kupnie i sprzedaży.

Działalność kantorową stanowi także kupno lub sprzedaż złota dewizowego lub platyny dewizowej, bez względu na sposób wykonywania tej działalności (stacjonarnie lub przez Internet).

Kantor wymiany walut – wymagania wstępne

Działalność kantorowa może być wykonywana przez:

1. osobę fizyczną, która nie została prawomocnie skazana za przestępstwo skarbowe albo za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej;
2. osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, w której wspólnicy, którym powierzono prowadzenie spraw spółki, lub uprawnieni do reprezentacji spółki, lub członkowie organów zarządzających nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1, lub przestępstwo skarbowe.

Zgodnie z ustawą o prawie dewizowym osoby wykonujące czynności dotyczące działalności kantorowej (pracownicy i ewentualnie przedsiębiorca, jeśli również zamierza pracować w kantorze) powinny posiadać fachowe przygotowanie do tych czynności, czyli:

• ukończony kursu obejmujący prawne i praktyczne zagadnienia związane z prowadzeniem działalności kantorowej, udokumentowany świadectwem lub
• co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w banku na stanowisku bezpośrednio związanym z obsługą transakcji walutowych (udokumentowane świadectwem pracy) i oświadczenie potwierdzające znajomość przepisów ustawy regulujących działalność kantorową.

Właściciel kantoru oraz jego pracownicy powinni posiadać aktualne zaświadczenie o niekaralności oraz odnawiać je z każdym upływającym rokiem działalności.

Wpis kantoru do rejestru działalności kantorowej

Prowadzenie kantoru jest działalnością regulowaną. Aby prowadzić kantor wymiany walut konieczne jest uzyskanie wpisu do rejestru działalności kantorowej.

Rejestr działalności kantorowej prowadzi Narodowy Bank Polski (NBP). Wpis dokonywany jest na pisemny wniosek przedsiębiorcy w oddziale okręgowym NBP, właściwym dla lokalizacji kantoru.

Jeśli przedsiębiorca chce otworzyć kilka kantorów, to składa jeden wniosek o wpis do działalności kantorowej w wybranym oddziale okręgowym Narodowego Banku Polskiego – właściwym dla dowolnej z planowanych lokalizacji.

Wniosek o wpis do rejestru działalności kantorowej powinien zawierać:

• firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania;
• numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile przedsiębiorca taki numer posiada;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP);
• siedzibę oraz adresy jednostek, w których będzie wykonywana działalność kantorowa;
• oznaczenie zakresu działalności kantorowej wykonywanej przez przedsiębiorcę w poszczególnych jednostkach;
• podpis przedsiębiorcy oraz oznaczenie daty i miejsca składania wniosku.

Prezes NBP ma 7 dni na dokonanie wpisu przedsiębiorcy do rejestru kantorów po otrzymaniu wniosku i oświadczenia o spełnieniu warunków do prowadzenia działalności kantorowej. Jeśli wpis nie zostanie dokonany w tym czasie, a minęło 14 dni od złożenia wniosku i przedsiębiorca nie dostał żadnych zawiadomień, może rozpocząć działalność kantorową.

Po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności kantorowej przedsiębiorca ma 7 dni aby powiadomić pisemnie Prezesa NBP o rozpoczęciu takiej działalności. Zawiadomienie należy złożyć do oddziału okręgowego NBP, który przyjął wniosek o wpis do rejestru.

Po wpisie przedsiębiorcy do rejestru działalności kantorowej Prezes NBP dokonuje wpisu do CEIDG o odpowiednich uprawnieniach przedsiębiorcy.

W przypadku zmiany danych wpisanych do rejestru przedsiębiorca jest obowiązany złożyć wniosek o zmianę wpisu w rejestrze działalności kantorowej w NBP w terminie 14 dni od dnia zajścia zdarzenia, które spowodowało zmianę tych danych.

Jak założyć kantor wymiany walut jako JDG?

Przed uzyskaniem wpisu do rejestru działalności kantorowej należy założyć działalność gospodarczą.

Jednym z najpopularniejszych rodzajów działalności jest jednoosobowa działalność gospodarcza.

Aby rozpocząć własną działalność gospodarczą, należy złożyć wniosek o rejestrację firmy do CEIDG. Można tego dokonać osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy, a także drogą online za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl.

Wniosek o wpis firmy do CEIDG jest jednocześnie zgłoszeniem przedsiębiorcy do ZUS-u. Początkujący przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia ze składek społecznych, musi jednak opłacać składki zdrowotne.

Jeśli przedsiębiorca wybierze inną formę prowadzenia działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna, konieczna jest rejestracja nowej działalności w KRS.

Działalność kantorowa jest zwolniona z VAT, przedsiębiorca może jednak zarejestrować się jako tzw. podatnik zwolniony z VAT lub nie musi dokonywać żadnych zgłoszeń.

Jak wypełnić formularze zgłoszeniowe do CEIDG, VAT oraz ZUS oraz co przemyśleć przed założeniem firmy, znajdziesz w naszym e-booku: Rejestracja firmy. Najważniejsze informacje.

Forma opodatkowania dla działalności kantorowej

Przedsiębiorca świadczący usługi sprzedaży walut ma do wyboru dwie formy opodatkowania: zasady ogólne lub podatek liniowy. Działalność kantorowa jest wyłączona z ryczałtowej formy opodatkowania.

Przeczytaj, jak rozliczyć podatek w działalności kantorowej.

Kantor wymiany walut a podatek VAT

Na podstawie art. 43 ust.pkt 7 ustawy o VAT transakcje, łącznie z pośrednictwem, dotyczące walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy, z wyłączeniem banknotów i monet będących przedmiotami kolekcjonerskimi, za które uważa się monety ze złota, srebra lub innego metalu oraz banknoty, które nie są zwykle używane jako prawny środek płatniczy lub które mają wartość numizmatyczną są zwolnione z podatku VAT.

Zwolnienie przedmiotowe VAT dotyczy także kantorów internetowych.

Prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na kupowaniu i sprzedawaniu złota inwestycyjnego (zgodnie z definicją z ustawy o VAT) jest uznawane za działalność kantorową (zgodnie z ustawą dewizową), jeśli to złoto jest jednocześnie traktowane jako złoto dewizowe według tej samej ustawy. Prościej mówiąc: kupno i sprzedaż złota inwestycyjnego to działalność kantorowa, ale tylko wtedy, gdy to złoto jest uznawane za złoto dewizowe według przepisów.

Złotem dewizowym jest:

• złoto w stanie nieprzerobionym,
• złoto w postaci sztab,
• złoto w postaci monet bitych po roku 1850,
• złoto w postaci półfabrykatów (z wyjątkiem półfabrykatów stosowanych w technice dentystycznej),
• przedmioty ze złota zazwyczaj niewytwarzane z tych kruszców.

Złotem inwestycyjnym jest:

• złoto w postaci sztabek lub płytek o próbie co najmniej 995 tysięcznych oraz złoto reprezentowane przez papiery wartościowe,
• złote monety, które spełniają łącznie następujące warunki:
  • posiadają próbę co najmniej 900 tysięcznych,
  • zostały wybite po roku 1800,
  • są lub były obowiązującym środkiem płatniczym w kraju pochodzenia,
  • są sprzedawane po cenie, która nie przekracza o więcej niż 80% wartości rynkowej złota zawartego w monecie.

Czy kantor musi mieć kasę fiskalną?

Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie zwolnień z kas rejestrujących kantory wymiany walut nie muszą korzystać z kas fiskalnych. Zwolnienie to wynika z poz. 28 załącznika do Rozporządzenia, obejmującej usługi finansowe i ubezpieczeniowe (PKWiU 64–66), w skład których wchodzi także działalność kantorowa.

Obowiązki związane z prowadzeniem kantoru wymiany walut

Przedsiębiorca, który wykonuje działalność kantorową, musi zapewnić:

• prowadzenie na bieżąco, w sposób trwały i ciągły oraz zgodny z przepisami, ewidencji wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej;
• prowadzenie, w godzinach działalności kantoru, ciągłego kupna i sprzedaży wartości dewizowych, będących przedmiotem obrotu;
• wydawanie, w sposób zgodny z przepisami, dowodów kupna i sprzedaży, imiennych lub na okaziciela, przy każdej umowie kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, będących przedmiotem obrotu;
• lokal i jego wyposażenie spełniające warunki techniczne i organizacyjne niezbędne do bezpiecznego i prawidłowego wykonywania czynności bezpośrednio związanych z działalnością kantorową.

Przedsiębiorca powinien także co kwartał przekazywać do NBP sprawozdania z działalności oraz co miesiąc lub kwartał dane dotyczące aktywów.

Kantor wymiany walut – lokal

Dokładne wymogi dotyczące warunków technicznych i ekwipunku budynku znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wyposażenia lokalu przeznaczonego na kantor. Zgodnie z nim kantor powinien być wyposażony m.in. w:

• sejf lub kasę pancerną;
• umieszczoną na zewnątrz, w widocznym miejscu, nazwę “kantor”, ze wskazaniem adresu oraz dni i godzin prowadzenia działalności kantorowej;
• tablicę informacyjną przedstawiającą wykaz skupowanych i sprzedawanych wartości dewizowych wraz z aktualnymi cenami ich kupna i sprzedaży;
• rejestry kupowanych i sprzedawanych wartości dewizowych;
• pieczątkę z nazwą i adresem kantoru oraz pieczątki imienne kasjerów.

Jak założyć kantor internetowy?

Kantor internetowy to z jednej strony niższe koszty stałe, bo nie trzeba wynajmować lokalu, ale trzeba za to ponieść koszty oprogramowania i prowadzenia rachunków bankowych. Z drugiej strony jest to możliwość dotarcia do większego grona odbiorców, szczególnie w dobie zakupów i transakcji online.

Klienci chcący wymienić walutę rejestrują się na stronie danego kantoru, podając m.in. numery kont złotowego i walutowego. Następnie wybierają kwotę, jaką chcą przewalutować, i przelewają pieniądze na wskazane przez stronę konto. Na koniec kantor przysyła im wybraną walutę na ich konto walutowe.

Zakładając własny e-kantor, należy zadbać m.in. o szyfrowane połączenie typu SSL. Zapewni ono klientom bezpieczeństwo, a także o integrację z NBP, aby kursy walut prezentowane na stronie były zawsze aktualne.

E-kantor, czyli internetowa wymiana walut, nie jest działalnością regulowaną (działalnością kantorową w rozumieniu ustawy Prawo dewizowe), co oznacza, że nie podlega pod obowiązki działalności regulowanej. Zatem do prowadzenia kantoru internetowego nie jest wymagane fachowe przygotowanie czy wpis do rejestru działalności kantorowej. Kantor on-line nie musi spełniać wymogów przewidzianych prawnie i podatkowo dla zwykłych kantorów.

Prowadzenie kantoru online nie jest wyłączone z ryczałtowej formy opodatkowania (jak to jest w przypadku kantorów stacjonarnych). Ustawa ryczałtowa wyklucza z tej formy opodatkowania kupno i sprzedaż wartości dewizowych. Wartości dewizowe wg ustawy Prawo dewizowe to zagraniczne środki płatnicze (tj. waluty obce i dewizy) oraz złoto dewizowe i platyna dewizowa. Waluty obce i dewizy to natomiast banknoty i monety oraz papiery wartościowe i inne dokumenty pełniące funkcję środka płatniczego i wystawione w walutach obcych. Jak więc widzimy, pojęcie wartości dewizowych, w świetle przepisów, dotyczy wyłącznie transakcji gotówkowych i nie uwzględnia operacji bezgotówkowych.

Obecnie (stan na sierpień 2025) przedsiębiorcy prowadzący kantor internetowy podlegają przepisom ustawy Prawo Przedsiębiorców, Kodeksowi cywilnemu, Ustawy o prawach konsumenta, RODO oraz ustawie o AML.

Nowe przepisy dla e-kantorów. Ustawa “lex cinkciarz” na horyzoncie

Uregulowania dotyczące kantorów internetowych procedowane są w ramach projektu ustawy o rynku kryptoaktywów (zwaną lex cinkciarz) poprzez zmianę ustawy Prawo dewizowe. Ustawa zawiera m.in. następujące założenia:

• nadzór nad kantorami internetowymi będzie sprawowany przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF);
• e-kantory będą miały obowiązek prowadzenia indywidualnych rachunków płatniczych dla klientów;
• zdefiniowanie pojęć: bezgotówkowych krajowych środków płatniczych, bezgotówkowych zagranicznych środków płatniczych oraz bezgotówkowej wymiany walut.

Zgodnie z projektowanymi przepisami lex cinkciarz działalność gospodarcza w zakresie bezgotówkowej wymiany walut (e-kantorów) będzie mogła być wykonywana wyłącznie przez dostawcę usług płatniczych, za pośrednictwem rachunków płatniczych. W efekcie kantor internetowy będzie musiał łączyć funkcję dostawcy usług płatniczych i dostawcy usługi wymiany walut, ale sama wymiana walut nie będzie usługą płatniczą (bezgotówkowa wymiana walut nadal nie będzie działalnością kantorową sensu stricto).

W ustawie przewidziano także 3-miesięczny okres przejściowy, tj. od wejścia w życie ustawy, w którym podmioty prowadzące działalność w zakresie usług bezgotówkowej wymiany walut i chcące kontynuować działalność kantoru internetowego na nowych zasadach będą zobowiązane dostosować ją do nowych wymogów. Jeżeli do dostosowania działalności do nowych wymogów niezbędne będzie uzyskanie zezwolenia KNF albo wpisu do rejestru prowadzonego przez KNF, możliwa będzie kontynuacja działalności w zakresie usług bezgotówkowej wymiany walut na dotychczasowych zasadach do czasu wydania przez KNF takiego zezwolenia albo dokonania takiego wpisu do rejestru (oczywiście pod warunkiem złożenia przed upływem ww. terminu wniosku o wydanie zezwolenia lub wniosku o wpis).

W momencie publikacji artykułu (sierpień 2025) projekt ustawy znajduje się na etapie prac parlamentarnych, których przebieg można sprawdzić tutaj. A zatem ostateczny kształt ustawy może się zmienić.

Kantor wymiany walut – koszty uzyskania przychodu

Zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozwala przedsiębiorcy na obniżenie dochodu do opodatkowania.

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków osobistych oraz tych wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Jak widzimy, ustawowa definicja kosztów uzyskania przychodów jest dość ogólna, a szczegółowe regulacje są złożone ze względu na bogactwo możliwych sytuacji gospodarczych.

Jednak z przytoczonej powyżej definicji oraz interpretacji podatkowych możemy zauważyć, że aby wydatki mogły być rozliczane w działalności gospodarczej, należy przestrzegać kilku kluczowych zasad:

• Celowość i związek z przychodem – każdy wydatek powinien być analizowany pod kątem jego wpływu na przychody z działalności gospodarczej (w sposób bezpośredni lub pośredni).
• Racjonalność – koszty muszą być ekonomicznie uzasadnione i związane z działalnością gospodarczą.
• Brak kosztów osobistych – wydatki o charakterze prywatnym nie mogą być uznawane za koszty w działalności.
• Decyzyjność przedsiębiorcy – to przedsiębiorca, a nie urząd skarbowy. decyduje o tym, które wydatki są racjonalne i uzasadnione w jego działalności gospodarczej, i to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania tego faktu przed fiskusem w razie ewentualnej kontroli podatkowej.

Przykładowe wydatki, jakie właściciel kantoru może wrzucić w koszty firmowe:

• koszt wynajęcia i wyposażenia lokalu,
• zatrudnienie pracowników,
• firma ochroniarska,
• monitoring,
• sejf i kasy pancerne,
• urządzenia do liczenia pieniędzy,
• systemy zabezpieczeń,
• certyfikaty SSL.

Dodatkowo, oprócz powyższych wydatków, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć nie tylko wydatki bezpośrednio związane z kantorem, ale także koszty ogólne działalności, takie jak np.sprzęt komputerowy, oprogramowanie komputerowe, usługi księgowe, koszty samochodu firmowego, utrzymanie strony internetowej, podatek od nieruchomości, wynagrodzenia pracowników, składki ZUS itd.

Pranie pieniędzy/finansowanie terroryzmu

Przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową oraz świadczący usługę wymiany walut lub usługę pośrednictwa podlegają także pod ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML).

Kluczowe obowiązki wynikające z ustawy AML to:

• Identyfikacja klientów: Kantor musi zweryfikować tożsamość każdego klienta.
• Ocena ryzyka: Należy rozpoznawać i oceniać ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, zwłaszcza w przypadku transakcji okazjonalnych.
• Wewnętrzna procedura: Każdy kantor musi mieć własną, szczegółową procedurę określającą, w jaki sposób ogranicza ryzyko, stosuje środki bezpieczeństwa oraz informuje o transakcjach Generalnego Inspektora.
• Szkolenia: Pracownicy wykonujący te obowiązki muszą regularnie uczestniczyć w szkoleniach.

Zawieszenie/likwidacja działalności kantorowej

Przedsiębiorca może zawiesić działalność kantorową na okres nie dłuższy niż 2 lata. O wszelkich zmianach, takich jak: podjęcie, zaprzestanie, zawieszenie czy wznowienie działalności kantorowej, musi pisemnie poinformować Prezesa NBP w ciągu 7 dni.

Jeśli zawieszenie trwa krócej niż dwa lata, przedsiębiorca może je przedłużyć, ale łączny czas zawieszenia nie może przekroczyć dwóch lat.

Po upływie dwóch lat zawieszenia, jeśli działalność nie zostanie wznowiona, Prezes NBP automatycznie wykreśli wpis przedsiębiorcy z rejestru. Osoba, która została wykreślona, może ubiegać się o ponowny wpis do rejestru działalności kantorowej dopiero po upływie trzech lat od daty wydania decyzji.

Kontrola działalności kantorowej

Prezes Narodowego Banku Polskiego sprawuje kontrolę nad działalnością kantorową przedsiębiorców, w celu sprawdzenia, czy jest ona prowadzona zgodnie z przepisami. Kontrola ta obejmuje również weryfikację zgodności przekazywanych danych ze stanem faktycznym.

Kontrole przeprowadzają pracownicy Narodowego Banku Polskiego. Mogą być one prowadzone w siedzibie przedsiębiorcy wykonującego działalność kantorową albo – za jego zgodą – w siedzibie NBP.

Kontrolerzy powinni przedstawić legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki do jej przeprowadzenia, umożliwić dostęp do całej dokumentacji związanej z zakresem kontroli oraz udzielać wszelkich potrzebnych wyjaśnień.

Wyniki kontroli są dokumentowane w protokole (jeśli kontrola odbywa się w siedzibie przedsiębiorcy) lub w sprawozdaniu (jeśli kontrola odbywa się w siedzibie NBP). Dokumenty te zawierają m.in. opis ustaleń, wskazanie naruszonych przepisów prawa, zakres kontroli, daty jej przeprowadzenia oraz informacje o osobach zaangażowanych. Przedsiębiorca może w terminie 14 dni od otrzymania protokołu lub sprawozdania zgłosić zastrzeżenia na piśmie.

Jeśli w wyniku kontroli stwierdzone zostaną nieprawidłowości, Prezes NBP wydaje zalecenia pokontrolne, zawierające opis naruszeń oraz wnioski dotyczące ich usunięcia. Przedsiębiorca ma 30 dni na pisemne poinformowanie o działaniach podjętych w celu realizacji tych zaleceń.

W przypadku rażących naruszeń warunków prowadzenia działalności kantorowej kontrolerzy mogą wystąpić do Prezesa NBP o wydanie decyzji zakazującej dalszego jej wykonywania. Dodatkowo, jeżeli w toku kontroli pojawi się uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, NBP informuje o tym właściwe organy ścigania.

Do przeprowadzania kontroli stosuje się także przepisy rozdziału 5 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Prowadzenie kantoru wymaga wpisu do rejestru działalności regulowanej (działalność kantorowa). Oznacza to, że nie można prowadzić gotówkowej wymiany walut w ramach działalności nierejestrowanej, ponieważ działalność regulowana wyklucza taką możliwość.

Natomiast w aktualnym stanie prawnym jako działalność nierejestrowaną można prowadzić kantor internetowy, ponieważ taka forma biznesu nie jest działalnością regulowaną.