Jak prowadzić ewidencję czasu pracy w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Ewidencja czasu pracy dla samozatrudnionych - omówione zagadnienia:

Temat ewidencjonowania czasu pracy nie jest nowy, obowiązuje już od kilku lat. Dotyczy to osób samozatrudnionych i pracujących na umowę zlecenie i ma związek z wprowadzeniem minimalnej stawki godzinowej. W dzisiejszej publikacji napiszemy jak prowadzić ewidencję czasu pracy w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Kim jest osoba samozatrudniona?

Zanim przejdziemy do omówienia zasadniczego tematu należy wyjaśnić niektóre pojęcia z nim związane, co ułatwi jego lepsze zrozumienie. Samozatrudnienie stało się bardzo popularne i coraz więcej firm chce nawiązywać współpracę właśnie na takich zasadach. Jeśli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę może być poproszony przez pracodawcę o przejście na samozatrudnienie, zobaczmy więc czym ono się charakteryzuje.

Za osobę samozatrudnioną uważa się:
Osobę, która zarejestrowała w CEIDG działalność gospodarczą i w świetle przepisów stała się osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą
Przedsiębiorcę, który nie zatrudnia pracowników i nie zleca prac podwykonawcom
Bardzo często osobę, która współpracuje z byłym pracodawcą

Osoba, która przechodzi na samozatrudnienie ma ten komfort, że może dowolnie regulować swoje relacje biznesowe. Oznacza to, że ma wolną rękę z kim będzie współpracować. Może to być jeden kontrahent, przykładowo były pracodawca a może ich być nieskończenie wielu. Tak naprawdę trudno jest wskazać czym różni się osoba samozatrudniona od osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą, nie ma tu wyraźnej granicy. Jednak decydując się na samozatrudnienie trzeba liczyć się z konsekwencjami, m.in. bez względu na to, czy osiągamy dochody czy też nie trzeba na pewno co miesiąc płacić ZUS. Często trudno jest również ocenić, jaki pułap dochodów wypracujemy, chyba że mamy podpisane umowy o długofalowej współpracy. To tyle na temat samozatrudnienia, przejdziemy teraz do ewidencji czasu pracy.

Dla niezdecydowanych, którzy nie wiedzą czy chcą przejść na samozatrudnienie, polecamy artykuł na temat plusów i minusów samozatrudnienia, do którego link znajduje się tutaj.

Minimalna stawka godzinowa

Zanim przejdziemy do omówienia ewidencji czasu pracy napiszemy kilka słów o minimalnej stawce godzinowej. Co roku zmienia się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej w oparciu o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, przyjęty do opracowania projektu ustawy budżetowej. Wydawane jest również Rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej.

Minimalna stawka godzinowa oznacza minimalną wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przysługująca przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi

W przypadku umowy zlecenie lub umowy o świadczenie usług, za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług przysługuje wynagrodzenie w wysokości co najmniej minimalnej stawki godzinowej

Od dnia 1 lipca 2023 r. ustala się minimalną stawkę godzinową w wysokości 23,50 zł

Stosowanie minimalnej stawki godzinowej dotyczy umów zawieranych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej
Przykład
Pan Ilona prowadzi biuro rachunkowe i nie wyrabia się z pracą. Postanowiła zawrzeć umowę zlecenie z panią Martą. W takim przypadku musi stosować minimalną stawkę godzinową ustalając wynagrodzenie dla pani Marty

Minimalnej stawki godzinowej nie trzeba stosować jeśli obydwie strony umowy są to osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej
Przykład
Pan Jan umawia się na pomalowanie mieszkania z sąsiadem, panem Jackiem. Umowa jest zawierana pomiędzy osobami, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a więc nie musi tu być stosowana minimalna stawka godzinowa

Wypłata wynagrodzenia w kwocie niższej od minimalnej stawki godzinowej podlega kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP)

Ewidencja czasu pracy dla samozatrudnionych

Mówiąc o ewidencji czasu pracy mamy na myśli prowadzenie kontroli ilości godzin przeznaczonych na realizację zlecenia lub świadczenia usługi. Obowiązek ewidencjonowania wynika z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w którym została ustalona minimalna stawka godzinowa. W przypadku umów zlecenie i umów o świadczenie usług strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, ustawa nie określa sposobu, w jaki należy tego dokonywać.

Ewidencja czasu pracy zawiera ilość godzin w czasie, których było realizowane zlecenie lub umowa o świadczenie usług
Forma prowadzenia ewidencji jest dowolna i wynika z ustaleń pomiędzy stronami
Informacja o liczbie godzin może być przekazana w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej w terminie poprzedzającym wypłatę wynagrodzenia. forma pisemna wymaga złożenia podpisu na oświadczeniu woli, forma dokumentowa – złożenie oświadczenia woli, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokument może być złożony przykładowo za pośrednictwem: e-maila, smsa, pliku PDF, telefonicznie, forma elektroniczna – złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Dokumenty potwierdzające liczbę godzin przechowuje się przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne
Uwaga! Ewidencji czasu pracy nie trzeba prowadzić w następujących przypadkach: do umów zlecenie i umów o świadczenie usług jeżeli o miejscu i czasie wykonania umowy decyduje przyjmujący zlecenie i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, a więc takie, które zależy od np. wolumenu sprzedaży, liczby zawartych umów, umów dotyczących prowadzenia rodzinnego domu pomocy, umów o rodzinie zastępczej, o rodzinnym domu dziecka i innych umów, gdzie usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba, umów dotyczących sprawowania opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek – jeżeli usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba, umów dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, usługi świadczone dłużej niż 1 doba.

Ewidencja czasu pracy – podsumowanie

Ewidencja czasu pracy jest prowadzona do umów zlecenie i umów o świadczenie usług, jeżeli są one zawierane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności nie obowiązuje minimalna stawka godzinowa, jak również nie muszą prowadzić ewidencji czasu pracy. Forma ewidencji może mieć dowolną postać: pisemną, elektroniczną lub dokumentową. Informacje na temat prowadzenia ewidencji czasu pracy znalazły się w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą powinni przestrzegać tych przepisów, ponieważ PIP może na nich nałożyć karę za łamanie przepisów.