Jak rozliczyć dofinansowanie do posiłków dla pracowników – ZUS i PIT w wynagrodzeniu pracownika

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników ma określone obowiązki, z których się musi wywiązywać. Jest jednak pewna kategoria przywilejów pracowniczych dobrowolnie stosowanych przez pracodawców. Dość powszechnym zjawiskiem w ostatnim czasie jest oferowanie pracownikom różnego rodzaju benefitów. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się rozliczaniem dofinansowania do posiłków dla pracowników. Zastanawiamy się, czy będą opodatkowane w PIT i ZUS.

Dofinansowanie do posiłków dla pracowników

Pracodawcy sięgają coraz głębiej do kieszeni chcąc zatrzymać przy sobie pracowników. W ostatnich latach dużym zainteresowaniem cieszy się oferowanie posiłków dla pracowników i nie chodzi tylko o te, które wynikają z przepisów BHP, ale również te przyznawane dobrowolnie przez pracodawcę. Jest to kolejna forma benefitu, z którego bardzo chętnie korzystają pracownicy. Z ustawy Kodeks pracy wynika wprost, kiedy i na jakich zasadach pracodawca zapewnia posiłki profilaktyczne. Dotyczy to w szczególności pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. W takim przypadku jest to forma świadczenia nieodpłatnego, które korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego i składek ZUS.

Rodzi się pytanie, w jaki sposób powinno być rozliczane dobrowolne dofinansowanie do posiłków pracowników zarówno jeśli chodzi o składki ZUS i podatek dochodowy.

Dofinansowanie do posiłków dla pracowników a składki ZUS

W pierwszej kolejności przyjrzymy się jak wygląda rozliczenie dofinansowania do posiłków pracowników z punktu widzenia ZUS. Akurat w tym przypadku obowiązuje Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W § 2 tego Rozporządzenia wymienione zostały przychody, które nie znajdą się w podstawie wymiaru składek społecznych.

W Rozporządzeniu zmieniającym Rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy do naliczania składek ZUS, w zapisie wprowadzone zostało uzupełnienie do wcześniej obowiązującego przepisu.

Dofinansowanie do posiłków dla pracowników a składki ZUS – na co zwrócić uwagę?

Jak już się niejednokrotnie przekonaliśmy zapis w ustawie czy rozporządzeniu nie zawsze rozwiązuje problemy i tak też jest w tym przypadku. Chodzi mianowicie o pewne określenia, które zostały zamieszczone w przepisach, a konkretnie pojęcia takie jak: “placówka gastronomiczna”, “placówka handlowa”. Nie ma nigdzie definicji tych określeń, dlatego należy przyjąć, że są to obiekty, w których prowadzony jest handel lub świadczone są usługi gastronomiczne. Jeśli natomiast chodzi o pojęcie “posiłku”, to mieszczą się tutaj posiłki gotowe lub produkty żywnościowe przetworzone, które można spożywać. Z uwagi na wątpliwości powstałe wokół tego tematu przedsiębiorcy zaczęli występować z wnioskami o wydanie interpretacji do organów ZUS. W jednej z nich z dnia 29 listopada 2023 r. pismo nr DI/100000/43/1006/2023 zadano pytanie o rozliczanie zakupu kart lunchowych w podstawie składek ZUS, które są wydawanymi przez bank kartami przedpłaconymi. Karta uprawnia do nabywania wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych. Na rewersie karty lunchowej będzie widniała informacja, że uprawnia ona do nabycia wyłącznie posiłków. W ocenie przedsiębiorcy wprowadzenie obowiązku gromadzenia, ewidencjonowania i przekazywania spółce paragonów fiskalnych nie jest konieczne i spółka nie planuje wprowadzenia takiego zobowiązania. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznał, że dofinansowanie do posiłków w takiej formule nie będzie korzystało ze zwolnienia ze składek społecznych ZUS. W uzasadnieniu napisał, że w celu zastosowania zwolnienia z rozporządzenia, zarówno pracownik, jak i płatnik składek muszą dysponować dowodami wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z brzmieniem przepisu. Wydatkowanie środków bonów, talonów, kuponów, kart przedpłaconych musi być właściwie udokumentowane. Ponadto w ocenie ZUS istnieje zagrożenie, że karty mogą być wykorzystywane do celów innych niż nabycie posiłków, co rodzi obawy na wykorzystanie środków niezgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. W innej interpretacji z dnia 4 stycznia 2024 r. pismo nr DI/100000/43/1133/2023 opisany został podobny stan faktyczny co w poprzedniej interpretacji. W tym przypadku będą to przedpłacone karty posiłkowe, za które będzie można nabyć gotowe dania posiłkowe. Pracodawca rezygnuje z uzyskiwania od pracowników paragonów potwierdzających rodzaj wykonywanych zakupów. ZUS w Gdańsku uznał, że przyznane w takiej formule dofinansowanie do posiłków dla pracowników również nie może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS. W uzasadnieniu napisał m.in., że skoro pracodawca wskazał, że nie będzie zobowiązywał pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania mu paragonów za dokonane za pomocą karty przedpłaconej zakupy celem weryfikacji prawidłowości korzystania z kart, nie można jednoznacznie stwierdzić, że wszystkie przesłanki zwolnienia przewidziane w rozporządzeniu zostaną spełnione. Tym samym uznał, że stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. W jeszcze innej interpretacji z dnia 27 maja 2024 r. pismo nr DI/200000/43/398/2024, decyzja ZUS nr 398/2024 zadano pytanie odnośnie nabywania posiłków za punkty przyznane przez pracodawcę, które będzie można wymieniać na gotowe posiłki w placówkach gastronomicznych lub nabywać je przez aplikację np. glovo, pyszne.pl czy uber eats. W ocenie przedsiębiorcy w opisanym stanie faktycznym tego typu świadczenie nie znajdzie się w podstawie do naliczania składek ZUS, innego zdania był jednak organ. W ocenie ZUS przepisy Rozporządzenia w sprawie zwolnienia ze składek społecznych nie będą miały tutaj zastosowania, ponieważ pracodawca nie przyznał pracownikom wprost świadczenia w wysokości 450 zł, tylko połączył to prawo z uzyskaniem określonej puli punktów. Nabycie posiłków w sposób zaprezentowany przez przedsiębiorcę nie będzie korzystało ze zwolnienia od składek ZUS.

Dofinansowanie do posiłków dla pracowników a podatek PIT

Zasada rozliczania dofinansowania do posiłków pracowników będzie wyglądała zupełnie inaczej na gruncie ustawy o podatku dochodowym. W tym obszarze w pierwszej kolejności należy zbadać, co stanowi przychód z tytułu wynagrodzenia za pracę i czy ten przychód może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.

W sytuacji oferowania przez pracodawcę dobrowolnego dofinansowania do posiłków dla pracowników, będzie to stanowiło przychód podlegający opodatkowaniu. Potwierdzają to również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych. Przykładowo w interpretacji nr 0112-KDIL2-1.4011.594.2023.2.DJ z dnia 18.08.2023 r. przedsiębiorca podjął decyzję o zakupie dla pracowników usług cateringowych i zadał pytanie, czy koszty sfinansowanych posiłków będą stanowiły przychód pracownika do opodatkowania. W ocenie spółki nie będzie to przychód podlegający opodatkowaniu, innego zdania był Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w uzasadnieniu napisał między innymi. Sfinansowanie pracownikowi wydatków za posiłek jest wydatkiem ponoszonym w interesie pracownika i to jemu przyniesie wymierną korzyść. Koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od tego, czy jest w pracy, czy w domu. W konsekwencji kwota sfinansowanych pracownikowi wydatków na posiłki będzie stanowić dla pracownika świadczenie skutkujące powstaniem przychodu ze stosunku pracy, który będzie opodatkowany w PIT, a płatnik będzie zobowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Podsumowanie

Pracodawcy starają się zabiegać o pracowników w różnej formie. Stosunkowo dużo pisze się w ostatnich latach na temat benefitów dla pracowników. Katalog takich benefitów jest otwarty, może się w nim znaleźć szereg świadczeń, z których będą korzystali pracownicy. Z uwagi na brak szczegółowych przepisów czy takie benefity będą stanowiły przychód do opodatkowania i oskładkowania pracodawcy zwracają się z zapytaniami do organów podatkowych i do ZUS. W dzisiejszej publikacji poruszyliśmy temat rozliczania dofinansowania do posiłków pracowników, które pod pewnymi warunkami mogą korzystać ze zwolnienia ze składek społecznych z ZUS. Pokazaliśmy na kilku interpretacjach ZUS, co jest przesłanką negatywną niepozwalającą na skorzystanie ze zwolnienia. Wnioski, jakie można wyciągnąć z tych rozstrzygnięć pozwalają na stwierdzenie, że na pracodawcy ciąży obowiązek weryfikacji wydatkowania przyznanych środków, czy nie będą wykorzystywane na inne cele niż posiłki. Natomiast co do opodatkowania dofinansowania w podatku dochodowym, to nie ma wątpliwości, że jest to przychód podlegający opodatkowaniu.

Stan prawny na dzień: 05.08.2024 r.