Kasa fiskalna a sprzedaż na rzecz zagranicznego konsumenta – kompendium

×

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych na terenie Polski co do zasady jest objęta ustawowym obowiązkiem rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, jeśli przekroczy 20.000 zł. Od tej generalnej zasady istnieje szereg wyjątków, które zostały szczegółowo wymienione w dedykowanym tej problematyce Rozporządzeniu. W ostatnich latach chyba wszyscy zauważamy, że doszło do rozkwitu sprzedaży internetowej, co ułatwia otwarcie się na rynki zagraniczne. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem rozliczania dostawy towarów i usług na rzecz konsumentów mieszkających poza granicami naszego kraju. Odpowiemy na pytanie, czy zawsze taka sprzedaż będzie objęta obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej.

Jak należy rozumieć dostawę towarów?

Pod pojęciem dostawy towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. To ostatnie sformułowanie “rozporządzanie towarem jak właściciel”, nie zostało nigdzie zdefiniowane na gruncie przepisów ustawy o podatku VAT i dlatego rodzi niekiedy spory i wątpliwości. W wydawanych interpretacjach organy podatkowe powołują się na Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii europejskiej w sprawie C-320/88. W jednej z takich interpretacji nr 0114-KDIP1-1.4012.498.2018.2.RR z dnia 04.10.2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej napisał, że chodzi przede wszystkim o możliwość faktycznego dysponowania rzeczą, a nie rozporządzania nią w sensie prawnym. Dla celów powstania obowiązku podatkowego w VAT dokonanie czynności następuje z chwilą jej faktycznego dokonania, za wyjątkiem przypadków określonych wprost w ustawie o VAT. Dostawa towarów jest przeniesieniem własności towarów w sensie ekonomicznym, a nie prawnym. Nawiązania do definicji dostawy towarów będzie pomocne w naszych dalszych rozważaniach.

Przykład 1

Pan Michał kupił lodówkę w sklepie stacjonarnym dnia 5 kwietnia 2025 roku i umówił się ze sprzedawcą, że towar będzie odebrany 8 kwietnia. W tym przypadku do dostawy towarów doszło 5 kwietnia, ponieważ już tego dnia pan Michał może dysponować lodówką jak właściciel.

Przykład 2

Pan Jakub zakupił towar w sklepie internetowym 30 marca, faktura została wystawiona 31 marca a towar został wysłany 1 kwietnia. W tym przypadku wydanie rzeczy przewoźnikowi jest traktowane jak dostawa towaru, czyli ma to miejsce w dniu 1 kwietnia.

Przykład 3

Firma X kupiła w firmie Y partię towarów i zgodnie z umową sprzedawca dostarcza towary do nabywcy. Transport z towarem wyruszył 2 kwietnia i dojechał do firmy X dnia 3 kwietnia. W tym przypadku do dostawy towarów doszło 3 kwietnia.

Czy wszyscy przedsiębiorcy muszą mieć kasę fiskalną?

Przepisy zostały tak skonstruowane, że poza ustawami są wydawane również rozporządzenia, określane mianem przepisów wykonawczych, które doprecyzowują niektóre zagadnienia podatkowe. Tak też jest w przypadku kas fiskalnych. Mamy Rozporządzenie w sprawie zwolnienia sprzedaży z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

W tym przepisie zostały wymienione zarówno przypadki, które mogą korzystać z takiego zwolnienia, jak i takie, kiedy przedsiębiorca nie może korzystać z tego zwolnienia, z uwagi na rodzaj sprzedawanego towaru czy świadczonej usługi. Oznacza to, że nie wszyscy przedsiębiorcy muszą posiadać kasę fiskalna. Jednak zanim skorzystają z prawa do zwolnienia ze stosowania kasy, powinni dokładnie zapoznać się z tym rozporządzeniem, czy nie występują jakieś przesłanki negatywne, które będą ich z tego wykluczały.

Sprzedaż na rzecz zagranicznego konsumenta a kasa fiskalna

Mówiąc o sprzedaży, mamy na myśli zarówno dostawę towarów, jak i świadczenie usług, spróbujemy przeanalizować ten temat odrębnie dla jednego i drugiego. W każdym przypadku mogą wystąpić różne okoliczności przeprowadzania transakcji. Duże znaczenie przy naszych rozważaniach będzie miało prawidłowe ustalenie miejsca opodatkowania, które jest kluczowe do rozliczenia podatku VAT. Mówiąc bardzo ogólnie, jeżeli obowiązek podatkowy powstaje w Polsce, to podatek VAT będzie rozliczany w oparciu o polskie przepisy, natomiast jeżeli poza granicami, to wówczas dodatkowo niezbędna będzie wiedza na temat zasad tam obowiązujących. W dalszej części przyjrzymy się bardziej szczegółowo, czy sprzedaż towarów i usług na rzecz zagranicznego konsumenta będzie rejestrowana na kasie fiskalnej, czy też nie.

Rodzaje transakcji przeprowadzanych z konsumentami poza terytorium Polski

Jeżeli chodzi o typy transakcji przeprowadzanych pomiędzy polskim przedsiębiorcą a konsumentem z zagranicy, to można je podzielić na kategorie:

W zależności od tego, z jaką transakcją będziemy mieli do czynienia, nieco inaczej będzie wyglądało jej rozliczenie z punktu widzenia podatku VAT. Z tego też względu opiszemy odrębnie poszczególne transakcje, ze szczególnym uwzględnieniem rozliczania ich na kasie fiskalnej.

Co to jest WSTO?

Zapewne wiele osób słyszało o pakiecie VAT e-commerce. Od 1 lipca 2021 roku zostało wprowadzonych szereg zmian dotyczących sprzedaży na rzecz konsumentów na terenie całej UE, zmienione zostały zasady rozliczania takiej sprzedaży.

WSTO a podatek VAT

Zasada rozliczania dostawy towarów w ramach WSTO została uregulowana w sposób szczególny w ustawie o podatku VAT. Według nadrzędnej zasady podatek VAT od takich transakcji powinien być rozliczany na terenie kraju, w którym zamieszkuje konsument, w tzw. państwie konsumpcji. Miejscem dostawy w przypadku WSTO jest więc państwo członkowskie, w którym kończy się wysyłka lub transport towarów do nabywcy, poza jednym wyjątkiem.

Dostawa towarów na rzecz konsumenta na terenie UE a kasa fiskalna

Zasada ewidencjonowania sprzedaży w ramach WSTO została wskazana w ustawie o podatku VAT w części dotyczącej obowiązku wystawiania faktury. Zostało tam wyraźnie zapisane, że przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) przedsiębiorca ma obowiązek udokumentowania jej na fakturze, chyba że korzysta z uproszczonej procedury OSS. W momencie kiedy kwota sprzedaży przekroczy 10.000 euro (42.000 zł), to wówczas nie ma obowiązku wystawiania faktury dokumentującej WSTO, chyba że przedsiębiorca tego chce.

Jak widać sprzedaż wysyłkowa w ramach WSTO do 10.000 euro (42.000 zł), jeżeli jest opodatkowana w Polsce, powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Nietrudno zauważyć, że dochodzi do podwójnego rejestrowania sprzedaży – raz fakturą a drugi raz na kasie fiskalnej. Takie podejście zostało potwierdzone w objaśnieniach Ministra Finansów w sprawie VAT e-commerce. Jednocześnie zostało również podkreślone, że przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z ewidencji na kasie dotyczącego sprzedaży wysyłkowej, pod warunkiem spełnienia warunków określonych w Rozporządzeniu.

Dostawa towarów dla zagranicznego konsumenta na terenie UE studium przypadków

Jeżeli chodzi o dostawę towarów na rzecz zagranicznego konsumenta, to praktyka pokazuje, że może do niej dojść w różnych sytuacjach i rozliczenie podatkowe może w każdym przypadku wyglądać inaczej. Nadmieniam, że chodzi o konsumenta, który ma adres zamieszkania poza Polską, przykładowo może to być:

1. Zakup towaru w stacjonarnym sklepie na terenie Polski.
2. Zamówienie i wysyłka towaru ze sklepu z Polski do innego kraju UE.
3. Internetowa sprzedaż towaru.
4. Sprzedaż towarów z magazynu w innym kraju UE.

Omówimy po kolei poszczególne przypadki.

Zakup towaru w stacjonarnym sklepie na terenie Polski

Jeżeli mamy do czynienia z sytuacją, kiedy to zagraniczny klient nabywa towar w naszym sklepie stacjonarnym na terytorium Polski, to taka sprzedaż jest rozliczana w taki sam sposób, jak sprzedaż krajowa. Czyli jeżeli przedsiębiorca posiada już kasę fiskalną, ponieważ przekroczył limit sprzedaży 20.000 zł lub z innych przyczyn, to taką transakcję udokumentuje, wystawiając paragon na kasie fiskalnej. Obowiązują takie same zasady, jak do sprzedaży na rzecz polskich konsumentów. Taka sprzedaż będzie rozliczana na kasie fiskalnej na zasadach ogólnych.

Przykład 4

Pan Jakub prowadzi sklep stacjonarny z odzieżą i ma kasę fiskalną. Sklep jest tak zlokalizowany, że dokonują w nim zakupu również turyści z różnych krajów. W takim przypadku każda taka sprzedaż będzie zaewidencjonowana na kasie, ponieważ nie dochodzi do transakcji WSTO, towar nie jest wysyłany do innego kraju UE.

Zamówienie i wysyłka towaru ze sklepu z Polski do innego kraju UE

Może się tak zdarzyć, że konsument z innego kraju na terenie UE będzie chciał dokonać zakupu w naszym sklepie, ale z wysyłką za granicę. W takim przypadku będzie to już wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO). Jeśli przedsiębiorca nie przekroczył limitu sprzedaży w ramach WSTO, to taka transakcja będzie opodatkowana w Polsce. Natomiast po przekroczeniu limitów 42.000 zł (10.000 euro) jeśli wybrał OSS to w tej procedurze, gdzie sprzedaż będzie opodatkowana według stawki podatku VAT obowiązującej w kraju konsumenta.

Przykład 5

Pani Renata sprzedaje nietypowe wyroby artystyczne w sklepie stacjonarnym, posiada kasę fiskalną. Z uwagi na niszowy asortyment od czasu do czasu kontaktują się z nią konsumenci z różnych krajów UE z prośbą o sprzedaż i wysłanie towaru na adres zamieszkania poza Polską. W takim przypadku pani Renata musi pilnować limitu sprzedaży wysyłkowej WSTO 42.000 zł (10.000 euro). Dopóki nie przekroczy limitu, taka sprzedaż opodatkowana będzie w Polsce, z tym że jest transakcja WSTO, która musi zostać udokumentowana fakturą z oznaczeniem WSTO_EE. Dodatkowo jeśli pani Renata nie korzysta ze zwolnienia z ewidencji dla sprzedaży wysyłkowej, powinna taką sprzedaż zaewidencjonować na kasie fiskalnej.

Przykład 6

Pan Piotr przekroczył limit sprzedaży w ramach OSS 42.000 zł i zarejestrował się do procedury OSS. W Polsce sprzedaż na rzecz konsumentów jest rejestrowana na kasie fiskalnej. Jeśli pan Piotr wybrał OSS do rozliczania transakcji z konsumentami na terenie UE, to niezależnie od tego, czy taką sprzedaż dokumentuje fakturą, czy dowodem sprzedaży, to nie ma obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, co wynika wprost z Rozporządzenia.

Przykład 7

Pani Jola prowadzi działalność gospodarczą w Polsce i dużo sprzedaje w ramach WSTO. Podjęła decyzję, że zarejestruje się do podatku VAT w krajach konsumenta i tam będzie rozliczała podatek. W takim przypadku do tych transakcji nie mają zastosowania polskie przepisy, tylko tego innego kraju, do którego jest realizowana sprzedaż. Oznacza to, że sprzedaż będzie dokumentowana w oparciu o przepisy innych krajów UE.

Internetowa sprzedaż towaru

Może być jeszcze taka sytuacja, kiedy to zagraniczny konsument dokona zamówienia towaru przez internet. Dochodzi wówczas do wysyłki towaru z Polski do innego kraju w UE. Zasada rozliczania takich transakcji będzie podobna, jak ta opisana przy wysyłce towarów zamówionych w sklepie stacjonarnym z wysyłką do innego kraju w UE. Z tym że przy sprzedaży internetowej przedsiębiorcy najczęściej korzystają ze zwolnienia ewidencjonowania na kasie. Jednak sprzedaż w ramach WSTO do 42.000 zł (10.000 euro) i tak będzie dokumentowana fakturą z oznaczeniem WSTO_EE.

Przykład 8

Pan Konrad posiada sklep internetowy i korzysta ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej. Od czasu do czasu otrzymuje zamówienia również od konsumentów z innych krajów UE. W tym przypadku pan Konrad przekroczył już limit 42.000 zł (10.000 euro) i sprzedaż rozlicza w OSS. Dokumentuje transakcje sprzedaży w ramach WSTO fakturą. Z regulaminu sklepu wynika, że faktura jest dostarczana klientowi na adres e-mail, który jest podawany w momencie składania zamówienia.

Przykład 9

Pani Ilona dokonuje wysyłek towaru w ramach WSTO i jest zarejestrowana w OSS. Podjęła decyzję, że tej sprzedaży nie będzie ewidencjonowała fakturą ani na kasie fiskalnej. W związku z tym do klienta trafia sam towar, a przychód jest ewidencjonowany na podstawie dowodów sprzedaży. Stanowi to również podstawę wpisów do rejestrów OSS.

Sprzedaż towarów z magazynu w innym kraju UE

Przedsiębiorca z Polski może mieć magazyn w innym kraju UE i sprzedawać z niego towary m.in. dla konsumentów w tym kraju. Taka sytuacja występuje, chociażby przy nawiązaniu współpracy z firmą Amazon w modelu FBA. Jeśli dojdzie do transakcji dostawy dla konsumenta z magazynu położonego poza Polską, to wówczas taka sprzedaż powinna być udokumentowana według zasad obowiązujących w tym innym kraju.

Przykład 10

Firma A, czynny podatnik VAT, dokonuje WSTO na rzecz konsumentów w innych krajach UE i jest zarejestrowana do uproszczonej procedury OSS. Dodatkowo posiada magazyn w Niemczech i dokonuje z niego sprzedaży. W kwietniu niemiecki konsument złożył zamówienie, które zostało zrealizowane. Taka transakcja będzie wykazana w deklaracji VAT niemieckiej ze stawką właściwą dla tego kraju, ponieważ nie jest to transakcja WSTO i nie można jej rozliczyć w OSS. Polski przedsiębiorca powinien znać zasady dokumentowania takiej sprzedaży, które powinny być zgodne z przepisami obowiązującymi w Niemczech. W takim przypadku nie wiadomo, czy wystarczy jedynie wystawienie faktury i to powinien ustalić przedsiębiorca.

Przykład 11

Pan Michał, czynny podatnik VAT, dokonuje sprzedaży w ramach WSTO i jest zarejestrowany do OSS w Polsce. Co roku wyjeżdża na targi do Niemiec, gdzie prezentuje swoje towary. Na targach towary są nabywane m.in. przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Miejscem opodatkowania takiej transakcji w VAT będą Niemcy, nie jest to bowiem transakcja WSTO. Sposób dokumentowania sprzedaży odbywa się w oparciu o przepisy niemieckie i pan Michał powinien znać te zasady.

Dostawa towarów na rzecz konsumenta poza UE – eksport towarów a kasa fiskalna

Pod pojęciem eksportu towarów rozumie się dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium Polski poza terytorium Unii Europejskiej. Na potwierdzenie przeprowadzonej transakcji przedsiębiorca musi wejść w posiadanie jednego z dokumentów wywozowych otrzymanych od urzędu celnego:

• komunikat IE-599,
• kopia komunikatu IE-599,
• dokument SAD.

Jest to niezbędne, żeby można było zastosować 0% stawkę podatku VAT.

W przypadku eksportu towarów na rzecz konsumenta nie ma obowiązku wystawiania faktury. Jednak trzeba wiedzieć, że taka sprzedaż powinna być udokumentowana na kasie fiskalnej, chyba że przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia dostawy towarów w systemie wysyłkowym, o którym jest mowa w Rozporządzeniu.

Przykład 12

Pan Rafał prowadzi sklep internetowy i jest ukierunkowany na sprzedaż do Stanów Zjednoczonych, również dla konsumentów. Na mocy Rozporządzenia w sprawie zwolnień z ewidencji na kasie pan Rafał nie rejestruje sprzedaży na kasie fiskalnej, w tym eksportu na rzecz konsumentów, ale dobrowolnie wystawia faktury, które są księgowane w rejestrze VAT sprzedaży.

Eksport usług – miejsce opodatkowania

Eksport usług obejmuje zarówno transakcje dokonywane na terenie UE, jak i poza UE. Kluczowe przy eksporcie usług będzie prawidłowe określenie miejsca świadczenia takiej usługi.

Jeśli już to zostanie rozstrzygnięte, to będzie wiadomo, gdzie taka usługa powinna być opodatkowana w VAT – w Polsce czy w innym kraju. Przepisy zostały tak zdefiniowane, że od zasady ogólnej opodatkowania istnieje szereg wyjątków, bez których znajomości nie będzie możliwe prawidłowe rozliczenie w VAT.

Właściwe określenie miejsca opodatkowania będzie kluczowe dla prawidłowego rozliczenia w podatku VAT, a także ustalenie, czy sprzedaż powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej.

Świadczenie usług dla zagranicznego konsumenta a kasa fiskalna

Świadczenie usług może również korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o ile przedsiębiorca spełnia warunki opisane w Rozporządzeniu. Czy świadczenie usług na rzecz zagranicznego konsumenta będzie rejestrowane na kasie fiskalnej, będzie zależało od tego, w którym kraju usługa powinna być opodatkowana w VAT.

Przykład 13

Pan Michał zajmuje się holowaniem samochodów. Otrzymał zlecenie od zagranicznego konsumenta na holowanie samochodu osobowego. Taka usługa będzie opodatkowana na zasadach ogólnych w Polsce i podlega ewidencji na kasie fiskalnej.

Przykład 14

Pani Ewa prowadzi firmę ubezpieczeniową. Otrzymała zlecenie na przygotowanie polisy ubezpieczeniowej od konsumenta z Ukrainy. W tym przypadku zgodnie z przepisami usługa jest opodatkowana w VAT na terenie Ukrainy, nie podlega w Polsce ewidencji na kasie fiskalnej.

Przykład 15

Pan Piotr prowadzi firmę budowlaną. Otrzymał zlecenie od konsumenta z Niemiec na budowę domu w Niemczech. W takim przypadku usługa jest opodatkowana w VAT w Niemczech, a więc pan Piotr nie ma obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego w Polsce.

Przykład 16