Jak ukryć fakturę w KSeF? Dodatkowa funkcjonalność w Krajowym Systemie e-Faktur!

×

Kto może ukryć fakturę w KSeF?

Ukryć fakturę w wynikach wyszukiwania KSeF może tylko nabywca lub podmiot przez niego uprawniony w zakresie dostępu do faktur. Można zatem ukryć tylko fakturę zakupową. Nabywca będzie mógł ukryć nie tylko faktury, ale także inne dokumenty, które uzna za niezasadne do wyświetlenia na swoim koncie.

Usługa ukrywania faktur zakupowych zostanie udostępniona w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej systemu KSeF 2.0.

Sprzedawca oraz podmiot przez niego uprawniony nie ma możliwości ukrycia faktury w KSeF (nie ma dostępu do funkcji ukrycia faktury sprzedaży).

Kiedy można ukryć fakturę?

Mechanizm ukrywania faktur jest jedynie funkcjonalnością techniczną, więc nie jest to uregulowane w przepisach. Decyzja o ukryciu faktury będzie zależała od nabywcy. Podręcznik KSeF 2.0 podpowiada, że funkcjonalność ta może być przydatna w szczególności w następujących sytuacjach:

• gdy podatnik otrzymał w KSeF fakturę, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji gospodarczej (faktycznego nabycia), i nabywca oczekuje na wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę „do zera”;
• gdy kupujący otrzymał w KSeF fakturę, w stosunku do której zgłosił podejrzenie oszustwa do administracji podatkowej, i w związku z tym nie ujmuje jej w ewidencji zakupu VAT;
• gdy nabywcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT w stosunku do danej transakcji udokumentowanej fakturą (np. przy nabyciu usług noclegowych i gastronomicznych);
• gdy wystąpią inne okoliczności, wynikające z potrzeb danego podatnika: jest to katalog otwarty.

Jak ukryć fakturę?

Aby ukryć fakturę zakupową, należy podać uzasadnienie zgłoszenia. Ukrycie dotyczy pojedynczej faktury, nie ma możliwości zbiorczego ukrycia.

Proces wymaga oznaczenia faktury jako ukrytej oraz podania powodu (np. “nkup”, “do wyjaśnienia z dostawcą”, “błędna faktura” itp.). Informacja o ukryciu faktury nie będzie komunikowana sprzedawcy w KSeF.

Faktura jest ukrywana tylko dla konkretnego, upoważnionego podmiotu. Przykładowo jeśli klient ukryje fakturę dla swojego biura rachunkowego, dokument ten nadal będzie widoczny dla niego i jego pracowników.

Proces ukrycia faktury w KSeF jest odwracalny: Ukrytą fakturę można w każdej chwili przywrócić do widoku.

Przywrócenie widoczności faktury

Przywrócenie widoczności ukrytej e-Faktury, podobnie jak jej wcześniejsze ukrycie, wymaga uzasadnienia wykonania tej czynności. Czynność tę może wykonać podmiot, który posiada uprawnienia do przeglądania faktur.

Aby przywrócić widoczność wcześniej ukrytej e-Faktury w systemie KSeF, należy wykonać tę operację osobno dla każdej faktury (system nie umożliwia przywracania zbiorczego).

Statusy widoczności faktury

System KSeF umożliwia weryfikację statusu operacji związanych z ukryciem lub przywróceniem widoczności faktury. W odpowiedzi system podaje informacje obejmujące:

• aktualny stan widoczności dokumentu (czy faktura jest ukryta, czy dostępna);
• datę ostatniej zmiany widoczności w danym kontekście — zarówno ukrycia, jak i przywrócenia; jeśli faktura nigdy nie była ukryta, pojawi się komunikat o braku zmian;
• uzasadnienie ostatnio wykonanej operacji (ukrycia lub przywrócenia).