Jak wysłać UPL-1 online? Sprawdź jak to zrobić?

Wielu przedsiębiorców nie prowadzi samodzielnie rozliczeń podatkowych, najczęściej takie czynności w ich imieniu wykonują biura rachunkowe. W takim przypadku na etapie podpisania umowy trzeba ustalić, kto będzie podpisywał i wysyłał deklaracje do urzędu skarbowego. Jeśli w imieniu przedsiębiorcy będzie to robiło biuro, to musi otrzymać odpowiednie upoważnienie. Takie upoważnienie do podpisywania deklaracji mogą złożyć również osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W dzisiejszej publikacji dowiemy się jak wysłać UPL-1 za pośrednictwem Profilu Zaufanego.

Kto i po co składa upoważnienie UPL-1?

Dokonywanie rozliczeń podatkowych nie jest wcale takie proste, nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców chce, żeby w ich imieniu robili to księgowi, którzy są odpowiednio do tego przygotowani. Jednak występowanie w imieniu przedsiębiorcy przed organami podatkowymi wymaga posiadania odpowiednich pełnomocnictw, których jest kilka rodzajów. Przedsiębiorców może zainteresować, kto może zostać pełnomocnikiem w sprawach podatkowych, w takim razie odsyłamy do podlinkowanej publikacji, w której dostępne są szczegóły na ten temat. Jeśli chodzi o dokument UPL-1, to jest pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Jak przekazać pełnomocnictwo UPL-1 do urzędu skarbowego?

Upoważnienie UPL-1 do podpisywania deklaracji należy złożyć stosownie wcześniej przed obowiązkiem przesłania pierwszej deklaracji. Musi ono zostać odnotowane w urzędzie skarbowym, a nie zawsze dzieje się to od razu. Jeśli urząd nie zdąży przetworzyć pełnomocnictwa system co prawda pozwala przesłać deklarację, ale pojawia się komunikat statusie: 402 – “Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji”. A to oznacza, że deklaracja nie zostanie skutecznie dostarczona do organu podatkowego.

Jak wysłać UPL-1 przez e-Urząd Skarbowy?

Na stronach rządowych co jakiś czas pojawiają się informacje na temat kolejnych funkcjonalności, które są wprowadzane z myślą o przedsiębiorcach, ale również o pozostałych klientach urzędów administracji rządowej i samorządowej. Z taką myślą powstał system informatyczny nazwany e-Urząd Skarbowy, dzięki któremu można załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Nowe narzędzie jest bardzo przyjazne w obsłudze i warto się do niego przekonać. Dzisiaj zajmiemy się tematem złożenia upoważnienia UPL-1 właśnie przez e-US. W tym celu należy wejść na stronę podatki.gov.pl, gdzie w prawym górnym rogu wybieramy e-Urząd Skarbowy:

Pojawia się tablica, na której wybieramy sposób logowania, jak widać poniżej jest z czego wybierać.

Bez względu na to, w jaki sposób potwierdzimy naszą tożsamość efekt końcowy będzie taki sam, a mianowicie zostaniemy przekierowani na stronę e-Urzędu Skarbowego. Po lewej stronie dostępne są “Dokumenty”, wybieramy “Złóż dokument” i z dostępnej po prawej stronie listy dokumentów wybieramy “Pełnomocnictwo UPL-1”:

Przechodzimy do wypełnienia Pełnomocnictwa, dokument należy złożyć we własnym imieniu, a więc zaznaczamy kwadrat “za siebie” i przechodzimy do następnych kroków.

Widok ekranu po przejściu tych 3 kroków znajduje się poniżej:

Tak przygotowane pełnomocnictwo UPL-1 pozostaje już tylko zaakceptować i wysłać do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jak wysłać UPL-1 za pośrednictwem Profilu Zaufanego?

Pełnomocnictwo UPL-1 można również wysłać za pośrednictwem Profilu Zaufanego. Taka formuła, podobnie jak usługa e-US, jest wygodna, a dodatkowo jest to duża oszczędność czasu i pieniędzy. Profil Zaufany pozwala na podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym i identyfikację osoby, która to zrobiła. Dzięki temu taka czynność jest tak samo ważna, jak własnoręczne podpisanie dokumentu. Zobaczmy więc, jak wysłać UPL-1 za pośrednictwem Profilu Zaufanego. Na stronie rządowej epuap.gov.pl należy wybrać bezpieczny sposób logowania Profilem Zaufanym:

Na kolejnej planszy pojawia się informacja o wybranym sposobie logowania i innych dostępnych sposobach logowania, ponownie wybieramy Profil Zaufany:

Wybierając Profil Zaufany na kolejnej planszy należy już podać nazwę użytkownika lub adres e-mail i ustalone hasło do logowania. Osoby, które nie posiadają jeszcze Profilu Zaufanego mogą w tym miejscu założyć Profil:

Po zalogowaniu w katalogu spraw w części: “Podatki, opłaty, cła” wybieramy: “Podatki”:

Z dostępnej listy wybieramy “Ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej”:

Pozostaje już tylko kliknąć “Załatw sprawę”, a zostaniemy przekierowani do wypełnienia wniosku:

Wypełniony i zapisany dokument należy autoryzować “Podpisem Zaufanym” i wysłać do Ministerstwa Finansów. Po jakimś czasie dostępny będzie dokument UPO, dzięki czemu będziemy mieli pewność, że dokument dotarł do właściwej instytucji.

Jak wysłać UPL-1 – podsumowanie

Każda osoba, nie tylko przedsiębiorcy, może założyć Profil Zaufany, który jest wykorzystywany na wiele sposobów. Dzięki tej funkcjonalności można załatwić szereg spraw urzędowych, a ich katalog jest sukcesywnie rozbudowywany. Na chwilę obecną dostępnych jest wiele usług online, z których można skorzystać i załatwić sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu. Można się również logować różnymi kanałami i w efekcie osiągnąć ten sam skutek, tak jak to pokazano na przykładzie pełnomocnictwa UPL-1. Z wykorzystaniem Profilu Zaufanego można załatwić sprawę zarówno przez stronę epuap.gov.pl, jak i przez stronę podatki.gov.pl wybierając e-Urząd Skarbowy. Zakres informacji podawanych na druku pełnomocnictwa nie jest zbyt obszerny, należy podać jedynie niezbędne dane osobowe pełnomocnika i osoby, która ustanawia pełnomocnika. Profil Zaufany jest identyfikatorem elektronicznym każdej osoby, która go posiada. Dzięki niemu można obsłużyć wiele pism, które są dostępne online i załatwić wiele spraw, nie tylko w urzędzie skarbowym, ale również w ZUS, czy w urzędach gminy. Coraz więcej osób przekonuje się, że warto skorzystać z tej formy komunikacji.