Kiedy można prowadzić działalność nierejestrowaną a kiedy trzeba ją zarejestrować?

W artykule wyjaśniamy, jakie limity w działalności nierejestrowanej w 2026 decydują o tym, czy możesz korzystać z tej formy działalności, czy też musisz ją zarejestrować.

Czym jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana to rozwiązanie skierowane do osób, które chcą legalnie dorabiać na niewielką skalę bez konieczności od razu zakładania działalności gospodarczej np. przy drobnej sprzedaży internetowej czy działalności wykonywanej hobbystycznie.

Instytucja działalności nierejestrowanej została uregulowana w art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i w przepisach określana jest jako działalność nieewidencjonowana. Przepisy te wskazują, w jakich przypadkach możliwe jest prowadzenie działalności bez wpisu do CEIDG oraz jakie warunki muszą zostać spełnione, aby zachować ten uproszczony status.

Zgodnie z powołaną regulacją:

• Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225 % kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.[por. ustęp1];
• Osoba wykonująca działalność, o której mowa w ust. 1, może złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Działalność ta staje się działalnością gospodarczą z dniem określonym we wniosku [por. ustęp 2];
• Jeżeli przychód należny z działalności, o której mowa w ust. 1, przekroczył w danym kwartale wysokość określoną w ust. 1, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1. [por. ustęp 3];
• W przypadku, o którym mowa w ust. 3, osoba wykonująca działalność gospodarczą składa wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1 [por. ustęp 4];
• Przepisu ust. 1 nie stosuje się do działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej [por. ustęp 5].
• Przez przychód należny, o którym mowa w ust. 1, rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont [por. ustęp 6].

Wśród najważniejszych wniosków wynikających z powyższego przepisu regulującego działalność nierejestrowaną należy wyróżnić:

• LIMIT PRZYCHODU:
  • w 2026 roku działalność nie jest uznawana za działalność gospodarczą, jeżeli przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę
  • limit ma charakter kwartalny, a nie miesięczny, i jest uzależniony od aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia
• BRAK WCZEŚNIEJSZEJ DZIAŁALNOŚCI:
  • aby skorzystać z działalności nierejestrowanej, osoba fizyczna nie mogła prowadzić działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
• ZAREJESTROWANIE DZIAŁALNOŚCI W CEIDG:
  • prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wymaga wpisu do CEIDG;
  • osoba fizyczna wykonująca działalność nieewidencjonowaną nie jest przedsiębiorcą i nie spoczywają na niej obowiązki związane z wykonywaniem działalności gospodarczej;
  • dopiero jeżeli przychód należny przekroczy w danym kwartale limit 225% minimalnego wynagrodzenia, to działalność automatycznie staje się działalnością gospodarczą z dniem przekroczenia limitu, w takim przypadku osoba wykonująca działalność ma obowiązek złożyć wniosek o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia limitu
  • osoba wykonująca działalność nierejestrowaną może również dobrowolnie zarejestrować działalność w CEIDG, a działalność ta stanie się działalnością gospodarczą od daty wskazanej we wniosku
• WYŁĄCZENIE DLA SPÓŁKI CYWILNEJ:
  • przepisy dotyczące działalności nierejestrowanej nie dotyczą osób działających w ramach spółki cywilnej.
• PRZYCHÓD NALEŻNY
  • przychód liczony jest jako kwota należna, niezależnie od tego, czy została ona faktycznie otrzymana, po uwzględnieniu zwróconych towarów i udzielonych rabatów.

Obowiązki PIT, ewidencja i dokumentowanie sprzedaży w działalności nierejestrowanej 2026

Prowadzenie działalności nierejestrowanej w 2026 roku, mimo jej uproszczonej formy, wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi i ewidencyjnymi. Ich prawidłowe realizowanie ma kluczowe znaczenie nie tylko dla rozliczeń z fiskusem, ale również dla kontroli kwartalnego limitu przychodów, którego przekroczenie skutkuje obowiązkiem rejestracji działalności gospodarczej:

• EWIDENCJA SPRZEDAŻY W DZIAŁALNOŚCI NIEREJESTROWANEJ
  • Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży, w której ujmuje się wszystkie przychody należne, niezależnie od tego, czy zostały faktycznie otrzymane.
  • Ewidencja ta powinna umożliwiać jednoznaczne ustalenie wysokości przychodów osiągniętych w danym kwartale, tak aby możliwe było bieżące monitorowanie limitu 225% minimalnego wynagrodzenia brutto.
  • Brak rzetelnej ewidencji może prowadzić do nieświadomego przekroczenia limitu i utraty statusu działalności nierejestrowanej.
• OBOWIĄZKI W ZAKRESIE PODATKU DOCHODOWEGO (PIT)
  • Przychody uzyskane w ramach działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wykazuje się je w rocznym zeznaniu podatkowym:
    • PIT-36 – gdy przychody są rozliczane według skali podatkowej.
    • PIT-36 – jeżeli podatnik uzyskuje wyłącznie przychody rozliczane przez płatnika (np. z umowy o pracę) oraz przychody z działalności nierejestrowanej.
  • Podatek dochodowy rozliczany jest wyłącznie w zeznaniu rocznym, bez obowiązku wpłacania zaliczek w trakcie roku.
• DOKUMENTOWANIE SPRZEDAŻY I FAKTURY
  • Niektóre czynności wykonywane na działalności nierejestrowanej mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, jednak na żądanie nabywcy osoba prowadząca taką działalność ma obowiązek wystawić fakturę. Żądanie może być zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
  • Od 2026 roku obowiązki te łączą się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF):
    • Faktury B2B – jeśli nabywcą jest inny przedsiębiorca, faktury mogą być wystawiane w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (do 10 000 zł brutto miesięcznie można jeszcze wystawić poza systemem).
    • Faktury B2C – dla konsumentów nadal można wystawiać tradycyjne faktury, ale można też je wprowadzić do KSeF dobrowolnie.

Działalność nierejestrowana – jakie działalności są wykluczone?

Działalność nierejestrowana dotyczy osób fizycznych, które prowadzą drobną działalność zarobkową w sposób uproszczony i przy spełnieniu ustawowych warunków nie muszą jej rejestrować w CEIDG. Należy jednak pamiętać, że nie każda forma aktywności może być prowadzona w formie nieewidencjonowanej.

W szczególności działalność nierejestrowana nie może być wykonywana, gdy:

• JEST PROWADZONA W RAMACH UMOWY SPÓŁKI CYWILNEJ – działalność nierejestrowana ma charakter indywidualny i może być wykonywana wyłącznie na własny rachunek osoby fizycznej, a nie w ramach spółki cywilnej.
• MA CHARAKTER DZIAŁALNOŚCI REGLAMENTOWANEJ – jeżeli dany rodzaj działalności wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. obrót alkoholem, bronią, świadczenie usług ubezpieczeniowych), nie może być prowadzony jako działalność nierejestrowana.
• WYMAGA SZCZEGÓLNYCH ZEZWOLEŃ LUB LICENCJI – działalność nierejestrowana może dotyczyć wyłącznie takich usług i produktów, które nie podlegają obowiązkowi uzyskania dodatkowych zgód administracyjnych.

W praktyce oznacza to, że możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej zależy nie tylko od wysokości przychodu, lecz także od rodzaju wykonywanej działalności i obowiązków regulacyjnych, jakie się z nią wiążą.

Działalność nierejestrowana – kto nie może jej prowadzić?

We wcześniejszej części niniejszego artykułu odpowiedzieliśmy na pytania, kiedy można prowadzić działalność nierejestrowaną oraz kto może ją prowadzić, dlatego w tym miejscu należy wyjaśnić, kto nie może prowadzić działalności nierejestrowanej oraz w jakich sytuacjach prowadzenie takiej działalności jest wyłączone przez przepisy prawa.

Zatem wśród osób,które nie mogą prowadzić działalności nierejestrowanej należy wyróżnić:

• osoby prowadzące działalność w ramach umowy spółki cywilnej – działalność wykonywana w ramach spółki cywilnej nie może być uznana za działalność nierejestrowaną, ponieważ wymaga zarejestrowania w ceidg;
• osoby prowadzące działalność podlegającą reglamentacji – działalność, która wymaga uzyskania specjalnych zezwoleń, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej nie będzie mogła być prowadzona w formie nierejestrowanej;
• osoby, które przekroczyły limit miesięcznego przychodu w przypadku działalności nierejestrowanej w 2026 roku kluczowe znaczenie ma kwartalny limit przychodu, a nie miesięczny. Limit wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku i dotyczy każdego kwartału osobno. Oznacza to, że osoba fizyczna może prowadzić działalność nierejestrowaną, jeżeli przychód należny z tej działalności nie przekroczy wskazanego limitu w żadnym kwartale. Jeżeli w którymkolwiek kwartale dojdzie do przekroczenia limitu 225% minimalnego wynagrodzenia:
  • Działalność automatycznie staje się działalnością gospodarczą.
  • Dzieje się to z dniem przekroczenia limitu, a nie od kolejnego kwartału.
  • Osoba wykonująca działalność ma obowiązek złożyć wniosek o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia.
• osoby, które wcześniej prowadziły działalność gospodarczą – osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziły działalność gospodarczą, nie mogą prowadzić działalności nierejestrowanej.

Kiedy powstaje obowiązek rejestracji działalności nierejestrowanej?

Obowiązek rejestracji działalności nierejestrowanej w CEIDG występuje w trzech sytuacjach, tj.:

I. PRZYPADKI, W KTÓRYCH DZIAŁALNOŚĆ NIEREJESTROWANA W OGÓLE NIE JEST DOPUSZCZALNA

Działalności nierejestrowanej nie można prowadzić, jeżeli:

• Przedmiot działalności wymaga uzyskania zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. sprzedaż alkoholu, usługi ochrony osób i mienia).
• Działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej.

W powyższych przypadkach obowiązek rejestracji działalności gospodarczej powstaje od samego początku, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów w kwartale.

II. PRZEKROCZENIE LIMITU PRZYCHODÓW W DZIAŁALNOŚCI NIEREJESTROWANEJ W 2026 ROKU

W 2026 roku działalność nierejestrowana może być prowadzona wyłącznie do momentu, w którym przychód w danym kwartale nie przekroczy 225% minimalnego wynagrodzenia brutto, tj. 10 813,50 zł na kwartał. Jeżeli limit ten zostanie przekroczony:

• Działalność automatycznie staje się działalnością gospodarczą.
• Zmiana statusu następuje w dniu przekroczenia limitu, a nie z końcem kwartału.
• Osoba fizyczna ma obowiązek złożyć wniosek o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia limitu.

III. DOBROWOLNA REJESTRACJA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

Niezależnie od spełniania wszystkich warunków umożliwiających prowadzenie działalności nierejestrowanej, osoba fizyczna może dobrowolnie zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG. W takim przypadku działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia wskazanego we wniosku o wpis, a nie od dnia jego złożenia.

Poniżej, w formie tabelarycznej, przedstawiamy najważniejsze zasady prowadzenia działalności nierejestrowanej oraz sytuacje, w których powstaje obowiązek jej rejestracji:

Co zrobić, gdy zostanie przekroczony limit działalności nierejestrowanej 2026? Instrukcja krok po kroku

W 2026 roku działalność nierejestrowana jest uzależniona od kwartalnego limitu przychodów, zatem przekroczenie tego limitu uruchamia konkretne obowiązki po stronie osoby fizycznej:

• KROK 1 – USTALENIE PRZEKROCZENIA LIMITU
  • należy na bieżąco monitorować przychód należny w ujęciu kwartalnym
  • jeżeli w którymkolwiek kwartale przychód przekroczy 225% minimalnego wynagrodzenia, warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej przestają być spełnione
• KROK 2 – UTRATA STATUSU DZIAŁALNOŚCI NIEREJESTROWANEJ
  • z dniem przekroczenia limitu działalność nierejestrowana automatycznie staje się działalnością gospodarczą
  • nie następuje to od nowego kwartału ani od kolejnego miesiąca, lecz dokładnie w dniu przekroczenia limitu
• KROK 3 – OBOWIĄZEK REJESTRACJI W CEIDG
  • od dnia przekroczenia limitu osoba fizyczna ma 7 dni na złożenie wniosku o wpis do CEIDG
  • niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością na gruncie przepisów podatkowych
• KROK 4 – WERYFIKACJA OBOWIĄZKÓW VAT
  • rejestrując działalność gospodarczą, należy jednocześnie sprawdzić, czy przychód z działalności przekracza limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynoszący 240 000 zł rocznie
  • jeżeli limit nie został przekroczony – możliwe jest korzystanie ze zwolnienia z VAT
  • jeżeli limit został przekroczony – konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT czynny
• KROK 5 – ZMIANA ZASAD ROZLICZEŃ PODATKOWYCH
  • od dnia przekroczenia limitu przychody osiągane z działalności podlegają już zasadom właściwym dla działalności gospodarczej
  • obejmuje to inne obowiązki ewidencyjne, podatkowe i – w razie potrzeby – podatku VAT

KSeF a działalność nierejestrowana

Od 2026 roku osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą uwzględnić nowe zasady fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Choć działalność nierejestrowana nie wymaga wpisu do CEIDG, w kontekście podatku VAT jest traktowana jak działalność gospodarcza, co oznacza to, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą być podatnikami VAT (czynnymi lub zwolnionymi) i w określonych przypadkach muszą korzystać z KSeF:

• B2B:
  • od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie osoby prowadzące działalność nierejestrowaną przy wystawianiu faktur B2B
    (ważne: transakcje B2B o wartości do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą być wystawiane poza KSeF do końca 2026 roku)
  • do końca 2026 r. osoby z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł mogą wystawiać faktury poza KSeF.
  • od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury muszą być w KSeF.
• B2C:
  • Faktury B2C (dla konsumentów) nie podlegają obowiązkowi KSeF, ale można je wystawić dobrowolnie.
• NIP:
  • Aby faktura w KSeF była poprawnie przyjęta, wymagany jest NIP sprzedawcy.
  • Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, zwolnione z VAT, które nie posiadają NIP, powinny zgłosić go w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-7.
  • Po jego nadaniu mogą już korzystać z KSeF.

Korzyści i wady z prowadzenia działalności nierejestrowanej

Korzyści

• brak konieczności dokonania zgłaszania działalności w CEIDG;
• brak konieczności dokonania zgłoszenia w urzędzie skarbowym;
• niepodleganie pod ubezpieczenie społeczne i zdrowotne ZUS – osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie musi opłacać składek ZUS (więcej na ten temat przeczytaj tutaj);
• brak uiszczania zaliczek okresowych na podatek dochodowy (więcej na ten temat przeczytasz tutaj).

Wady

• przychód należny z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto obowiązującego w danym roku (w 2026 roku: 11 812,50 zł na kwartał)
• brak możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej w formie spółki cywilnej;
• brak możliwości wykonywania działalności, która wymaga koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Obowiązki osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną

Do głównych obowiązków osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną należy:

• prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży, np. w formie notatnika lub arkusza kalkulacyjnego, w celu wykazania przychodów;
• wystawienie faktury VAT na żądanie nabywcy, jeżeli takie żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę; osoba zwolniona z VAT nie musi umieszczać swojego NIP na fakturze;
• zapłata podatku dochodowego od uzyskanych przychodów – wykazywana w rocznym zeznaniu PIT-36, składanym do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym;
• poszanowanie praw konsumenta wynikających z przepisów prawa, w tym dotyczących reklamacji, odstąpienia od umowy i odpowiedzialności za wady towaru lub usługi.

Podsumowanie

Działalność nierejestrowana w 2026 może być prowadzona, jeśli przychód w kwartale nie przekracza 225% minimalnego wynagrodzenia (10 813,50 zł). Nie obejmuje działalności wymagającej zezwoleń ani spółek cywilnych. Wymagana jest uproszczona ewidencja sprzedaży, rozliczenie PIT oraz możliwość wystawienia faktur VAT na żądanie. Należy pamiętać, że przekroczenie kwartalnego limitu powoduje automatyczne przekształcenie działalności w gospodarczą i konieczność zgłoszenia w CEIDG w ciągu 7 dni. CO szczególnie istotne, transakcje B2B muszą być fakturowane w KSeF, a faktury B2C mogą być wystawiane dobrowolnie.

A jeśli chcesz wiedzieć, czy osoba niepełnoletnia może prowadzić działalność nierejestrowaną, to przeczytaj ten artykuł.