Kiedy pracodawca musi zapewnić pracownikom posiłki i napoje ?

Obowiązek zapewnienia profilaktycznych posiłków i napojów

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania [por. art. 232 Kodeksu pracy].

Tym samym pracodawca zobowiązany jest zapewnić napoje i posiłki, w przypadku gdy:

• pracownicy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych;
• jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Warunki uciążliwe występują, gdy nasilenie szkodliwych czynników przekracza ich średni zakres.

Zgodnie z przepisami prawa pracy, jeżeli pracownicy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić im posiłki profilaktyczne. Jeżeli nie ma on możliwości bezpośredniego wydawania takich posiłków, może np. wydawać produkty spożywcze, z których pracownicy sami przyrządzą sobie posiłek. Spotyka się czasem praktykę, że pracownicy sami nabywają produkty do posiłków profilaktycznych, zaś pracodawca zwraca im koszty na podstawie faktur zakupowych [tak wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 17 lutego 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 2839/08].

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie jedno danie gorące, przy czym, jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Rozporządzenie określa przy tym warunki pracy oraz rodzaje prac, których wykonywanie rodzi po stronie pracodawcy obowiązek zapewnienia pracownikowi posiłku lub napojów.

Obowiązki pracodawcy wynikające z rozporządzenia

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

• posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego, przy czym:
• posiłki powinny zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal;
• pracodawca powinien zapewnić pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie;
• napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, co do zasady ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Należy również zapamiętać, że:

• posiłki i napoje wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie.
• pracodawca powinien zapewnić zachowanie odpowiednich warunków higienicznosanitarnych przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów.
• pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Posiłki

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
• pod ziemią;
• zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Napoje

Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25oC,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10oC lub powyżej 25oC,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28oC.

Pracodawca powinien zapewnić pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w niektórych przypadkach napoje powinny być dodatkowo wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Co szczególnie istotne, pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje, mogą natomiast żądać od zakładu pracy zwrotu poniesionych na nie wydatków w sytuacji, gdy pracodawca wbrew obowiązkowi im ich nie dostarczył.

A co z podatkiem od osób fizycznych ?

Wartość posiłków i napojów jako wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy jest wolna jest od podatku dochodowego. Od podatku wolna jest także wartość otrzymanych przez pracowników przykładowo bonów czy kuponów uprawniających pracowników do otrzymania na ich podstawie artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Bony uprawniające do nabycia posiłków lub artykułów spożywczych, które nie zostały wydane przez pracodawcę na podstawie przepisów prawa pracy lub postanowień układu zbiorowego pracy (art. 86 § 2 KP), nie podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na pracownicze ubezpieczenie emerytalne lub rentowe [ tak Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 września 2013 r., sygn. II UK 74/13].

Przekazujesz prezenty o małej wartości swoim pracownikom albo innego rodzaju podarunki o charakterze nieodpłatnym i zastanawiasz się jakie rodzi to skutki na gruncie ustawy o VAT? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Podsumowanie

Obowiązek pracodawcy w przedmiocie zapewnienia pracownikom określonych świadczeń rzeczowych w postaci posiłków i napojów należy do obowiązków w zakresie pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Zgodnie z przepisami prawa pracy, jeżeli pracownicy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić im posiłki i napoje profilaktyczne.