Kilometrówka a podpis elektroniczny

kilometrówka a podpis elektroniczny

Twoja firma korzysta z odliczenia 100% VAT od samochodów osobowych? Sprawdź w jaki sposób potwierdzać ewidencję przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT i kosztu w podatku dochodowym korzystając z samochodów osobowych w prowadzonej działalności gospodarczej muszą spełniać pewne warunki ustawowe. W takim przypadku ustawodawca wprowadził obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę.

Kiedy jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu?

Taka ewidencja jest nazywana również potocznie kilometrówką. Przedsiębiorcy często w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystują samochody osobowe tylko na potrzeby tej działalności, ale musi to być w sposób właściwy udokumentowane. Przepisy pozwalają na zaliczenie do kosztów 100% wydatków eksploatacyjnych i odliczenie 100% podatku VAT od takich wydatków przy spełnieniu pewnych przesłanek. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów w 100% i przedsiębiorca pozbawiony zostaje prawa do odliczenia 100% VAT naliczonego.

Co powinna zawierać ewidencja?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona z należytą starannością, ponieważ wadliwa lub nierzetelna ewidencja nie będzie uznana przez organy skarbowe. Podstawowe informacje jakie muszą się w niej znaleźć m.in.:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby użytkującej pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • podpis osoby użytkującej i przedsiębiorcy (podatnika).

Ewidencja prowadzona zgodnie z ustawa o podatku VAT (art. 86a ust. 4) może być wykorzystana również dla celów rozliczeń w podatku dochodowym.

Czy kilometrówka może być potwierdzona podpisem elektronicznym?

Wiele firm wprowadza uproszczenia w zakresie weryfikacji, gromadzenia różnego rodzaju dokumentów, w tym również podatkowych. W dobie rozwoju usług świadczonych drogą elektroniczną z wykorzystaniem m.in. podpisu elektronicznego zrodziło się pytanie, czy kilometrówka może być potwierdzona podpisem elektronicznym złożonym przez przedsiębiorcę lub przez upoważniona przez niego osobę?

Z takim problemem zwróciła się firma, kierując wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej nr 0111-KDIB1-2.4010.364.2020.1.DP z dnia 07.09.2020 r. Wnioskodawca zadał pytanie czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym jest mowa w ustawie o VAT. Taki podpis traktuje się jako potwierdzenie przez podatnika autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem.

Podpis byłby generowany automatycznie przez Aplikację, nieedytowalny i przypisany do danego pracownika poprzez indywidualne hasło. Aplikacja uniemożliwiałby zatem modyfikację zaakceptowanej ewidencji przebiegu pojazdu, w szczególności modyfikacja ww. podpisu pracownika dokonującego potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu byłaby niemożliwa. Zatwierdzone ewidencje przebiegu pojazdu byłyby archiwizowane w Archiwum elektronicznym.

W odpowiedzi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. W ocenie Dyrektora KIS pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów.

„Jeśli podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu umożliwia jednoznaczne wskazanie osoby składającej podpis, to można uznać go za „podpis podatnika”. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak z tego wynika organy podatkowe nie kwestionują możliwości wykorzystywania podpisów elektronicznych do autoryzowania ewidencji przebiegu pojazdu.

▶ Przeczytaj również: Objaśnienia podatkowe dotyczące samochodów osobowych – przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.
Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość