Przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT i kosztu w podatku dochodowym korzystając z samochodów osobowych w prowadzonej działalności gospodarczej muszą spełniać pewne warunki ustawowe. W takim przypadku ustawodawca wprowadził obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę.

Kiedy jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu?

Taka ewidencja jest nazywana również potocznie kilometrówką. Przedsiębiorcy często w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystują samochody osobowe tylko na potrzeby tej działalności, ale musi to być w sposób właściwy udokumentowane. Przepisy pozwalają na zaliczenie do kosztów 100% wydatków eksploatacyjnych i odliczenie 100% podatku VAT od takich wydatków przy spełnieniu pewnych przesłanek. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów w 100% i przedsiębiorca pozbawiony zostaje prawa do odliczenia 100% VAT naliczonego.

Co powinna zawierać ewidencja?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona z należytą starannością, ponieważ wadliwa lub nierzetelna ewidencja nie będzie uznana przez organy skarbowe. Podstawowe informacje jakie muszą się w niej znaleźć m.in.:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby użytkującej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• podpis osoby użytkującej i przedsiębiorcy (podatnika).

Ewidencja prowadzona zgodnie z ustawa o podatku VAT (art. 86a ust. 4) może być wykorzystana również dla celów rozliczeń w podatku dochodowym.

Czy kilometrówka może być potwierdzona podpisem elektronicznym?

Wiele firm wprowadza uproszczenia w zakresie weryfikacji, gromadzenia różnego rodzaju dokumentów, w tym również podatkowych. W dobie rozwoju usług świadczonych drogą elektroniczną z wykorzystaniem m.in. podpisu elektronicznego zrodziło się pytanie, czy kilometrówka może być potwierdzona podpisem elektronicznym złożonym przez przedsiębiorcę lub przez upoważniona przez niego osobę?

Z takim problemem zwróciła się firma, kierując wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej nr 0111-KDIB1-2.4010.364.2020.1.DP z dnia 07.09.2020 r. Wnioskodawca zadał pytanie czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym jest mowa w ustawie o VAT. Taki podpis traktuje się jako potwierdzenie przez podatnika autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem.

Podpis byłby generowany automatycznie przez Aplikację, nieedytowalny i przypisany do danego pracownika poprzez indywidualne hasło. Aplikacja uniemożliwiałby zatem modyfikację zaakceptowanej ewidencji przebiegu pojazdu, w szczególności modyfikacja ww. podpisu pracownika dokonującego potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu byłaby niemożliwa. Zatwierdzone ewidencje przebiegu pojazdu byłyby archiwizowane w Archiwum elektronicznym.

W odpowiedzi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. W ocenie Dyrektora KIS pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów.

„Jeśli podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu umożliwia jednoznaczne wskazanie osoby składającej podpis, to można uznać go za „podpis podatnika”. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

Jak z tego wynika organy podatkowe nie kwestionują możliwości wykorzystywania podpisów elektronicznych do autoryzowania ewidencji przebiegu pojazdu.