Chat with us, powered by LiveChat

Kilometrówka a podpis elektroniczny

kilometrówka a podpis elektroniczny

Twoja firma korzysta z odliczenia 100% VAT od samochodów osobowych? Sprawdź w jaki sposób potwierdzać ewidencję przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT i kosztu w podatku dochodowym korzystając z samochodów osobowych w prowadzonej działalności gospodarczej muszą spełniać pewne warunki ustawowe. W takim przypadku ustawodawca wprowadził obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę.

Kiedy jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu?

Taka ewidencja jest nazywana również potocznie kilometrówką. Przedsiębiorcy często w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystują samochody osobowe tylko na potrzeby tej działalności, ale musi to być w sposób właściwy udokumentowane. Przepisy pozwalają na zaliczenie do kosztów 100% wydatków eksploatacyjnych i odliczenie 100% podatku VAT od takich wydatków przy spełnieniu pewnych przesłanek. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów w 100% i przedsiębiorca pozbawiony zostaje prawa do odliczenia 100% VAT naliczonego.

Co powinna zawierać ewidencja?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona z należytą starannością, ponieważ wadliwa lub nierzetelna ewidencja nie będzie uznana przez organy skarbowe. Podstawowe informacje jakie muszą się w niej znaleźć m.in.:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby użytkującej pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • podpis osoby użytkującej i przedsiębiorcy (podatnika).

Ewidencja prowadzona zgodnie z ustawa o podatku VAT (art. 86a ust. 4) może być wykorzystana również dla celów rozliczeń w podatku dochodowym.

Czy kilometrówka może być potwierdzona podpisem elektronicznym?

Wiele firm wprowadza uproszczenia w zakresie weryfikacji, gromadzenia różnego rodzaju dokumentów, w tym również podatkowych. W dobie rozwoju usług świadczonych drogą elektroniczną z wykorzystaniem m.in. podpisu elektronicznego zrodziło się pytanie, czy kilometrówka może być potwierdzona podpisem elektronicznym złożonym przez przedsiębiorcę lub przez upoważniona przez niego osobę?

Z takim problemem zwróciła się firma, kierując wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej nr 0111-KDIB1-2.4010.364.2020.1.DP z dnia 07.09.2020 r. Wnioskodawca zadał pytanie czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym jest mowa w ustawie o VAT. Taki podpis traktuje się jako potwierdzenie przez podatnika autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem.

Podpis byłby generowany automatycznie przez Aplikację, nieedytowalny i przypisany do danego pracownika poprzez indywidualne hasło. Aplikacja uniemożliwiałby zatem modyfikację zaakceptowanej ewidencji przebiegu pojazdu, w szczególności modyfikacja ww. podpisu pracownika dokonującego potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu byłaby niemożliwa. Zatwierdzone ewidencje przebiegu pojazdu byłyby archiwizowane w Archiwum elektronicznym.

W odpowiedzi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. W ocenie Dyrektora KIS pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów.

„Jeśli podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu umożliwia jednoznaczne wskazanie osoby składającej podpis, to można uznać go za „podpis podatnika”. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak z tego wynika organy podatkowe nie kwestionują możliwości wykorzystywania podpisów elektronicznych do autoryzowania ewidencji przebiegu pojazdu.

▶ Przeczytaj również: Objaśnienia podatkowe dotyczące samochodów osobowych – przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Odwiedź nasz
kanał na

I sprawdź:

  • podstawy prowadzenia firmy,
  • rady i opinie ekspertów,
  • bieżące terminy podatkowe.

SUBSKRYBUJ

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość