Korekta składki zdrowotnej – jak i do kiedy można jej dokonać? Kompendium

×

Zasady opłacania i korygowania składki zdrowotnej w dalszym ciągu sprawiają problemy zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym. Jak do tej pory nie doczekaliśmy szczegółowych wytycznych, czy chociażby wyjaśnień na temat zasad korygowania składki zdrowotnej. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tym tematem i odpowiemy na pytanie jak i kiedy można dokonać korekty składki zdrowotnej.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, po zakończonym roku składkowym mają obowiązek złożenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Rozliczenie jest dokonywane w deklaracji ZUS/DRA/RCA za miesiąc kwiecień, termin upływa 20 maja. Jeśli termin przypada na dzień ustawowo wolny od pracy termin, to obowiązek złożenia przechodzi na kolejny dzień roboczy. Rozliczenia dokonują przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy wybrali opodatkowanie na skali podatkowej, podatku liniowym i ryczałcie. Roczna składka zdrowotna jest obliczana w oparciu o przepisy ZUS a jej wysokość zależy od przychodu/dochodu wypracowanego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Podstawa do naliczania składki zdrowotnej

Roczna, podobnie jak miesięczna, składka zdrowotna jest obliczana w oparciu przychód czy też dochód w prowadzonej działalności gospodarczej. Co do zasady dane o przychodach/dochodach powinny być takie same, jak te wykazane w zeznaniach rocznych – PIT-28, PIT-36, PIT-36L. Jednak warto pamiętać, że nadal mogą wystąpić różnice pomiędzy przychodem/dochodem w działalności gospodarczej a podstawą do naliczania składki zdrowotnej. Wynika to z faktu, że pewne kategorie przychodów rozliczane są inaczej w podatku dochodowym a inaczej na gruncie przepisów do naliczania składki zdrowotnej. Przykładowo w przychodach do naliczania składki zdrowotnej:

• nie uwzględnia się przychodów i kosztów osiągniętych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,
• nie uwzględnia się przychodów i kosztów w związku z rozliczaniem ulgi na złe długi,
• nie uwzględnia się straty za lata ubiegłe,
• uwzględnia się przychody korzystające ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie ulgi: dla pracujących seniorów, na powrót, dla rodzin wielodzietnych,
• uwzględnia się dochód z IP BOX rozliczany w PIT/IP, chociaż nie jest wykazywany w zeznaniu PIT-36/PIT-36L,
• w kosztach uwzględnia się amortyzację zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów do końca 2021 roku. O ile przedsiębiorca podejmie decyzję o rozliczaniu w podstawie do naliczania składki zdrowotnej sprzedaż środka trwałego, to ten zabieg zmniejszy dochód do składki zdrowotnej. Począwszy od 2025 roku, przedsiębiorcy nie mają obowiązku rozliczania składki zdrowotnej od sprzedaży środka trwałego, ale mogą skorzystać z tego rozwiązania fakultatywnie.

Jak widać już w trakcie roku, mogą wystąpić różnice, pomiędzy podstawą do naliczania składki zdrowotnej i zaliczek na podatek dochodowy. Te różnice będą widoczne również po złożeniu rozliczenia rocznego. Jednak są one do wyjaśnienia w sytuacji, gdy ZUS będzie analizował roczną składkę zdrowotną w oparciu o informacje przekazane z Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Jak się okazuje, jeszcze bardziej problematyczne może być dla przedsiębiorcy skorygowanie rozliczenia rocznej składki zdrowotnej, o czym napiszemy poniżej.

Zmiana wysokości składki zdrowotnej

Do zmiany wysokości składki zdrowotnej może dojść z wielu powodów. Jest to wynikiem zmiany przychodów czy kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Obecnie rozliczanie podatku dochodowego i składki zdrowotnej działa na zasadzie naczyń połączonych. Większość zmian w rozliczeniu PIT ma swoje konsekwencje w rozliczaniu składki zdrowotnej. Już w trakcie roku podatkowego mogą wystąpić różnice w przychodach/dochodach uwzględnionych w rozliczeniu ZUS/DRA/RCA a podatkiem dochodowym.

Korekta składki zdrowotnej w trakcie roku

Ogólne zasady korygowania składki zdrowotnej zostały omówione na stronie internetowej ZUS. Czytamy tam między innym kiedy powinno się korygować rozliczenia miesięczne, a kiedy takiego obowiązku nie ma.

Jednak niektórzy przedsiębiorcy będą mieli obowiązek skorygowania wszystkich lub części deklaracji ZUS/DRA/RCA w pewnych sytuacjach, o czym można również przeczytać na tej stronie ZUS. Takie same informacje można uzyskać również na infolinii ZUS.

Korekta składki zdrowotnej za 2024 rok

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej jest dokonywane w deklaracji ZUS/DRA/RCA za miesiąc kwiecień. Termin na złożenie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 rok upływa 20 maja 2025 roku. Z rozliczenia rocznego może wyjść zarówno niedopłata, jak i nadpłata. Jeśli z rozliczenia rocznego składki zdrowotnej wyjdzie nadpłata przedsiębiorca może złożyć wniosek o jej zwrot w terminie do pierwszego dnia roboczego miesiąca czerwca. Jeśli przedsiębiorca posiada zaległości w ZUS, to nadpłata zostanie zaliczona na poczet tych zaległości, a przedsiębiorca nie otrzyma zwrotu, chyba że nadpłata będzie przewyższała kwotę zaległości, to wówczas otrzyma tylko część środków.

Za 2024 rok termin ten mija 2 czerwca 2025 r. Ta data jest ważna dla przedsiębiorców, którzy będą musieli złożyć korektę rocznego rozliczenia składki zdrowotnej z uwagi na błędne pierwotne rozliczenie złożone do 20 maja 2025 r.

Co jednak jeśli do zmiany wysokości rocznej składki zdrowotnej dojdzie po upływie tych terminów? Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa przedsiębiorca ma 5 lat na skorygowanie rozliczeń podatkowych, a to rzutuje również na roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Niestety w takich przypadkach sprawy się nieco komplikują. Jak do tej pory nie zostały również wypracowane dobre praktyki, z których mogliby skorzystać przedsiębiorcy znajdujący się w takiej sytuacji, są tylko bardzo ogólne informacje na stronie ZUS. Więcej informacji można dopiero uzyskać dzwoniąc na infolinię ZUS. Informacje, jakie można uzyskać zostały opisane w poniższym akapicie.

Roczna korekta składki zdrowotnej po złożeniu korekty zeznania rocznego

Na stronie ZUS można przeczytać, że w sytuacji gdy przedsiębiorca będzie korygować w urzędzie skarbowym zeznanie podatkowe w zakresie osiągniętego przychodu lub dochodu za dany rok podatkowy, to powinien skorygować także roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne, które wykazał w dokumentach ZUS/DRA/RCA za kwiecień danego roku. Nie ma żadnych dodatkowych informacji na temat, w jaki sposób należy to zrobić.

Termin na składanie korekty dokumentów rozliczeniowych w ZUS wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jednak jak się okazuje, złożenie takiej korekty nie jest wcale takie proste i oczywiste, przedsiębiorcy mają sporo problemów jak należy to zrobić, czy elektronicznie, czy może już tylko w formie papierowej? Na infolinii ZUS uzyskano informacje, które zostało zaprezentowane poniżej w tabeli.

Przykład 6

Pan Michał wykazał w zeznaniu rocznym PIT-36 za 2023 rok dochód do opodatkowania w wysokości 100.000 zł. W grudniu 2025 roku okazało się, że pewna kategoria kosztów uzyskania przychodów nie powinna zostać rozliczona, dlatego zeznanie zostało skorygowane. W ślad za korektą PIT-36 pan Michał przygotował również korektę rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Po korekcie dochód wyniósł 105.000 zł.

Po korekcie pan Michał ma do dopłaty 450 zł (9.450 zł – 9.000 zł) składki zdrowotnej wraz z odsetkami od 21 maja 2024 r. do dnia zapłaty, łącznie z tym dniem.

Przykład 7

Pan Jakub wykazał w zeznaniu rocznym PIT-36L za 2024 rok kwotę dochodu do opodatkowania w wysokości 300.000 zł. We wrześniu 2025 roku okazało się, że w rozliczeniu nie ujął dwóch faktur kosztowych na łączną kwotę 5.000 zł. Złożył więc korektę zeznania, w którym kwota dochodu po korekcie wyniosła 295.000 zł. Na tej podstawie dokonał również korekty rocznej składki zdrowotnej.

Z rozliczenia powstała nadpłata składki zdrowotnej w wysokości 245 zł (14.700 zł – 14.455 zł).

Przykład 8

Pani Ilona wykazała w zeznaniu rocznym PIT-28 za 2023 rok kwotę przychodu w wysokości 59.000 zł. W grudniu 2024 roku zorientowała się, że błędnie podsumowała Ewidencję przychodów, łączny przychód za cały 2023 rok wyniósł 61.000 zł. Od razu złożyła korektę zeznania PIT-28 i przygotowała korektę rocznej składki zdrowotnej. Na ryczałcie stosuje stawkę 5,5%. Roczna podstawa do naliczania składki zdrowotnej za 2023 roku wynosiła:

• przychody do kwoty 60.000 zł – 50.154,72 zł (4.179,56 zł x 12 miesięcy),
• pomiędzy 60.000 zł a 300.000 zł – 83.591,28 zł (6.965,94 zł x 12 miesięcy).

Z rozliczenia składki zdrowotnej wychodzi kwota do dopłaty w wysokości 3.009,29 zł (7.523,22 zł – 4.513,93 zł).

Inne przyczyny korekty składki zdrowotnej

Inną przyczyną zmiany wysokości składki zdrowotnej może być sytuacja, kiedy to przedsiębiorca w ogóle nie miał obowiązku zapłaty składki, a to zrobił lub mógł zapłacić niższą składkę zdrowotną, a nie posiadał takiej wiedzy.

Jak złożyć korektę składki zdrowotnej elektronicznie?

Korektę składki zdrowotnej można przesłać w postaci załącznika do pisma POG przez eZUS postępujemy zgodnie z instrukcją.

1. Logujemy się na konto PUE ZUS.
2. Przechodzimy do zakładki Płatnik.
3. Z bocznego menu wybieramy Dokumenty i wiadomości > Dokumenty robocze.
4. Klikamy utwórz nowy:

   ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

5. Z listy dostępnych dokumentów wybieramy Pismo ogólne POG i klikamy: Utwórz dokument:

   ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

6. Po kliknięciu Utwórz dokument pojawi się okno z komunikatem, który należy zatwierdzić klikając OK:

   ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

7. Wskazujemy rodzaj pisma: Wniosek i tytuł pisma np. Korekta rocznej składki zdrowotnej.

   ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

8. Dane wnioskodawcy będą pobrane automatycznie z profilu PUE ZUS.

   ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

9. Pozostaje jeszcze do uzupełnienia opis sprawy.

   ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

10. Po sprawdzeniu poprawności wypełnionego dokumentu można do pisma dodać załączniki, w tym przypadku korektę ZUS/DRA/RCA za kwiecień 2025 r.

    ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

11. Gdy dokument jest już gotowy do wysłania pismo można podpisać z wykorzystaniem:
    • kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
    • podpisu zaufanego (PZ ePUAP),
    • podpisu osobistego (e-dowodu),
    • podpisu profilem PUE.
    

    ^{Źródło: Instrukcja ZUS.}

Rozliczenie nadpłaty składki zdrowotnej po złożonej korekcie

Złożenie korekty rocznej składki zdrowotnej najczęściej wygeneruje zaległość lub nadpłatę w składce zdrowotnej. Jednak przedsiębiorca powinien jeszcze pamiętać, że skorygowanie składki zdrowotnej będzie miało wpływ na bieżące rozliczenie podatku dochodowego. Jeśli dojdzie do zwrotu nadpłaty, to przedsiębiorca na skali podatkowej i ryczałcie powinni dokonać zmiany kwoty przychodów/dochodów.

Rozliczenie niedopłaty składki zdrowotnej po złożonej korekcie

Jeśli w wyniku złożenia korekty rocznego rozliczenia składki zdrowotnej powstanie niedopłata, to przedsiębiorca ma obowiązek zapłaty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę od terminu płatności. Jednak dla nas kluczowe będzie ustalenie sposobu rozliczenia w podatku dochodowym. Również w tym przypadku ważna będzie wybrana forma opodatkowania.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat korekty składki zdrowotnej, wyjaśniono jak i kiedy można jej dokonać i jaki to ma wpływ na podatek dochodowy.

Przedsiębiorca ma prawo do złożenia rocznej korekty składki zdrowotnej, Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne, a to oznacza, że w tym terminie mogą być składane również korekty rozliczeń.

Proces składania korekty rocznego rozliczenia składki zdrowotnej nie został nigdzie szczegółowo wyjaśniony, dostępne jest tylko zdawkowe informacje. Na infolinii ZUS uzyskano informację, że korekta może być złożona, ale poza programem Płatnik czy PUE ZUS. Oznacza to, że przedsiębiorca, który chce złożyć korektę, musi wypełnić ZUS/DRA/RCA za miesiąc kwiecień odpowiedniego roku i złożyć ją osobiście, pocztą lub jako załącznik do pisma POG. ZUS sam wprowadza taki dokument do systemu.

Z rozliczenia korekty rocznej składki zdrowotnej może wyjść nadpłata lub niedopłata, a to będzie miało wpływ na rozliczenie przychodów/dochodów/kosztów w prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak proces rozliczania może być dość złożony, w zależności od wybranej formy opodatkowania w prowadzonej działalności gospodarczej, co zostało omówione w publikacji.

W przypadku nadpłaty z korekty, jeśli przedsiębiorca chce ją otrzymać, to powinien złożyć wniosek RZS-P a ZUS dokona zwrotu na wskazany rachunek bankowy. W przypadku niedopłaty należność trzeba uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.

ZUS zachęca do kontaktu w indywidualnej sprawie w przypadku korekty składki zdrowotnej, co może usprawnić i przyspieszyć cały proces.

Stan prawny na dzień: 10.05.2025 r.