KSeF a faktury od zagranicznych dostawców i dla zagranicznych klientów

---

Kto ma obowiązek korzystania z KSeF?

Do 1 lutego 2026 roku z KSeF można korzystać dobrowolnie (wersja fakultatywna KSeF). Od tej daty KSeF stanie się obowiązkowy (tzw. wersja obligatoryjna KSeF) i wejdzie on etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT);
• od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

Wyjątkowo do 31 grudnia 2026 roku będzie można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł.

Faktury od zagranicznych kontrahentów – czy muszą być w KSeF?

Faktury od zagranicznych kontrahentów nie muszą być zapisywane w KSeF.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. System jest przeznaczony do wystawiania faktur przez polskich podatników (w tym na rzecz zagranicznych kontrahentów). Faktury od zagranicznych dostawców nie będą widoczne w KSeF i nie ma obowiązku wprowadzania ich do systemu przez polskiego nabywcę.

A uszczegółowiając, zagraniczni podatnicy, którzy dokonują transakcji na terytorium Polski, nie zawsze są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co do zasady obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) w Polsce, o ile to miejsce uczestniczy w danej transakcji, dla której jest wystawiana faktura. Oznacza to, że nie każda faktura wystawiona przez zagranicznego dostawcę musi być ujęta w systemie KSeF.

Jeśli zagraniczny podatnik nie posiada w Polsce siedziby ani SMPD, może wystawiać faktury w formie elektronicznej lub papierowej poza KSeF (czyli tak jak dotychczas), nawet jeżeli jest zarejestrowany do VAT w Polsce i dana transakcja podlega tu opodatkowaniu.

Jeżeli natomiast zagraniczny podatnik ma w Polsce SMPD, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji, faktura może zostać wystawiona poza KSeF.

A zatem w przypadku, gdy zagraniczny podmiot posiada w Polsce SMPD, obowiązek korzystania z systemu e-Faktur powstaje wyłącznie wtedy, gdy to konkretne miejsce bierze udział w czynności objętej fakturą.

Przykład 1.

Francuska firma nie ma stałego miejsca działalności w Polsce (brak SMPD w PL), ale wynajmuje tu nieruchomość i jest zarejestrowana do VAT PL – brak obowiązku wystawienia faktury w KSeF.

Przykład 2.

Holenderska firma ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i sprzedaje oprogramowanie, ale jej polski oddział nie bierze w tym udziału (SMPD w PL nieuczestniczące) – brak obowiązku wystawienia faktury w KSeF.

Przykład 3.

Polskie biuro słowackiej firmy świadczy usługę tłumaczeniową (SMPD PL uczestniczące) – faktura musi być wystawiona w KSeF.

Faktury sprzedaży dla zagranicznych kontrahentów

O ile faktury od zagranicznych dostawców (czyli wystawiane przez firmy spoza Polski) są co do zasady wyłączone z KSeF, to inaczej jest z fakturami dla zagranicznych klientów – w ich przypadku nie przewidziano takiego wyłączenia.

To oznacza, że faktury dla kontrahentów z zagranicy również trzeba będzie wystawiać w KSeF. Najczęściej jednak będą one dostarczane nabywcy poza KSeF (w sposób z nim uzgodniony). Faktura udostępniana nabywcy poza KSeF będzie musiała być oznaczana kodem QR.

Samofakturowanie w KSeF a zagraniczni kontrahenci

W przypadku samofakturowania, czyli sytuacji, gdy fakturę wystawia nabywca towaru lub usługi w imieniu i na rzecz sprzedawcy, istnieją pewne ograniczenia w przypadku relacji z zagranicznymi kontrahentami co do wystawianie faktur w KSeF.

Kluczowym warunkiem technicznym umożliwiającym wystawienie faktury w KSeF jest posługiwanie się przez obie strony transakcji polskim numerem identyfikacji podatkowej (NIP PL).

Jeśli nabywca nie posiada lub nie używa polskiego NIP-u dla danej czynności – jak to ma miejsce w przypadku firm zagranicznych spoza Polski – nie ma możliwości wystawienia faktury w KSeF przez tego nabywcę. System KseF nie pozwala na nadanie uprawnień do samofakturowania podmiotowi, który nie został zidentyfikowany za pomocą NIP PL. W takiej sytuacji, mimo że istnieje obowiązek wystawienia faktury, należy ją sporządzić poza systemem KSeF – w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), zgodnie z dotychczasowymi zasadami.

Przykład 5.

Pani Paulina dla swojej JDG nabywa usługi od portugalskiej firmy, zarejestrowanej w Portugalii do VAT UE. Strony mają podpisaną umowę o samofakturowaniu. Faktury wystawiana przez panią Paulinę w imieniu i na rzecz portugalskiej firmy (która nie ma NIP PL) musi być wystawiona poza KSeF.

Podobne ograniczenie dotyczy sytuacji, gdy samofakturowanie dotyczy transakcji, w której to sprzedawca nie posiada polskiego NIP-u. Nawet jeśli nabywca jest polskim podatnikiem i ma nadany NIP PL, to brak takiego numeru po stronie sprzedawcy uniemożliwia wygenerowanie faktury w KSeF.

Przykład 6.

Pan Jan ma podpisaną umowę o samofakturowanie z firmą norweską, dla której świadczy usługi programistyczne. Firma norweska (nieposiadająca NIP PL) wystawia faktury (na siebie) w imieniu i na rzecz pana Jana. W takim przypadku faktury powinny być wystawiane poza KSeF (tj. elektroniczne lub w postaci papierowej).

Wyłączenie z korzystania z KSeF w ramach samofakturowania dotyczy przede wszystkim eksportu towarów, świadczenia usług za granicę (gdy miejscem opodatkowania jest kraj trzeci) lub transakcji z zagranicznymi podatnikami, dla których miejscem opodatkowania jest Polska, ale którzy nie mają polskiego NIP-u.

WYJĄTEK: WDT A KSEF

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) możliwe jest samofakturowanie w KSeF, mimo że unijny nabywca nie posiada polskiego NIP-u. Warunkiem jest, aby posiadał ważny numer VAT UE nadany w innym państwie członkowskim UE niż Polska.

Polski sprzedawca może dobrowolnie nadać takiemu kontrahentowi uprawnienie do samofakturowania w systemie KSeF. Wówczas to nabywca z UE wystawia fakturę w imieniu polskiego podatnika, a faktura trafia do KSeF z identyfikatorem NIP PL sprzedawcy.

Aby skorzystać z tej opcji, nabywca unijny musi mieć kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną, a uprawnienia może nadać tylko polski podatnik. Jest to opcja dobrowolna, nie obowiązek.

Uwaga! W powyższym przypadku podmioty mogą dobrowolne wystawiać faktury w KSeF, nie mają jednak takiego obowiązku. A zatem tutaj samofakturowanie WDT może odbyć się zarówno w KSeF, jak i poza nim.

Szczegółowe informacje o samofakturowaniu w relacjach z zagranicznymi kontrahentami przedstawiliśmy w artykule: Samofakturowanie w Krajowym Systemie E-Faktur (Samofakturowanie a wyłączenia z obowiązkowego KSeF).

Udostępnianie e-faktur podmiotom niekorzystającym z KSeF

Polscy podatnicy VAT będą mieli obowiązek wystawić faktury w KSeF nawet dla firm z zagranicy. Zaś firmy te (bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także polskiego NIP) – z reguły, nie będą miały dostępu do KSeF.

Dlatego sprzedawca będzie musiał przekazać fakturę wystawioną w KSeF (tryb online) dla zagranicznego kontrahenta w uzgodniony z nim sposób, np. w formie PDF, mailowo, albo nawet papierowo, jeśli tak się umówią. Faktura taka powinna być opatrzona jednym kodem QR, który ma na celu możliwość zweryfikowania przez kontrahenta, że dokument faktycznie istnieje w KSeF.

Jeśli zaś faktury będą wystawiane w trybie offline24 (awaria KSeF, brak internetu itp), to w przypadku przekazywania jej nabywcy poza KseF (np. dla kontrahenta z zagranicy) dokument powinien mieć dwa kody QR; pierwszy kod QR pozwala zweryfikować dane faktury i zapewnia dostęp do niej (pod nim widnieje napis „OFFLINE”), drugi kod QR służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury (pod nim widnieje napis „CERTYFIKAT”).