KSeF a tryb offline w e-commerce – jak dokumentować sprzedaż w razie awarii systemu?

KSeF a tryb offline w e-commerce – omówione zagadnienia:

KSeF – tryb online i tryb offline

Od momentu uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne na dwa sposoby, tj. w trybie online lub offline. Choć podstawowym sposobem działania systemu jest tryb online, to w praktyce równie ważna jest wiedza na temat tego, jak funkcjonują tryby offline, czyli rozwiązania awaryjne pozwalające na wystawianie faktur nawet wtedy, gdy połączenie z KSeF jest niemożliwe.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się faktem! Kogo będzie dotyczył KSeF? Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:

TRYB ONLINE – STANDARDOWY SPOSÓB WYSTAWIANIA FAKTUR

Tryb online jest trybem domyślnym i podstawowym w zakresie pracy w KSeF, a faktura wystawiana w tym trybie jest:

wystawiana w czasie rzeczywistym,
automatycznie przesyłana do KSeF,
uznawana za „otrzymaną” przez nabywcę w momencie nadania numeru identyfikującego (tzw. numer KSeF).

TRYBY OFFLINE – GDY NIE MOŻNA POŁĄCZYĆ SIĘ Z KSeF

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których nie ma dostępu do Internetu albo KSeF po prostu nie działa. Wówczas można skorzystać z jednego z trzech trybów offline, tj.:

Tryb offline 24 – stosowany, gdy przedsiębiorca nie ma połączenia z KSeF, np. z powodu braku Internetu lub problemów technicznych. Można jednak w nim wystawić fakturę lokalnie w swoim systemie księgowym i wysłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Tryb offline – niedostępność KSeF – stosowany, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłasza przerwę techniczną lub prace serwisowe. Wówczas istnieje możliwość wystawiania faktur offline, ale należy pamiętać o konieczności przesłania ich do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy, zgodnie z komunikatem opublikowanym w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów.

Tryb awaryjny – awaria KSeF lub interfejsu – stosowany, gdy Ministerstwo Finansów ogłasza awarię systemu KSeF lub jego interfejsu w BIP Ministerstwa Finansów. W tym trybie faktury również wystawia się offline, a przedsiębiorca ma 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby przesłać je do systemu.

Przygotuj się na KseF!

Dowiedz sie więcej o KSeF w IFIRMA.

Zastanawiasz się, czy można anulować fakturę w KSeF? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

WAŻNE – KSeF a tryb online – w tym trybie faktury są wystawiane w czasie rzeczywistym i natychmiast przesyłane do systemu.

KSeF a tryb offline – w ramach trybu offline przewidziano kilka wariantów, tj. offline 24, offline – niedostępność KSeF i tryb awaryjny. Faktury wystawiane w trybie offline powstają poza systemem KSeF, a następnie należy je przekazać do systemu po przywróceniu połączenia lub usunięciu awarii.

Tryby wystawiania faktur w KSeF

TRYB	PODSTAWA PRAWNA	WARUNKI ZASTOSOWANIA	STRUKTURA FAKTURY	POLE P_1 (DATA)	TERMIN PRZESŁANIA DO KSEF	UWAGI
ONLINE	art. 106na ustawy o VAT	zawsze tryb domyślny	struktura logiczna FA(3)	data w numerze KSeF	natychmiast	faktura trafia do KSeF w czasie rzeczywistym
OFFLINE 24	art. 106nda / art. 106nha	stosowany przy braku dostępu do sieci lub Internetu; publikacja zasad w BIP MF	struktura logiczna FA(3)	data wystawienia (pole P_1)	do końca następnego dnia roboczego	faktura oznaczona dwoma kodami QR, drugi kod generowany z użyciem certyfikatu KSeF typu 2
OFFLINE – NIEDOSTĘPNOŚĆ KSEF	art. 106nh	publikacja informacji o niedostępności KSeF w BIP MF	struktura logiczna FA(3)	data wystawienia (pole P_1)	do 7 dni roboczych od dnia przywrócenia dostępności KSeF	dotyczy sytuacji awarii systemu po stronie Ministerstwa Finansów
TRYB AWARYJNY (AWARIA SYSTEMU INTERFEJSOWEGO)	art. 106nf	publikacja komunikatu w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym	struktura logiczna FA(3)	data wystawienia (pole P_1)	do 7 dni roboczych od dnia usunięcia awarii	dotyczy awarii oprogramowania lub interfejsu podatnika (np. ERP lub systemu sprzedażowego)
POZA KSEF (PAPIER / PDF)	art. 106ng	masowy przekaz, np. systemy POS lub brak obowiązku korzystania z KSeF	faktura nieustrukturyzowana	brak	brak	nie jest fakturą w rozumieniu KSeF, ale stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT

Co oznaczają „dwa kody QR” na fakturze wystawionej w trybie offline 24?

Wystawiając fakturę w trybie offline 24, podatnik musi oznaczyć dokument dwoma kodami QR – jeden służy do identyfikacji faktury, a drugi do potwierdzenia jej autentyczności.

PIERWSZY KOD QR – IDENTYFIKACYJNY („OFFLINE”)

Jest generowany automatycznie przez system księgowy lub aplikację do fakturowania.
Zawiera podstawowe dane faktury, takie jak numer, NIP, kwoty czy daty.
Umożliwia szybką identyfikację dokumentu – np. nabywca może zeskanować kod i sprawdzić dane faktury, zanim zostanie ona przesłana do KSeF.
Posiada oznaczenie „OFFLINE”.

DRUGI KOD QR – AUTORYZACYJNY („CERTYFIKAT”)

Potwierdza autentyczność i integralność faktury.
Jest generowany przy użyciu certyfikatu KSeF (typu 2), który podatnik wcześniej pobiera z systemu.
Pełni funkcję zbliżoną do podpisu elektronicznego – potwierdza, że faktura rzeczywiście pochodzi od zarejestrowanego użytkownika KSeF.
Posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”.

KOD QR	OZNACZENIE	CEL	GENEROWANIE
PIERWSZY	„OFFLINE”	identyfikacja i weryfikacja danych faktury	automatycznie przez system księgowy
DRUGI	„CERTYFIKAT”	potwierdzenie tożsamości wystawcy	z użyciem certyfikatu KSeF typu 2

Tryb offline KSeF w e-commerce – praktyczne aspekty

KROK I – ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA I WYGENEROWANIE FAKTURY

Tryb online

Klient składa zamówienie w sklepie internetowym.
System e-commerce automatycznie generuje fakturę elektroniczną i natychmiast przesyła ją do KSeF.
Faktura otrzymuje numer identyfikujący w KSeF, stając się pełnoprawnym dokumentem.
Klient otrzymuje fakturę w uzgodniony sposób – e-mail, PDF w panelu klienta lub B2B.
Data wystawienia faktury odpowiada polu P_1 w strukturze FA(3).

Tryb offline

Klient składa zamówienie w sklepie internetowym.
System generuje fakturę w trybie offline, jeśli KSeF jest niedostępny z powodu przerwy technicznej lub awarii.
Faktura zostaje oznaczona jako „OFFLINE” i trafia do kolejki faktur do późniejszego przesłania do KSeF.
W trybie offline 24 generowane są dwa kody QR:
- OFFLINE – do identyfikacji faktury
- CERTYFIKAT – do potwierdzenia autentyczności (jeśli wymagany)
Faktura jest przechowywana i monitorowana w systemie, aby nie została pominięta przy późniejszym przesyłaniu.
W przypadku awarii całkowitej KSeF, faktura pozostaje offline i musi być udokumentowana w wewnętrznej ewidencji sprzedaży (lista faktur offline, kopie PDF/XML, raporty sprzedaży).

KROK II – PRZECHOWYWANIE I MONITOROWANIE FAKTUR

Tryb online

Faktury są przechowywane w systemie z oznaczeniem „przesłane”, gotowe do weryfikacji i archiwizacji.

Tryb offline

Faktury zapisane w kolejce offline są monitorowane, aby żadna nie została pominięta.
W przypadku awarii całkowitej KSeF należy prowadzić wewnętrzną ewidencję sprzedaży (lista faktur, kopie PDF/XML, raporty sprzedaży).
Możliwa jest lokalna korekta faktury zgodnie ze strukturą FA(3).

KROK III – PRZESYŁANIE FAKTUR DO KSEF

Tryb online

Faktura już została przesłana do KSeF i posiada numer identyfikujący.

Tryb offline

Po przywróceniu KSeF system automatycznie wysyła faktury offline.
Numer identyfikujący KSeF zostaje nadany po przesłaniu.
Terminy przesyłania:
- planowana przerwa/niedostępność KSeF (najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy),
- awaria KSeF (w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii),
- awaria całkowita (faktury offline pozostają w ewidencji wewnętrznej).

KROK IV – UDOSTĘPNIENIE FAKTURY KLIENTOWI

Tryb online

Faktura jest od razu dostępna klientowi w formie e-maila, PDF lub przez panel klienta.
Datą otrzymania jest moment nadania numeru w KSeF.

Tryb offline

Faktura udostępniana klientowi w sposób uzgodniony: e-mail, PDF, panel klienta.
Datą otrzymania jest moment faktycznego udostępnienia klientowi (szczególnie istotne dla konsumentów lub podmiotów bez NIP).
W przypadku awarii całkowitej faktura pozostaje offline, a klient otrzymuje dokument w formie uzgodnionej.

KROK V – KONTROLA I ARCHIWIZACJA

Tryb online

Faktury są automatycznie archiwizowane w systemie (PDF/XML), gotowe do raportów i weryfikacji.

Tryb offline

Wszystkie faktury offline należy archiwizować elektronicznie.
System monitoruje przesłanie faktur do KSeF, aby zapewnić kompletność danych i zgodność ze strukturą FA(3).
W przypadku awarii całkowitej prowadzi się wewnętrzną ewidencję sprzedaży (pozwala to udokumentować transakcje w księgowości i do celów podatkowych).

Więcej na temat KSeF w e-commerce i faktur B2B i B2C w sprzedaży online przeczytaj tutaj.

Podsumowanie

Dzięki KSeF sprzedaż w e-commerce może przebiegać sprawnie, nawet jeśli system chwilowo przestaje działać. Tryb online w KSeF pozwala na natychmiastowe przesłanie faktury do systemu, a tryb offline w KSeF obejmujący kilka trybów, tj. offline 24, tryb offline – niedostępność KSeF czy tryb awaryjny daje możliwość wystawienia dokumentu mimo awarii czy planowanej przerwy. Co ważne, klient nigdy nie pozostaje bez faktury, bo każda transakcja zostaje udokumentowana, tym, że do KSeF zostanie wysłana nieco później.