KSeF a zwrot podatku VAT – czy faktury ustrukturyzowane zmienią termin zwrotu VAT?

Zwrot VAT – zasada ogólna

Z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a w szczególności z przepisu art. 87 wynika możliwość rozdysponowania nadwyżki podatku naliczonego nad należnym poprzez jej przeniesienie na następne okresy rozliczeniowe albo zwrot różnicy na rachunek bankowy. Jeśli chodzi o najważniejsze informacje dla podatnika wynikające z tegoż przepisu, to:

Z przepisu art. 87 ust. 1 ustawy o VAT wynika wprost, że jeżeli w danym okresie rozliczeniowym podatek naliczony przewyższa podatek należny, podatnik:

• może przenieść nadwyżkę na kolejne okresy rozliczeniowe albo
• żądać jej zwrotu na rachunek bankowy.

Organ podatkowy nie może dowolnie odmówić zwrotu – może jedynie zweryfikować jego zasadność.

Zgodnie z przepisem art. 87 ust. 2:

• standardowy termin zwrotu VAT to 60 dni od dnia złożenia deklaracji,
• zwrot następuje na rachunek bankowy zgłoszony do urzędu skarbowego (w tym rachunek na białej liście VAT).

Ustaw o VAT jednoznacznie wskazuje, że:

• jeżeli zasadność zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji, naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć termin zwrotu,
• weryfikacja może odbywać się w ramach:
  • czynności sprawdzających,
  • kontroli podatkowej,
  • kontroli celno-skarbowej,
  • postępowania podatkowego.

Co istotne, samo przedłużenie terminu nie oznacza zakwestionowania zwrotu.

Jeżeli po przeprowadzeniu czynności:

• organ potwierdzi zasadność zwrotu,
• zwrot zostanie dokonany po upływie pierwotnych 60 dni,
• podatnikowi przysługują odsetki w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej. Ma to istotne znaczenie przy długotrwałych weryfikacjach.

Zwrot VAT a KSeF

Obecnie obowiązujące przepisy ustawy o VAT w art. 87 ust. 5b przewidują możliwość szybszego, bo w terminie 40 dni otrzymania zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym przez podatników, którzy dobrowolnie wystawiają wyłącznie faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Należy jednak pamiętać, że prawo do skorzystania z tego skróconego terminu przysługuje wyłącznie po spełnieniu wszystkich ustawowych warunków, które muszą zostać spełnione łącznie.

Jeśli chodzi o najważniejsze informacje dla podatnika wynikające z tegoż przepisu, to:

I. ZWROT VAT W 40 DNI NIE MA CHARAKTERU UZNANIOWEGO

• Jeżeli podatnik spełnia wszystkie warunki wskazane w przepisie art. 87 ust. 5b ustawy o VAT, to:
  • urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu VAT w terminie 40 dni,
  • organ podatkowy nie posiada swobody decyzyjnej w zakresie zastosowania tego terminu.

Oznacza to, że termin 40 dni do otrzymania zwrotu VAT stanowi prawo podatnika.

II. STOSOWANIE FAKTUR USTRUKTURYZOWANYCH

• Podatnik musi w danym okresie rozliczeniowym wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF.

III. OGRANICZENIE KWOTY NIEROZLICZONEJ NADWYŻKI VAT

• Jeśli kwota podatku naliczonego lub nadwyżki VAT z poprzednich okresów, wykazana w deklaracji, nie przekracza 3 tys. zł, podatnik może skorzystać ze skróconego, 40 dniowego terminu zwrotu VAT.

IV. WYMAGANA „HISTORIA PODATKOWA” PODATNIKA

• Z 40 dniowego zwrotu VAT mogą skorzystać również podatnicy, którzy przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających okres rozliczeniowy:
  • byli zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
  • składali deklaracje VAT za każdy okres rozliczeniowy,
  • posiadali rachunek bankowy zgłoszony do urzędu skarbowego i ujęty na białej liście VAT.

V. SKRÓCONY TERMIN ZWROTU NIE WYŁĄCZA KONTROLI

• Podatnicy muszą pamiętać, że zastosowanie 40-dniowego terminu zwrotu VAT nie oznacza braku kontroli. Urząd skarbowy nadal może:
  • sprawdzać zasadność zwrotu,
  • przedłużyć termin,
  • wymagać zabezpieczenia majątkowego,
  • prowadzić czynności sprawdzające i kontrole podatkowe.

Więcej na temat KSeF i kontroli podatkowych przeczytasz w tym artykule.

VI. WYJĄTKI OD WYŁĄCZNEGO STOSOWANIA FAKTUR USTRUKTURYZOWANYCH – ART. 87 UST. 5C USTAWY O VAT

• których nie można wystawić w KSeF, bo nie spełniają wzoru faktury ustrukturyzowanej udostępnionego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (art. 106nc ust. 3),
• uproszczone faktury przy sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej (art. 106e ust. 5 pkt 3).

Oznacza to, że niewystawienie części faktur w KSeF nie wyklucza prawa do 40 dniowego zwrotu VAT.

Warunki skróconego zwrotu VAT przy KSeF

Na tę chwile, aby skorzystać z 40 dniowego terminu zwrotu VAT, podatnik musi spełnić łącznie następujące warunki:

I. Wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych:

• w danym okresie rozliczeniowym podatnik wystawia tylko faktury w KSeF;
• wyjątek dotyczy faktur, których nie można wystawić w KSeF (np. niektóre faktury uproszczone).

II. Status czynnego podatnika VAT:

• podatnik musi być czynnym podatnikiem VAT przez co najmniej 12 miesięcy;
• w tym czasie musi składać deklaracje VAT za każdy okres rozliczeniowy.

III. Brak istotnych zaległości podatkowych:

• kwota nierozliczonego VAT z poprzednich okresów nie może przekraczać 3 tys. zł.

IV. Rachunek na białej liście VAT:

• zwrot VAT musi trafić na rachunek bankowy:
  • zgłoszony do urzędu skarbowego,
  • widniejący na tzw. białej liście podatników VAT.

Podsumowanie

Zwrot podatku VAT to dla przedsiębiorców ważna sprawa – każdy czeka na niego, żeby jak najszybciej poprawić płynność finansową swojej firmy. Dzięki KSeF cały proces weryfikacji i wypłaty VAT staje się szybszy i bardziej przewidywalny, co pozwala lepiej planować finanse i uniknąć niepotrzebnych opóźnień. KSeF zmienia sposób, w jaki podatnicy otrzymują zwrot VAT. Obecnie możliwy jest 40-dniowy zwrot dla tych, którzy dobrowolnie korzystają z KSeF i spełniają wszystkie warunki ustawowe. Z kolei od 1 lutego 2026 r., kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, 40 dni stanie się standardowym terminem zwrotu VAT dla wszystkich transakcji w systemie, a dotychczasowe 60 dni przestanie obowiązywać.

A jeśli chcesz wiedzieć, czy fakturę uproszczoną należy wystawiać w systemie e-faktur, to przeczytaj ten artykuł.