KSeF bez firmy w CEIDG – czy musisz mieć NIP i jak go uzyskać?

×

Kto jest obowiązany wystawiać faktury w KSeF?

Co do zasady każdy przedsiębiorca (podatnik), który według przepisów VAT musi wystawiać faktury, ma obowiązek wystawiać je w KSeF (z ustawowymi wyjątkami).

Pojęcie „przedsiębiorca” oznacza tutaj osobę prowadzącą działalność gospodarczą na gruncie ustawy o VAT. Każda taka osoba jest podatnikiem, przy czym nie musi być czynnym podatnikiem VAT.

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

Definicja podatnika i działalności gospodarczej w świetle ustawy o VAT

Działalność gospodarcza na gruncie VAT ma bardzo szeroki zakres. Obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców, usługodawców, podmiotów pozyskujących zasoby naturalne, rolników, a także osób wykonujących wolne zawody. W szczególności chodzi o czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Kluczowe są tu trzy elementy: samodzielność (działanie we własnym imieniu i na własne ryzyko), ciągłość (brak wyłącznie okazjonalnego charakteru czynności, choć jednorazowość nie zawsze wyklucza status podatnika) oraz cel zarobkowy, czyli istnienie stosunku prawnego, w ramach którego druga strona zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za świadczenie.

W praktyce podatnikami w rozumieniu ustawy VAT są m.in.:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą – niezależnie od tego, czy są podatnikami VAT czynnymi, czy korzystają ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego (czyli np. najem prywatny i NDG);
• spółki cywilne;
• spółki osobowe (np. jawne, partnerskie, komandytowe);
• spółki kapitałowe (np. sp. z o.o., spółki akcyjne);
• grupy VAT;
• inne podmioty, takie jak fundacje, wspólnoty mieszkaniowe czy stowarzyszenia, o ile wykonują czynności mieszczące się w definicji działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT.

Brak rejestracji w CEIDG nie wyklucza statusu podatnika VAT: najem i NDG

Posiadanie statusu podatnika VAT nie jest uzależnione od rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG.

Jak już powiedzieliśmy na początku, definicja działalności gospodarczej na gruncie VAT jest znacznie szersza niż ta wynikająca z Prawa przedsiębiorców.

A zatem podatnikiem VAT jest również osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną, np. świadcząca usługi kosmetyczne, krawieckie czy sprzedająca rękodzieło. W takich przypadkach mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem usług lub dostawą towarów, pomiędzy stronami istnieje stosunek zobowiązaniowy, a zapłata pozostaje w bezpośrednim związku z wykonanym świadczeniem.

Szerzej temat omówiliśmy w artykule: Działalność nierejestrowana w KSeF – najważniejsze informacje.

Podobnie jest w przypadku najmu prywatnego. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się płacić czynsz.

Najem jest więc umową dwustronnie zobowiązującą i odpłatną. Co istotne, w praktyce ma on charakter ciągły, a przychody z czynszu są stałe i powtarzalne.

Tym samym usługa najmu prywatnego – nawet jeśli prowadzona poza działalnością gospodarczą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców (poza CEIDG) – wypełnia przesłanki działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT, a osoba wynajmująca (oddająca lokal w użytkowanie) ma status podatnika (korzystającego ze zwolnienia z VAT).

Szerzej ten temat omówiliśmy w artykule: Najem prywatny KSeF – czy należy wystawiać e-faktury?

KSeF a obowiązek uzyskania NIP

Bezwzględnym warunkiem korzystania z KSeF jest posiadanie numeru NIP. Oznacza to, że jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną lub najem prywatny będzie zobowiązana wystawiać faktury w KSeF, musi wcześniej uzyskać NIP.

Nie oznacza to jednak, że każda taka osoba musi uzyskać NIP już z chwilą wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania. W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł. Do tego limitu wlicza się wyłącznie faktury objęte obowiązkiem KSeF – nie uwzględnia się faktur wystawianych dla konsumentów, faktur z kas rejestrujących ani paragonów fiskalnych uznawanych za faktury.

W praktyce oznacza to, że dla części podatników – w szczególności korzystających ze zwolnienia z VAT – realny obowiązek przejścia na pełny KSeF, a tym samym uzyskania NIP, może powstać dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Sprawdź: 10 tys. zł w JDG – od tego zależy obowiązek KSeF

Zwolnienie z VAT a obowiązek wystawiania faktur

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną czy wynajmujące lokal mogą korzystać ze zwolnienia VAT z racji nieprzekroczenia rocznych obrotów w kwocie 240 tys. zł (zwolnienie podmiotowe VAT). Czyli posiadają status podatnika zwolnionego z VAT.

Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur, chyba że zażąda tego nabywca w określonym ustawowo czasie.

Przy czym mamy tutaj wyjątek m.in do usług najmu. W przypadku wynajmu mieszkania przez osobę prywatną na rzecz innej osoby prywatnej nie ma obowiązku wystawiania faktury – nawet na prośbę nabywcy. Można to jednak zrobić dobrowolnie, korzystając z KSeF lub dokumentując najem poza tym systemem. Transakcje z osobami prywatnymi (B2C) są wyłączone z obowiązkowego KSeF, choć przepisy pozwalają na ich dobrowolne rejestrowanie w systemie.

W podręczniku KSef 2.0 (luty 2026) czytamy jeszcze, że inaczej wygląda sytuacja przy najmie na cele użytkowe świadczonym przez osobę prywatną korzystającą ze zwolnienia podmiotowego z VAT na rzecz przedsiębiorcy. Jeżeli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury, powstaje obowiązek jej wystawienia. W momencie objęcia danego podatnika obowiązkiem KSeF faktura ta powinna zostać wystawiona w systemie. Nie wszyscy eksperci jednak podzielają to stanowisko i pojawiają się głosy, że w przypadku najmu obowiązek wystawiania faktury w ogóle nie istnieje – niezależnie od tego, kto jest najemcą i czy sam o taką fakturę poprosi.

Wdrożenie obowiązkowego KSeF nie zmienia zasad określonych w art. 106b ustawy o VAT – najpierw należy ustalić, czy w ogóle istnieje obowiązek wystawienia faktury, a dopiero później, czy musi ona zostać wystawiona przy użyciu KSeF, a co za tym idzie będzie obowiązek uzyskania numeru NIP.

Jak uzyskać NIP?

Jeżeli podatnik zwolniony z VAT, który nie prowadzi działalności zarejestrowanej w CEIDG, chce wystawiać faktury w KSeF (obowiązkowo lub dobrowolnie), musi najpierw zarejestrować się do VAT jako „VAT zwolniony” na formularzu VAT-R.

Następnie powinien złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, aby uzyskać numer NIP.

Formularze VAT-R i NIP-7 można złożyć m.in. przez e-Urząd Skarbowy, a urząd nadaje NIP w ciągu maksymalnie 3 dni od otrzymania poprawnego zgłoszenia.

Szczegółowo ten proces opisaliśmy w artykule: Formularz NIP-7 – kto i kiedy powinien go wypełnić?

Podsumowanie: KSeF dla osób bez wpisu w CEIDG – kiedy wymagany NIP?

Wdrożenie obowiązkowego KSeF nie oznacza, że wszystkie przychody, np. z najmu prywatnego czy działalności nierejestrowanej, muszą być dokumentowane fakturami ani że każdy musi mieć NIP.

NIP jest potrzebny tylko wtedy, gdy faktura w relacjach B2B podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF, także dla osób bez wpisu w CEIDG. W transakcjach wyłącznie konsumenckich (B2C) obowiązek ten zazwyczaj nie powstaje.

Przy czym do końca 2026 roku podatnicy mogą jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna wartość sprzedaży objętej KSeF w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł.

W praktyce oznacza to, że pełny obowiązek korzystania z KSeF i posiadania NIP zacznie obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r., szczególnie dla tych, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT.