Aby wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF, należy przejść proces uwierzytelnienia, który potwierdza tożsamość użytkownika i przyznaje mu odpowiednie uprawnienia do korzystania z systemu.
Autoryzacja użytkownika w KSeF jest wymagana bez względu na to, czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Jesteś gotowy na KSeF?!
Już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się faktem! Kogo będzie dotyczył KSeF? Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:
Jakie są sposoby uwierzytelnienia w KSeF?
Aby korzystać z KSeF, użytkownik nie musi zakładać konta w systemie. Korzystanie z KSeF wymaga jednak weryfikacji posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienia się w systemie jedną z poniższych metod:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem zaufanym,
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (odpowiednik pieczątki firmowej),
- wygenerowanym przez System, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów – tokenem (ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych) przypisanym do danej osoby.
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Po poświadczeniu w systemie można używać KSeF m.in. w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza danym przedsiębiorcą w Systemie może działać podmiot przez niego uprawniony, np. biuro rachunkowe.
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) różni się w zależności od podmiotu.
- Osoba fizyczna z NIP (np. JDG): Uzyskuje automatyczny dostęp do KSeF, do którego może zalogować się za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli podpis kwalifikowany nie zawiera NIP/PESEL, konieczne jest zgłoszenie swoich danych na formularzu ZAW-FA.
- Osoba fizyczna bez NIP (np. najem prywatny zwolniony z VAT, działalność nierejestrowana): Aby korzystać z KSEF, musi najpierw uzyskać NIP, składając w urzędzie formularz NIP-7. Po nadaniu NIP obowiązują ją zasady jak dla osób fizycznych z NIP.
- Inne podmioty (np. spółki): Jeśli firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, ma automatyczny dostęp do KSeF. W przeciwnym razie należy złożyć formularz ZAW-FA, aby wskazać pierwszą uprawnioną osobę fizyczną. Osoba ta może następnie elektronicznie nadawać uprawnienia innym użytkownikom w KSEF. Obecnie ZAW-FA składa się w formie papierowej. Planowane jest jednak aby formularz ZAW-FA można było składać również elektronicznie.
Certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF to kolejna z metod uwierzytelnienia się w systemie.
Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF będzie możliwe od 1 lutego 2026 roku. Natomiast o wydanie certyfikatu można będzie występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 roku.
Do uwierzytelnienia się w KSeF, certyfikat nie będzie konieczny, jest to jedno z narzędzi obok podpisów elektronicznych. Natomiast taki certyfikat będzie już konieczny przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych, takich jak offline24, offline oraz awaryjnym.
Jak uzyskać certyfikat KSeF?
O certyfikat mogą wystąpić:
- osoby fizyczne (np. właściciele JDG), które są zgłoszone do KSeF (np. przez formularz ZAW-FA),
- osoby mające tzw. uprawnienia właścicielskie (czyli zarządzające firmą),
- firmy (np. spółki), które posługują się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Aby uzyskać certyfikat KSeF należy wejść do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (będzie to możliwe od 1 listopada 2025 roku), a następnie zalogować się do KSeF za pomocą podpisu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, kwalifikowaną pieczęcią lub z pomocą ZAW-FA.
Kolejny krok to złożenie odpowiedniego wniosku, po którego akceptacji będzie można pobrać certyfikat KSeF.
Certyfikat KSeF będzie ważny 2 lata.
Firmy będą mogły tworzyć wiele certyfikatów i przekazywać je swoim pracownikom.
Certyfikat KSeF stopniowo zastąpi tokeny
Tokeny, jako jedno z narzędzi uwierzytelniania, będą mogły być generowane i wykorzystywane do uwierzytelnienia się w KSeF do 31 grudnia 2026 roku.
Od 1 lutego 2026 roku możliwe będzie korzystanie zarówno z certyfikatów KSeF, jak i tokenów. Docelowo od 1 stycznia 2027 r. z tych dwóch rozwiązań pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF.
Sposoby uwierzytelnienia w KSEF: porównanie
| Metoda uwierzytelnienia |
Osoba fizyczna (np. właściciel, pracownik) |
Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) |
| Kwalifikowany podpis elektroniczny |
tak |
nie dotyczy |
| Kwalifikowana pieczęć elektroniczna |
nie dotyczy |
tak |
| Podpis Zaufany (Profil Zaufany) |
tak |
nie dotyczy |
| Token KSeF
(do 31.12.2026) |
tak (po uwierzytelnieniu innym sposobem) |
tak |
| ZAW-FA (zgłoszenie w urzędzie) |
tak |
tak |
| Certyfikat KSeF (od 1.02.2026, wnioski od 1.11.2025) |
tak (na NIP lub PESEL) |
tak (na NIP podmiotu) |
Anonimowy dostęp do faktury – bez uwierzytelniania
Krajowy System e-Faktur przewiduje również opcję anonimowego dostępu do pojedynczej e-faktury (bez uprzedniego uwierzytelniania się w systemie). W tym celu na dedykowanej stronie należy podać następujące dane:
- numer identyfikujący daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
- numer faktury,
- numer NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku;
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informacji o braku tych danych;
- kwotę należności ogółem.
Dorota Łesak 
Zatrudnianie nieletnich pracowników sezonowych na umowę cywilnoprawną
Monika Olejniczak
Kasy fiskalne w działalności gospodarczej – wszystko co powinieneś wiedzieć
Małgorzata Jagusiak
VAT- REF co to jest? Na czym to polega? Kto i jak może to rozliczyć?
Reklamacja towaru w przypadku sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami
Adrianna Glapiak
