Podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika, może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące sprzedaż, jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika. Jest to procedura tzw. samofakturowania, w której to nie sprzedawca, lecz podmiot będący nabywcą wystawia fakturę.
KSeF jako system służący do powszechnego efakturowania również umożliwia stosowanie tej procedury.
Samo przyznanie uprawnienia w systemie KSeF do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być w ten sposób wystawiane.
System KSeF nie pozwala też na przyznanie uprawnienia do samofakturowania w ograniczonym zakresie, np. tylko tylko do faktur pierwotnych. Takie ograniczenie może wynikać jedynie z postanowień umownych pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.
Nabywcy, którzy dostali uprawnienia do samofakturowania w KsEF od sprzedawcy mogą uprawniać kolejne osoby do samofakturowania na rzecz sprzedawcy.
Przedsiębiorca–sprzedawca może nadać uprawnienie do samofakturowania wskazanemu nabywcy. Będzie on uprawniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
Pan Kamil świadczy usługi informatyczne dla pani Magdy. Przedsiębiorcy mają podpisaną umowę o samofakturowaniu. Pan Kamil może nadać w KSeF uprawnienie pani Magdzie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania (rolę samofakturującego).
Osoba fizyczna uprawniona przez sprzedawcę w zakresie nadawania uprawnień w KSeF, może wskazywać podmioty/osoby, które jako nabywcy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu sprzedawcy.
Pan Kamil nadał uprawnienia do nadawania uprawnień w KSeF dla pani Izabeli. Pani Izabela może wskazać nabywcę, który będzie uprawniony do samofakturowania w imieniu i na rzecz pana Kamila.
Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty/osoby uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.
Faktury w ramach samofakturowania może wystawić nabywca, uprawniony przez sprzedawcę (patrz. przykład 1.)
Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) do wystawiania faktur, automatycznie posiada uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w imieniu sprzedawcy – jeśli przedsiębiorca nadający uprawnienia (nabywca) ma z danym sprzedawcą umowę w sprawie samofakturowania.
Pani Magda, która nabywa usługi od pana Kamila ma z nim zawartą umowę w sprawie samofakturowania. Pani Magda (która ma uprawnienia do samofakturowania w KSeF od pana Kamila) nadała uprawnienia do wystawiania faktury w KSeF dla pani Pauliny. Oznacza to, że pani Paulina może wystawiać faktury w drodze samofakturowania w imieniu i na rzecz pana Kamila (sprzedawcy) dla pani Magdy.
Podmiot uprawniony przez nabywcę do wystawiania faktur automatycznie uzyskuje także możliwość wystawiania faktur w procedurze samofakturowania – o ile nabywca posiada takie uprawnienie. Taki podmiot może następnie przekazać uprawnienia do wystawiania faktur konkretnym osobom fizycznym.
Pani Magda jest uprawniona do samofakturowania w imieniu i na rzecz pana Kamila, który świadczy dla niej usługi programistyczne. Pani Magda nadała uprawnienie do wystawiania faktur dla biura rachunkowego IFIRMA. Z kolei biuro rachunkowe przekazało to uprawnienie swojemu pracownikowi: pani Kasi. W efekcie pani Kasia może wystawiać faktury w imieniu pani Magdy – także w ramach samofakturowania – na rzecz pana Kamila.
- Jeśli pani Kasia otrzyma uprawnienie wyłącznie do wystawiania faktur dla pani Magdy, będzie mogła wystawiać faktury tylko dla niej – również w imieniu pani Magdy, w ramach samofakturowania.
- Jeśli natomiast otrzyma uprawnienie do wystawiania faktur dla wszystkich partnerów, którzy powierzyli takie uprawnienie IFIRMA, będzie mogła wystawiać faktury w imieniu wielu nabywców, w tym również w procedurze samofakturowania.
Do wystawienia faktury w trybie samofakturowania w KSeF konieczne są te same uprawnienia co w przypadku faktury standardowej oraz fakt nadania roli samofakturowania przez podmiot występujący w roli sprzedawcy.
Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.
Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania
Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania są widoczne w KSeF zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy. Nabywca zobaczy tylko te faktury danego sprzedawcy, które sam wystawił na podstawie zawartej umowy o samofakturowanie, oraz faktury, które sprzedawca wystawił bezpośrednio dla niego.
Nabywca nie będzie miał dostępu do innych faktur wystawionych przez tego sprzedawcę dla innych kontrahentów, ani do faktur, które sprzedawca otrzymał od innych podmiotów. Nie ma też obowiązku przekazywania numeru KSeF wystawionej faktury sprzedawcy. Ponieważ sprzedawca jest stroną transakcji automatycznie uzyskuje dostęp do tych faktur w KSeF.
Samofakturowanie a wyłączenia z obowiązkowego KSeF
Brak NIP PL nabywcy na potrzeby danej czynności
Jeżeli nabywca towaru lub usługi nie posługuje się numerem NIP PL przy danej transakcji, a faktura jest wystawiana przez niego w ramach samofakturowania, wówczas nie ma możliwości wystawienia jej w KSeF. Jednak nadal istnieje obowiązek wystawienia faktury poza systemem KSeF.
W pozostałych przypadkach, jeżeli wystąpi obowiązek wystawienia polskiej faktury, ale nabywca nie posłuży się identyfikatorem podatkowym NIP PL, nie będzie technicznej możliwości nadania mu odpowiednich uprawnień w systemie. W tych przypadkach podmioty zobowiązane do wystawienia faktur będą dokumentować transakcje poza KSeF, na dotychczasowych zasadach tj.: fakturami wystawionymi w postaci papierowej lub fakturami elektronicznymi (tj. bez możliwości ich wystawiania w KSeF).
Wyłączenia w ramach procedury samofakturowania z KSeF będą miały zastosowanie w szczególności do:
- eksportu towarów,
- dostawy towarów lub świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego;
- dostawy towarów lub świadczenia usług, na rzecz podatnika z kraju trzeciego lub innego kraju UE, dla których miejscem opodatkowania jest Polska.
– jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą identyfikatora podatkowego (NIP).
Przykład 5
Polska firma będąca podatnikiem VAT sprzedaje towar firmie ze Szwajcarii, która także jest podatnikiem, ale ma siedzibę poza Unią Europejską. Towar jest wysyłany z Polski do Szwajcarii. Szwajcarski nabywca nie ma polskiego numeru NIP i strony zawarły między sobą umowę o samofakturowanie.
W takiej sytuacji nie trzeba wystawiać faktury w KSeF, ponieważ nabywca nie posługuje się polskim NIP-em. Nie można też dobrowolnie wystawić takiej faktury w KSeF, bo system nie pozwala na nadanie uprawnień do samofakturowania dla podmiotów, które nie mają polskiego identyfikatora podatkowego.
Faktura powinna zostać wystawiona poza KSeF, w tradycyjny sposób.
Przykład 5a
Podatnik z siedzibą działalności gospodarczej w Polsce dokonuje sprzedaży krajowej na rzecz podatnika zarejestrowanego do VAT w Polsce, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju. Strony transakcji zawarły umowę o samofakturowaniu.
W powyższych okolicznościach nabywca nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF, z uwagi na wyłączenie wynikające z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy (tj. brak siedziby oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce).
Przykład 6
Polska firma, która jest podatnikiem VAT, wynajmuje nieruchomość firmie z Turcji. Nieruchomość również znajduje się w Turcji. Strony zawarły umowę o samofakturowanie, ale zagraniczna firma na potrzeby tej czynności nie posługuje się polskim numerem NIP.
Ponieważ usługa dotyczy nieruchomości położonej za granicą, podlega opodatkowaniu w Turcji, czyli w miejscu, gdzie znajduje się nieruchomość. Faktura co prawda musi być wystawiona zgodnie z polskimi przepisami, ale nie trzeba jej wystawiać w KSeF.
Co więcej, nie można jej wystawić w KSeF nawet dobrowolnie, ponieważ nabywca nie posługuje się dla tej czynności polskim NIP, a więc nie można mu nadać uprawnienia do samofakturowania w systemie.
W takiej sytuacji fakturę trzeba wystawić poza systemem KSeF.
Brak NIP PL sprzedawcy na potrzeby danej czynności
Nie ma możliwości wystawiać faktury w KSeF, jeśli jest ona wystawiana przez nabywcę (czyli w ramach samofakturowania), a sprzedawca na potrzeby tej czynności nie posługuje się polskim NIP.
Chodzi o sytuację, gdy fakturę wystawia polski podatnik (czyli nabywca) zamiast sprzedawcy, a nabywca ma NIP, ale sprzedawca – nie. W takim przypadku fakturę trzeba wystawić poza systemem KSeF, bo system nie obsługuje transakcji, w których sprzedawca nie ma NIP-u.
Przykład 7
Polska firma (podatnik VAT) kupuje usługę tłumaczeniową od firmy z Czech. Strony podpisały umowę o samofakturowaniu, ale czeska firma nie ma polskiego numeru NIP.
Transakcja podlega opodatkowaniu w kraju siedziby działalności gospodarczej usługobiorcy (import usług).
Faktura musi być wystawiona zgodnie z polskimi przepisami. Mimo to nie można wystawić takiej faktury w KSeF, bo czeski sprzedawca nie ma polskiego NIP-u, a bez tego system KSeF nie pozwala na wystawienie faktury.
Dlatego fakturę trzeba wystawić poza KSeF. Nie można jej wystawić w KSeF, nawet dobrowolnie.
Przykład 7a
Podatnik podatku od wartości dodanej z siedzibą w Czechach dokonuje sprzedaży towaru na rzecz podatnika podatku VAT, który posiada siedzibę na terytorium Polski. Towar w ramach dostawy przemieszcza się z Czech do Polski, stanowi więc u polskiego podatnika wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru. Sprzedawca towaru posługuje się na cele transakcji numerem VAT UE z przedrostkiem dwuliterowym „CZ”. Strony zawarły umowę w sprawie samofakturowania.
W przedstawionym stanie faktycznym faktura nie będzie wystawiana w oparciu o polskie regulacje prawne, lecz w oparciu o przepisy czeskie. W związku z powyższym nie wystąpi także obowiązek jej wystawienia w KSeF. Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt, że sprzedawcą na fakturze będzie w tym przypadku podatnik z Czech, który nie posługuje się polskim NIP.
Samofakturowanie z podmiotem unijnym (UE): WDT
Istnieją także przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku, ale może dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Dotyczy to wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, gdy nabywca z innego kraju UE posługuje się numerem VAT UE nadanym w innym niż Polska państwie. W takiej sytuacji polski sprzedawca może nadać temu zagranicznemu nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF. Dzięki temu nabywca może wystawiać faktury ustrukturyzowane w imieniu polskiego podatnika. Należy jednak podkreślić, że korzystanie z tej możliwości jest dobrowolne, a nie obowiązkowe.
W przypadku samofakturowania z podmiotem unijnym, w numerze KSeF faktury, w pierwszej jego części znajdować się będzie identyfikator podatkowy NIP polskiego podatnika (sprzedawcy).
Przykład 8
Polska firma, która jest podatnikiem VAT, sprzedaje towar firmie z Francji. Towar wyjeżdża z Polski i trafia do Francji – dla polskiego sprzedawcy to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, a dla francuskiego nabywcy – wewnątrzwspólnotowe nabycie. Francuski nabywca ma numer VAT UE zaczynający się od „FR”. Strony podpisały umowę o samofakturowanie.
W tej sytuacji nie ma obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej w KSeF, ponieważ nabywca nie ma polskiego numeru NIP.
Jednak można dobrowolnie wystawić taką fakturę w KSeF. Możliwe jest też nadanie francuskiemu podatnikowi uprawnienia do samofakturowania w systemie KSeF, mimo że nie ma on polskiego NIP-u.
Administrator UE
Uprawnienie do samofakturowania w KSeF z podmiotem z UE zawsze musi nadać polski podatnik (albo osoba działająca w jego imieniu, np. pełnomocnik).
Taki polski podatnik może dać unijnemu kontrahentowi (posiadającemu numer VAT UE) specjalne uprawnienie – tzw. administratora UE.
W skrócie: to polska strona musi uruchomić proces nadawania uprawnień, a firma z UE musi mieć kwalifikowany podpis lub pieczęć, by z nich skorzystać w KSeF.
Jeżeli certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikat kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wygasną, to uprawnienia administratora UE będą musiały zostać nadane ponownie.
Aby nadać uprawnienie administratorowi UE w KSeF, polski podatnik musi wskazać dane unijnego nabywcy (numer VAT UE, nazwę i adres), dla którego te uprawnienia będą obowiązywać. W zależności od sposobu uwierzytelniania — kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną — trzeba podać odpowiednie dane identyfikacyjne: dla podpisu będą to dane osobowe administratora, a dla pieczęci – dane podmiotu, do którego pieczęć należy, oraz unikalny identyfikator certyfikatu. Administrator UE z takim uprawnieniem może zarządzać dostępami w ramach swojej firmy, wystawiać faktury jako nabywca (gdy sprzedawcą jest polski podatnik), a także przeglądać te faktury w KSeF. Nie może natomiast wystawiać faktur, w których jego firma występuje jako sprzedawca.
Administrator UE z uwagi na zakres posiadanych przez siebie uprawnień, będzie mógł nadać uprawnienia innej osobie fizycznej/podmiotowi, w kontekście danego podmiotu unijnego i podmiotu polskiego, od którego administrator otrzymał uprawnienia. Uprawnienie to będzie dotyczyło nadal wyłącznie możliwości samofakturowania przez nabywcę z kraju UE.
Przykład 9
Polski podatnik – spółka X dokonuje sprzedaży towaru na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej z Niemiec – spółki Y. Transakcja stanowi wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Strony transakcji posiadają zawartą umowę o samofakturowanie. Nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby czynności za pomocą numeru VAT UE. Faktura dokumentująca transakcję może być wystawiona dobrowolnie w KSeF.
- Spółka X loguje się do KSeF i w swoim imieniu nadaje unijnemu podatnikowi Y (posługującemu się numerem VAT UE) uprawnienie do samofakturowania. Podaje przy tym m.in. dane Y oraz informacje związane z jego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dzięki temu podatnik Y, po zalogowaniu się do KSeF w kontekście identyfikatora złożonego NIP-VAT UE, może wystawiać faktury, w których występuje jako nabywca, a X jako sprzedawca, oraz ma dostęp do tych faktur.
- Następnie podatnik Y, działając w kontekście identyfikatora NIP-VAT UE, może wskazać swojego pracownika do wystawiania tych faktur. W tym celu podaje dane pracownika oraz jego kwalifikowany podpis elektroniczny, co pozwala mu wystawiać faktury w imieniu Y w procedurze samofakturowania.
Uwierzytelnienie administratora UE lub osoby fizycznej bądź podmiotu przez niego uprawnionego w celu wystawiania faktur w ramach samofakturowania oraz dostępu do tych faktur odbywa się w kontekście tzw. identyfikatora złożonego NIP-VAT UE. Taki identyfikator składa się z dwóch części:
- najpierw jest NIP polskiego podatnika (sprzedawcy),
- potem, po myślniku, numer VAT UE nabywcy z kraju Unii.
Przykład: 8981647572-DE271569167
Odebranie uprawnień do samofakturowania z podmiotem unijnym
Administrator UE może odebrać uprawnienia, które wcześniej nadał innym podmiotom w ramach danego logowania.
Polski podatnik może też odebrać administratorowi UE jego uprawnienia. W takiej sytuacji administrator nadal może przeglądać faktury i historię sesji, ale nie ma już pełnych uprawnień. Całkowicie odebrać mu dostęp może tylko inna osoba, która również ma prawo do zarządzania uprawnieniami w tym samym kontekście (czyli dla tego samego identyfikatora NIP-VAT UE).
Odebranie uprawnień działa prawie natychmiast – administrator UE traci możliwość logowania się w danym kontekście.
Proces akceptacji faktury w KSeF wystawianej w ramach samofakturowania – w praktyce
W interpretacji indywidualnej (sygn.0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK) organ podatkowy odniósł się do akceptacji faktury w modelu samofakturowania po wdrożeniu obowiązkowego KSeF. Sprawa dotyczyła spółki, która wystawia faktury w imieniu i na rzecz swoich podwykonawców, a następnie przekazuje je do akceptacji.
Kluczową kwestią była kolejność czynności – spółka planowała najpierw przesyłać faktury do KSeF, a dopiero później uzyskiwać ich zatwierdzenie przez podwykonawców. W ocenie spółki, takie podejście było zgodne z przepisami.
Organ podatkowy uznał jednak to stanowisko za nieprawidłowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej orzekł, że:
- W przypadku samofakturowania akceptacja faktury przez sprzedawcę (podwykonawcę) jest elementem koniecznym. Nie może ona mieć charakteru następczego względem wystawienia faktury w KSeF. Oznacza to, że proces zatwierdzania faktur nie może odbywać się dopiero po ich wprowadzeniu do systemu KSeF, czyli do obiegu prawnego.
- Jeżeli faktura wystawiona w ramach samofakturowania nie została prawidłowo zaakceptowana przez sprzedawcę, nie stanowi podstawy do odliczenia VAT.
- Organ odniósł się również do alternatywnego rozwiązania zaproponowanego przez spółkę, polegającego na przesyłaniu podwykonawcom projektów faktur w formacie PDF przed ich wysłaniem do KSeF. Projekty te nie zawierałyby numeru faktury, daty wystawienia ani numeru KSeF. Takie rozwiązanie również zostało uznane za nieprawidłowe. Zdaniem organu, akceptacja dokumentu, który nie zawiera podstawowych elementów faktury, nie spełnia wymogów przewidzianych w przepisach.
- Co więcej, nawet w przypadku uzyskania akceptacji na etapie projektu PDF, a następnie wystawienia faktury w KSeF, podatnik nie nabywa prawa do odliczenia VAT. Taki sposób działania nie zapewnia bowiem prawidłowej procedury zatwierdzania faktur.
- Nabywca powinien przesłać sprzedawcy do zatwierdzenia plik w formacie XML (zgodny ze strukturą FA(3)), ponieważ to on staje się fakturą ustrukturyzowaną.
- Akceptacja musi nastąpić przed wysyłką pliku XML do KSeF. Moment nadania numeru KSeF jest uznawany za wprowadzenie faktury do obrotu prawnego, a dokument w obrocie nie może budzić wątpliwości co do jego zatwierdzenia.
- W praktyce oznacza to, że akceptacja powinna dotyczyć właściwej faktury ustrukturyzowanej (pliku XML) zanim zostanie wysłana do KSeF.
Powyższe jest to wydana interpretacja indywidualna – nie jest to powszechnie obowiązujące źródło prawa.
Z powyżej przedstawioną opinią skarbówki w interpretacją nie zgadzają się eksperci podatkowi, którzy argumentują, że:
- Przepisy nie określają momentu akceptacji faktury wystawionej w trybie samofaktruowania. Logika wskazuje, że akceptuje się dokument już “wystawiony”. Eksperci podnoszą, że rygor KIS narusza zasady neutralności VAT i nie ma wyraźnego oparcia w ustawie, która od lat dopuszczała akceptację po wystawieniu faktury papierowej/elektronicznej.
- Plik XML jest nieczytelny dla ludzkiego oka. Skoro fakturę XML można zwizualizować do PDF, to akceptacja PDF-a o identycznej treści powinna być prawnie wiążąca.
Przygotuj się na KseF! Dowiedz się więcej o KSeF w IFIRMA.
Dorota Łesak 
Przekształcanie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę – kiedy może wystąpić konieczność przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę?
Adrianna Glapiak
Jak jest ustalane minimalne wynagrodzenie krajowe?
Błąd cenowy w sklepie online – obowiązki sprzedawcy i prawa konsumenta
Spółka jawna – czym jest i co powinna zawierać jej umowa? Wzór umowy do pobrania!
