Metoda kasowa VAT - na czym polega rozliczenie podatku w ten sposób?

Metoda kasowa VAT - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, o ile spełniają warunki ustawowe, mają prawo do stosowania metody kasowej w VAT. Taki wybór pozwala na składanie deklaracji kwartalnych. W dzisiejszej publikacji omówimy, na czym polega rozliczanie podatku VAT metodą kasową.

Metoda kasowa rozliczania podatku VAT

Wybór kasowej metody rozliczania podatku VAT jest dobrowolny. Przedsiębiorcy otrzymali alternatywne rozwiązanie, z którego mogą, ale nie muszą skorzystać. Jest to pewnego rodzaju przywilej, a skorzystanie z niego wiąże się ze spełnieniem założeń ustawowych.

Zasady rozliczania podatku VAT – metoda kasowa:

Podatek VAT należny od sprzedaży jest rozliczany w okresie, w którym przedsiębiorca otrzymał zapłatę.

W przypadku transakcji przeprowadzanych z czynnym podatnikiem VAT obowiązek podatkowy przy metodzie kasowej powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty.

W przypadku transakcji z konsumentami – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, VAT jest rozliczany w momencie otrzymania zapłaty, nie później niż po upływie 180 dni od dnia wydania towaru czy wykonania usługi.

Podatek VAT naliczony od zakupów jest odliczany w okresie, w którym przedsiębiorca zapłacił na zakupy towarów i usług.

Przedsiębiorca, który chce wybrać metodę kasową, musi posiadać status małego podatnika w VAT.

Przedsiębiorca zawiadomienie o wyborze metody kasowej rozliczania VAT naczelnika urzędu skarbowego na formularzu VAT-R w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę, zwaną dalej “metodą kasową”.

Faktury sprzedaży muszą być oznaczone – “Metoda kasowa”.

Wybierając metodę kasową, przedsiębiorca nabywa uprawnienie do rozliczania podatku VAT kwartalnie, przy czym niżej zostały opisane wyjątki, kiedy metoda kasowa będzie się charakteryzowała rozliczeniem miesięcznym.

Metoda kasowa oznaczanie faktur

Faktura wystawiana przez przedsiębiorcę stosującego metodę kasową rozliczania podatku VAT zawiera takie same elementy, jak faktura tradycyjna, jednak musi jeszcze zawierać jeden obowiązkowy element. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na stosowanie metody kasowej, powinien zadbać o prawidłowe oznaczenie wystawianych faktur sprzedażowych.

Obowiązek oznaczenia faktury adnotacją “Metoda kasowa” wystawionej przez przedsiębiorcę korzystającego z kasowego rozliczania podatku VAT wynika wprost z ustawy (art. 106e usta. 1 pkt 16 lit.a).

Faktura sprzedaży wystawiona w metodzie kasowej musi zawierać oznaczenie “Metoda kasowa”.

W JPK_V7 faktury zakupowe otrzymane od przedsiębiorcy stosującego metodę kasową powinny być oznaczane symbolem “MK”.

Metoda kasowa a faktury zagraniczne

Kasowa metoda rozliczania podatku VAT obejmuje jedynie transakcje przeprowadzane na terytorium kraju, transakcje zagraniczne rozliczane są na zasadach opisanych w ustawie VAT.

Kasowej metody w VAT nie stosuje się do następujących transakcji:

Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT).
Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT).
Eksportu towarów.
Importu towarów.
Importu usług.
Eksportu usług, które nie są opodatkowane na terytorium Polski.

Uwaga!
Transakcje zagraniczne wymienione powyżej będą rozliczane na zasadach ogólnych opisanych w ustawie o podatku VAT.

Metoda kasowa VAT – rozliczanie sprzedaży

Kluczowe w stosowaniu metody kasowej jest przywilej rozliczania podatku VAT dopiero w momencie otrzymania całości lub części zapłaty. Ma to szczególne znaczenie dla branż, które zmagają się z zatorami płatniczymi. W praktyce nie zawsze wpłaty za dokonane dostawy towarów czy świadczone usługi wpływają w ustalonych z nabywcą terminach, dlatego przedsiębiorcy mogą się zdecydować na kasowe rozliczanie podatku VAT.

Przykład 1

Pan Adam jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzi działalność handlową. W jego branży często występują zatory płatnicze, dlatego zastanawia się nad kasowym VAT. Zobaczmy, jak będzie wyglądało rozliczenie, po wprowadzeniu metody kasowej, przy założeniu, że transakcja jest dokonywana z innym przedsiębiorcą.

Sprzedaż	Obowiązek podatkowy na zasadach ogólnych	Obowiązek podatkowy przy metodzie kasowej
dostawa towarów miała miejsce 29 czerwca 2025 r., faktura sprzedaży jest na kwotę brutto 12.300 zł, podatek VAT od sprzedaży 2.300 zł, faktura została zapłacona 5 września 2025 r.	Obowiązek wykazania podatku VAT należnego powstaje 29.06.2025 r.	Obowiązek wykazania podatku VAT należnego powstaje 05.09.2025 r.

Przykład 2

W dniu 19.05.2025 r. pan Adam dokonał sprzedaży towarów na rzecz konsumenta, która została udokumentowana paragonem fiskalnym wystawionym tego samego dnia. W takim przypadku nawet jeśli konsument nie zapłaci za tę transakcję, to i tak obowiązek podatkowy w VAT powstanie po upływie 180 dni od dnia wydania towarów.

Metoda kasowa VAT – rozliczanie zakupu

Nie ma jednak nic za darmo. Stosując metodę kasową, przedsiębiorca nie będzie mógł od razu odliczyć podatku VAT naliczonego od zakupów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W takim przypadku podatek VAT będzie możliwy do odliczenia dopiero w momencie zapłaty za fakturę zakupową.

Przykład 3

Pan Piotr korzysta z metody kasowej rozliczania podatku VAT. W miesiącu maju 2025 roku dokonał zakupu komputera do firmy na raty. Spłata ma być dokonywany przez 6 kolejnych miesięcy. W takim przypadku prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego będzie przysługiwało w terminie uregulowania każdej z rat. Taka sama zasada jak przy ratach będzie obowiązywała dla częściowych wpłat za fakturę zakupową. W praktyce może się okazać, że podatek VAT naliczony od jednej faktury będzie wykazywany w JPK_V7 przez kilka miesięcy.

VAT kasowy a rozliczanie kwartalne

W ustawie o podatku VAT zostały wprost wymienione warunki, jakie przedsiębiorca powinien spełniać, żeby móc rozliczać podatek VAT kwartalnie. Te informacje pozwolą również na ustalenie kiedy z takiego prawa przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać.

Prawo do rozliczania podatku VAT kwartalnie mają przedsiębiorcy, którzy:

Posiadają status małego podatnika VAT
A to oznacza, że wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) nie przekroczyła u nich w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty 2.000.000 euro (8.569.000 zł limit na 2025 r.). Dla przedsiębiorstw maklerskich jest to kwota 45.000 euro (193.000 zł limit na 2025 r.).

Są zarejestrowani jako podatnicy VAT przez okres dłuższy niż 12 miesięcy.

Jeżeli dokonywali dostaw towarów i usług z załącznika nr 15, to w żadnym miesiącu wartość tych dostaw (bez kwoty podatku VAT) nie mogła przekroczyć kwoty 50.000 zł.

W danym kwartale nie dokonywali importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tą zasadą podatek VAT od importu jest rozliczany w JPK_V7 po stronie podatku VAT należnego i naliczonego. W takich przypadkach przedsiębiorca nie ma obowiązku wpłaty podatku VAT do urzędu celno-skarbowego.

Zapewniali możliwość dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, o ile obejmował ich taki obowiązek, w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza była faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Spółki kapitałowe, które nie posiadają statusu małego podatnika, jeżeli wybiorą opodatkowanie dochodów według ryczałtu (estoński CIT), jeżeli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) u tych podatników nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty 4.000.000 euro.

Uwaga! Jeżeli chociaż jeden z tych warunków nie zostanie spełniony, to przedsiębiorca traci prawo do rozliczania podatku VAT kwartalnie

Przedsiębiorcy na kasowym VAT, o ile spełniają warunki ustawowe, mogą skorzystać z kwartalnych rozliczeń podatku VAT.

Utrata prawa do deklaracji kwartalnych a prawo do metody kasowej

Przedsiębiorca, który spełnia ustawowe warunki do składania kwartalnych rozliczeń VAT i skorzystał z tego przywileju, może utracić prawo rozliczeń kwartalnych, jeśli chociażby będzie dokonywał dostawy towarów czy usług z załącznika nr 15 na kwoty powyżej 50.000 zł w skali miesiąca lub zechce rozpocząć rozliczanie importu towarów w JPK_V7. W przypadku gdy łączna wartość dostaw towarów z załącznika nr 15 przekroczy 50.000 zł w miesiącu, przedsiębiorca jest zobowiązany do składania deklaracji podatkowych za okresy miesięczne, począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału. W przypadku gdy przekroczenie kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału,
następujący po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Taka sama zasada obowiązuje w przypadku rozpoczęcia rozliczania importu towarów w JPK_V7. I tutaj powstaje pytanie, czy utrata prawa do kwartalnych rozliczeń pozbawia nas prawa do metody kasowej w VAT?

Przepisy na ten temat milczą, ale mamy stanowisko organu podatkowego w tej sprawie. W interpretacji nr 0114-KDIP1-3.4012.282.2023.1.KP z dnia 12.06.2023 r. przedsiębiorca utracił prawo do składania deklaracji kwartalnych, ale chciał w dalszym ciągu korzystać z kasowej metody rozliczania VAT. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że utrata możliwości składania deklaracji kwartalnych nie wiąże się z utratą prawa do stosowania metody kasowej rozliczeń podatku VAT.

Uwaga! Utrata prawa do składania deklaracji kwartalnych w VAT nie pozbawia przedsiębiorcy prawa do korzystania z metody kasowej rozliczania podatku.

Rezygnacja z metody kasowej VAT

Wybór metody kasowego rozliczania podatku VAT nie jest na zawsze, przedsiębiorca może zrezygnować z tego rozwiązania. Nie może jednak zrobić tego od razu, tylko po pewnym czasie.

Przedsiębiorca może zrezygnować z metody kasowej, nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą. W tym celu powinien wcześniej zawiadomić na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę.

W przypadku rezygnacji z metody kasowej może powstać wątpliwość, jak postąpić z fakturami wystawionymi i otrzymanymi przed rezygnacją, które nie zostały opłacone?

W interpretacji nr 0111-KDIB3-2.4012.931.2020.2.MGO z dnia 19 marca 2021 r. przedsiębiorca zadał pytanie w jaki sposób powinien rozliczyć podatek VAT z faktur sprzedaży i zakupów, które zostały wystawione/otrzymane w trakcie obowiązywania metody kasowej VAT? Za jaki okres powinien wykazać podatek należny/naliczony w JPK VAT? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się z przedsiębiorcą, że podatek od towarów i usług z wystawionych faktur sprzedaży oraz faktur zakupu otrzymanych w okresie stosowania metody kasowej VAT należy rozliczać na poprzednich zasadach (metoda kasowa). Co oznacza, że transakcje trzeba wykazać w JPK VAT zgodnie z okresem, w którym należności zostały uregulowane i zobowiązania zapłacone.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszony został temat rozliczania podatku VAT metodą kasową. Wyjaśniliśmy kto i na jakich zasadach może z tej metody skorzystać.

Metoda kasowa VAT polega na rozliczaniu podatku należnego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Jednak prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje z chwilą dokonania zapłaty w całości lub w części.

Metody kasowej nie stosuje się do rozliczania transakcji zagranicznych, obowiązuje ona jedynie dla transakcji pomiędzy podmiotami krajowymi.

Nie każdy przedsiębiorca skorzysta z metody kasowej, dotyczy to jedynie małego podatnika w VAT, o ile spełnia pozostałe warunki ustawowe. Jednym z przywilejów stosowania metody kasowej jest prawo do kwartalnego rozliczania podatku VAT. Rodzi się pytanie, czy utrata prawa do składania deklaracji kwartalnych pozbawia prawa do metody kasowej w VAT? Ustawa o podatku VAT nie mówi na ten temat wprost, ale trudno też znaleźć przepis, z którego by wynikało, że składając deklaracje miesięcznie, nie można korzystać z metody kasowej. Organy podatkowe potwierdzają, że nie ma podstaw do utraty prawa do metody kasowej przy miesięcznych rozliczeniach podatku VAT.

Przedsiębiorcy, którzy znajdują się w takiej sytuacji, powinni jeszcze dla pewności skontaktować się z właściwym urzędem skarbowym i zapytać, czy takie podejście jest właściwe.

Stan prawny na dzień: 19.05.2025 r.