Nawiązanie współpracy z freelancerem – najważniejsze aspekty prawne

×

Aby uniknąć nieporozumień i ryzyka prawnego i podatkowego, warto wiedzieć, jakie formy współpracy są dopuszczalne, kiedy freelancer działa jako przedsiębiorca, a kiedy jako zleceniobiorca, oraz jakie zapisy umowne powinny znaleźć się w odpowiedniej umowie.

Kim jest freelancer?

Freelancer to osoba, która pracuje niezależnie, świadcząc swoje usługi na rzecz jednego lub wielu klientów, ale nie jest zatrudniona na etacie, tylko działa samodzielnie, realizując konkretne zlecenia w określonym czasie i za ustalonym wynagrodzeniem. Ten model pracy jest szczególnie popularny w branżach kreatywnych, IT i marketingowych – freelancer może pisać teksty, tworzyć grafiki, projektować strony, programować czy prowadzić kampanie reklamowe.

Ta forma współpracy ma kilka kluczowych cech:

• SAMODZIELNOŚĆ – freelancer odpowiada za każdy etap współpracy i wszystkie decyzje podejmuje we własnym zakresie.
• ELASTYCZNOŚĆ – może dowolnie wybierać klientów, ustalać godziny pracy, zakres usług i sposób realizacji zadań.
• PROJEKTOWY CHARAKTER WSPÓŁPRACY – każde zlecenie ma jasno określony cel i czas trwania; po jego zakończeniu freelancer szuka kolejnych projektów.
• OGRANICZONA SKALA DZIAŁANIA – ponieważ działa w pojedynkę, liczba obsługiwanych zleceń zależy wyłącznie od jego czasu i możliwości.
• DOCHÓD UZALEŻNIONY OD EFEKTÓW – wysokość wynagrodzenia zależy od liczby i wartości zrealizowanych projektów.

Bycie freelancerem daje dużą swobodę, ale wymaga też samodyscypliny, umiejętności organizacji i stałego poszukiwania nowych klientów.

Warto również wiedzieć, że freelancer może być przedsiębiorcą, jeśli działa w oparciu o własną działalność gospodarczą i świadczy usługi w ramach umowy B2B (czyli między firmami). Co jednak istotniejsze, nie każdy freelancer musi mieć własną firmę. Niektórzy pracują na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W takim wypadku nie są przedsiębiorcami, tylko osobami fizycznymi wykonującymi pracę na tzw. „umowach śmieciowych”. Nie można również pomijać działalności nierejestrowanej, w ramach której freelancer może działać pod pewnymi warunkami. To rozwiązanie jest możliwe i dość popularne na początku kariery, gdy ktoś dopiero testuje rynek lub chce dorabiać okazjonalnie.

W praktyce przedstawia się to następująco:

• FREELANCER B2B – prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, wystawia faktury, ma własny NIP i ponosi ryzyko gospodarcze = freelancer jest przedsiębiorcą.
• FREELANCER NA UMOWIE ZLECENIA / O DZIEŁO – nie ma firmy, rozlicza się przez zleceniodawcę lub pośrednika = freelancer jest wykonawcą usług.
• FREELANCER NA DZIAŁALNOŚCI NIEREJESTROWANEJ – działa na niewielką skalę, jego miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia, nie jest wpisany do CEIDG, nie płaci składek ZUS, rozlicza się raz w roku w PIT-36 = freelancer testuje rynek lub dorabia okazjonalnie.

Freelancer a prawo pracy

Mimo że codzienna praca freelancera daje sporo swobody, to jednak wiąże się z mniejszym bezpieczeństwem finansowym niż tradycyjne zatrudnienie na etacie, bowiem freelancer:

• nie ma gwarancji stałego dochodu – zyski zależą od liczby projektów i terminów płatności;
• nie ma urlopu ani wynagrodzenia chorobowego – w przypadku choroby lub wakacji brak zleceń oznacza brak przychodu;
• nie pobiera świadczeń socjalnych ani emerytalnych – przysługują one pracownikom zatrudnionym na etacie.

Freelancer nie jest pracownikiem, a więc nie podlega przepisom ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, co oznacza, że wiele przepisów chroniących zatrudnionego na etacie nie obowiązuje w przypadku freelancera. Zaliczają się do tego: prawo do urlopu, zwolnień chorobowych czy określonego okresu wypowiedzenia. Freelancer może jednak zabezpieczyć swoją pozycję poprzez umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie, umowa o dzieło) lub umowa B2B.

Jeśli chcesz wiedzieć, jakie są zasady przy tworzeniu umów z pracownikami, to przeczytaj ten artykuł.

Umowa B2B z freelancerem

Dla freelancerów najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest umowa B2B (business-to-business). W tym modelu freelancer prowadzi własną działalność gospodarczą i świadczy usługi dla firmy na podstawie kontraktu handlowego.

Do najważniejszych korzyści wynikających z umowy B2B należą:

• jasno określone warunki współpracy – zakres usług, terminy realizacji i wynagrodzenie są zapisane w kontrakcie, co zmniejsza ryzyko nieporozumień;
• elastyczne rozliczanie – można stosować stawki godzinowe, ryczałt za projekt lub faktury za wykonane etapy pracy;
• możliwość negocjacji dodatkowych zapisów w umowie – np. prawa autorskie, poufność, kary umowne za opóźnienia;
• większa niezależność finansowa – freelancer samodzielnie zarządza przychodami i kosztami swojej działalności.

Niewątpliwie praca w modelu B2B daje freelancerowi dużą niezależność i elastyczność, ale warto pamiętać, że wiąże się też z pewnymi formalnościami i ryzykami, które wymagają samodzielności, świadomości prawnej oraz dbania o swoje bezpieczeństwo finansowe i prawne.

Praca w modelu B2B daje freelancerowi dużą niezależność, ale wymaga też samodzielności i świadomości prawnej. Oto kluczowe kwestie, na które warto zwrócić uwagę:

PODATKI I ZUS – SAMODZIELNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Freelancer prowadzący działalność gospodarczą na zasadach B2B samodzielnie odprowadza podatki i składki ZUS, co oznacza:

• obowiązek regularnego rozliczania podatku dochodowego – w zależności od formy opodatkowania (ryczałt, skala podatkowa, podatek liniowy) należy składać deklaracje i płacić zaliczki;
• składki ZUS i zdrowotne – konieczne jest ich comiesięczne opłacanie, co w praktyce oznacza dodatkowy koszt, który trzeba uwzględnić przy ustalaniu stawki z klientem;
• dodatkowe obowiązki księgowe – faktury, ewidencja kosztów i przychodów oraz przygotowanie rocznych rozliczeń.

BRAK OCHRONY WYNIKAJĄCEJ Z PRZEPISÓW KODEKSU PRACY

Freelancer w ramach B2B nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów prawa pracy, więc nie przysługują mu typowe przywileje pracownicze, tj.:

• płatny urlop,
• wynagrodzenie chorobowe,
• ochrona w razie wypowiedzenia umowy.

RYZYKO NIEREGULARNYCH WPŁYWÓW

W ramach umowy B2B freelancer nie ma gwarancji regularnego wynagrodzenia – opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów są częstym problemem. Dlatego warto:

• określić terminy płatności w umowie i przewidzieć kary za opóźnienia, np. odsetki ustawowe;
• stosować faktury etapowe lub zaliczki;
• monitorować płatności i wysyłać przypomnienia.

Rodzaje umów dla freelancerów

Decyzja o tym, jaką umowę zawrzeć z freelancerem, powinna wynikać przede wszystkim z rodzaju i charakteru zlecanej pracy. Każda forma ma swoje zalety i ograniczenia, dlatego warto dopasować ją do konkretnych potrzeb projektu i oczekiwań obu stron. Do najczęściej zawieranych umów należą:

• UMOWA O DZIEŁO – sprawdza się przede wszystkim przy jednorazowych projektach, np. stworzeniu aplikacji, opracowaniu grafiki czy przygotowaniu dokumentacji technicznej. W tym modelu freelancer odpowiada za końcowy efekt pracy, a rozliczenie następuje po jego ukończeniu.
• UMOWA ZLECENIE – jest lepsza w przypadku prac ciągłych lub powtarzalnych, takich jak utrzymanie i rozwój oprogramowania, testowanie systemów czy wsparcie techniczne. Pozwala na większą elastyczność w realizacji zadań i rozliczaniu czasu pracy.
• UMOWA B2B – opcja dla freelancerów prowadzących własną działalność gospodarczą. Rozliczają się fakturami, co daje im niezależność finansową i możliwość współpracy z wieloma klientami jednocześnie. Dla firmy oznacza niższe koszty zatrudnienia i większą elastyczność w zakresie formy współpracy.

Podsumowanie

Współpraca z freelancerami daje firmom elastyczność i możliwość korzystania z wysokich kompetencji specjalistów, a dla wykonawców niezależność i swobodę działania. Jeśli chodzi o wybór odpowiedniego rodzaju umowy, to powinno to zależeć od charakteru pracy, długości projektu oraz potrzeb obu stron. Pamiętaj, że dobrze skonstruowana umowa nie tylko precyzuje zakres obowiązków i wynagrodzenie, ale także chroni prawa autorskie i minimalizuje ryzyko nieporozumień.

Chcesz wiedzieć jak napisać dobrą umowę? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.