Niepoprawne udokumentowanie wydatku – konsekwencje

Czy wiesz, że faktury zakupu to jedne z najważniejszych dowodów księgowych? Aby konkretny wydatek mógł zostać uznany za koszt firmowy musi on nie tylko spełniać odpowiednie warunki, ale także zostać poprawnie udokumentowany. Sprawdź, dlaczego!

Przedsiębiorcy prowadzący własne firmy już na początku dowiadują się, że nie zawsze wydatek jest równoważny z kosztem uzyskania przychodu. Aby konkretny zakup mógł zostać uznany za koszt firmowy musi on nie tylko spełniać odpowiednie warunki, ale także zostać poprawnie udokumentowany. Dlaczego jest to tak ważne? Jakie konsekwencje może mieć niepoprawne udokumentowanie wydatku?

Poprawna dokumentacja w KPiR

Wydatek na firmę nie może brać się znikąd – przedsiębiorca zawsze musi go odpowiednio udokumentować. Najczęściej robimy to za pomocą dowodów zewnętrznych – poprawnie wystawionych faktur i rachunków (obecnie zastąpionych raczej fakturami zwolnionymi z VAT), umów kupna sprzedaży, czasem biletów, pokwitowań, a nawet – w określonych przypadkach – paragonów. W szczególnych sytuacjach pojawiają się także dowody wewnętrzne – np. protokoły przekazania do firmy majątku prywatnego czy dowody księgowego.

Niepoprawne udokumentowanie wydatku a konsekwencje podatkowe

Przedsiębiorca, który niefrasobliwie zalicza wydatki do kosztów nie zwracając uwagi na dokumentację firmową, może narazić się na negatywne konsekwencje z dwóch przyczyn:

z powodu błędnych dowodów księgowych,
z powodu braku dowodów księgowych.

Jeśli w razie czynności sprawdzających albo kontroli podatkowej organ skarbowy stwierdzi takie nieprawidłowości, prawdopodobnie zwróci się do przedsiębiorcy o wyjaśnienia albo skorygowanie błędnie wprowadzonych zapisów. W sytuacji, gdy właściciel rzeczywiście nie będzie miał argumentów za zaliczeniem danego wydatku do kosztów, taka korekta może okazać się obowiązkowa. Korygując niepoprawne udokumentowanie wydatku w kosztach, należy pamiętać, że będzie to miało wpływ na podatki opłacane w firmie. Generalnie wartość netto wydatku (lub brutto, u podatników korzystających ze zwolnienia) zmniejsza podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym, a co za tym idzie – zaliczkę na podatek dochodowy. Natomiast u podatników VAT czynnych VAT od zakupu najczęściej odliczany jest od VAT od sprzedaży, tym samym zmniejszając zobowiązanie z tego tytułu wobec US. Jeśli dany wydatek zostanie skorygowany, automatycznie większe będzie zobowiązanie z tytułu tych podatków. Gdyby okazało się, że podatnik zaniżył w ten sposób należność wobec urzędu skarbowego, będzie on zobowiązany do uiszczenia różnicy wraz z karnymi odsetkami za zwłokę. W określonych przypadkach – przede wszystkim w razie kontroli podatkowej – nierzetelny przedsiębiorca naraża się również na grzywnę. Jak widać, poprawność dokumentowania wydatków firmowych to nie fanaberia – jest to postępowanie niezwykle istotne, przede wszystkim dla bezpieczeństwa samego podatnika.Czy wiesz, które wydatki mogą stać się kosztem uzyskania przychodu? Sprawdź, jak to udowodnić!