Nota obciążeniowa – kiedy stosować?

Nota obciążeniowa – kiedy ją stosować?

Noty obciążeniowej – określanej także jako księgowa – używa się w sytuacji, kiedy chcemy obciążyć kontrahenta, a dana transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT.

Najczęściej dotyczy to:

• Naliczenia odsetek za opóźnienie w płatnościach lub kar umownych
• Obciążenia pracownika kosztami kar bądź wyrządzonych szkód
• Przenoszenia na nabywcę kosztów, które nie podlegają VAT.

Warto zauważyć, że nota księgowa dotyczy pozostałych kosztów, a nie tych wynikających z podstawowej działalności firmy. Dlatego też nie jest możliwe zastąpienie notą księgową:

• Faktur, wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnienia z VAT – sprzedaż towarów lub usług korzysta tu ze zwolnienia, ale co do zasady podlega przepisom ustawy o VAT
• Refaktur, za pomocą których zakupione usługi lub towary przenoszone są na kontrahenta.

Nota księgowa – w jakiej formie?

Przepisy, na których opiera się księgowość uproszczona, zasadniczo nie określają elementów niezbędnych w nocie księgowej. Dlatego też w tym wypadku można posiłkować się przepisami Ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą dowód księgowy powinien zawierać przynajmniej:

• Określenie rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego
• Określenie stron – nazw i adresów – stron operacji
• Opis operacji
• Wartość
• Datę operacji oraz – jeśli jest inna – datę sporządzenia dowodu.