Odebranie czasu wolnego lub dodatek za godziny nadliczbowe – zasady udzielania

Kodeks Pracy (dalej kp) przewiduje rekompensatę za nadgodziny. Rekompensatą może być dodatek do wynagrodzenia lub udzielenie wolnego bez obniżania wynagrodzenia za pełny wymiar czasu pracy. Wolne, co do zasady, powinno być przyznane w tym samym miesiącu lub okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły nadgodziny. Ale co zrobić, jeśli sam pracownik wnioskuje o odbiór nadgodzin w kolejnym okresie, a pracodawca się na to zgadza? Czy ma prawo przyjąć taki wniosek? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, co na ten temat mówi kp i Państwowa Inspekcja Pracy (PIP).

Kiedy mówimy o nadgodzinach?

Nadgodziny to praca świadczona ponad obowiązujące normy czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (art. 151. § 1 kp). W przeciętnym 5-dniowym tygodniu pracy normy pracy pozwalają pracować 8 godzin na dobę (norma dobowa) i 40 godzin na tydzień (norma tygodniowa). Kp pozwala jednak ten czas wydłużyć do 12 godzin na dobę (tzw. równoważny system pracy), nie przekraczając jednocześnie norm w okresie rozliczeniowym.

Pracę w godzinach nadliczbowych można podzielić na:

• nadgodziny dobowe (rozliczane na bieżąco),
• nadgodziny średniotygodniowe (rozlicza się je na koniec okresu rozliczeniowego, po rozliczeniu nadgodzin dobowych).

Przykład 1

Pracownika obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy: kwiecień-czerwiec i pięciodniowy tydzień pracy (od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie). W kwietniu przepracował 2 godziny ponad standard we wtorek i 6 godzin ponad standard w niedzielę. 2 nadgodziny dobowe pracodawca musi mu zrekompensować w kwietniu, ale 6 nadgodzin średniotygodniowych ma prawo rozliczyć do końca okresu rozliczeniowego, tj. do końca czerwca.

Uwaga – w tym przypadku (nadgodziny w niedzielę) mamy do czynienia z pracą w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Za pracę w takim dniu należy się dzień wolny, bez względu na to ile godzin pracownik przepracował. Niemniej zasada zachowania terminu rozliczenia nadgodzin jest aktualna.

Odebranie czasu wolnego lub dodatek za godziny nadliczbowe

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia lub 100%, jeśli nadgodziny miały miejsce w nocy, w niedzielę i święta lub w dniu wolnym udzielonym za pracę w niedzielę lub święta.

Zamiast wypłacać dodatek, pracodawca może udzielić pracownikowi wolnego. Rozliczenie czasu wolnego za nadgodziny przyjmuje formę 1,5 godziny wolnego za każdą przepracowaną nadgodzinę. Z wnioskiem o czas wolny może też wystąpić pracownik, ale wtedy wolne należy się 1 do 1, tzn. za każdą 1 godzinę nadliczbową pracownikowi przysługuje 1 godzina wolnego. Kp nie nie przewiduje (nic nie mówi) na temat terminu odbioru nadgodzin na wniosek pracownika.

Wolne za nadgodziny na wniosek pracownika

W związku z tym, że przepisy pomijają zagadnienie terminu odbioru czasu wolnego na wniosek pracownika, poruszyła je PIP oraz literatura prawa pracy.

PIP (pismo nr GPP-306-4560-32/09/PE/RP) stoi na stanowisku, że działanie pracownika (złożenie wniosku) powinno mieć miejsce przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły. Warto zwrócić uwagę, że PIP mówi wyraźnie o “złożeniu wniosku”, a nie “dniu/czasie wolnym do odebrania godzin nadliczbowych”.

Z tego powodu przyjmuje się, że pracownik powinien złożyć wniosek o odbiór nadgodzin w miesiącu, w którym miały miejsce nadgodziny, ale w podaniu może wskazać datę odbioru wykraczającą poza bieżący miesiąc, a nawet poza okres rozliczeniowy.

Podobne stanowisko wyznaje literatura prawa pracy (A. Sobczyk, Zasady prawnej regulacji czasu pracy, 2005 r., Ł. Pisarczyk, Kodeks pracy. Komentarz 2011 r., pod red. L. Florka). W komentarzu do kp znajduje się wyjaśnienie, że okres pomiędzy wystąpieniem nadgodzin a odebraniem wolnego nie powinien być zbyt długi i zasadniczo nie powinien przekroczyć roku.

Przykład 2

W firmie, w której obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy, pracownica pracująca standardowo 8 godzin dziennie, w maju przepracowała 8 godzin nadliczbowo w ciągu 4 dni. Pracodawca może udzielić jej wolnego w wymiarze 12 godzin do końca maja tj. do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli tego nie zrobi – ma obowiązek wypłacić jej dodatek za godziny nadliczbowe w wynagrodzeniu za maj. Ponadto pracownica może sama wnioskować o wolne – w takiej sytuacji przysługuje jej 8 godzin wolnego (tyle, ile nadgodzin przepracowała). Podanie o wolne pracownica musi złożyć przed wypłatą majowej pensji, ale może w nim wskazać termin odbioru nadgodzin po zakończeniu okresu rozliczeniowego, czyli po zakończeniu maja. Mówiąc krótko – może wnioskować o wolne w maju w ramach odbioru nadgodzin zrobionych w maju, ale ma też prawo odebrać te nadgodziny np. w lipcu. Istotne jest, aby wniosek złożyła jeszcze przed wypłatą majowego wynagrodzenia i we wniosku określiła dokładny termin, w którym chce otrzymać wolne.

W razie braku wskazania dokładnego terminu odbioru nadgodzin przeniesienie ich poza bieżący okres rozliczeniowy należy uznać za niedozwolone (P. Wojciechowski, Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, PiZS 2004 nr 12 s. 35–36).

Jakie są zasady odbioru nadgodzin?

Zasady udzielania czasu wolnego za nadgodziny różnią się w zależności od tego, która strona (pracownik czy pracodawca) inicjuje odbiór godzin nadliczbowych. W przypadku, kiedy to pracodawca udziela wolnego z własnej inicjatywy sprawa jest jasna: godziny dobowe może oddać do końca miesiąca, w którym wystąpiły, a tygodniowe – do końca okresu rozliczeniowego. Za każdą przepracowaną nadgodzinę pracownikowi należy się 1,5 godz. wolnego. Jeżeli tego nie zrobi, zobowiązany jest wypłacić dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

Natomiast pracownik, którego wolą jest otrzymanie wolnego za nadgodziny, powinien złożyć wniosek o ich odbiór przed wypłatą wynagrodzenia za miesiąc w którym pracował nadliczbowo. Ale może we wniosku zawrzeć bardziej odległą datę odbioru – literatura prawa mówi, że wolne powinno nastąpić w ciągu roku od przekroczenia czasu pracy. Ważne jest, aby pracownik w podaniu wskazał konkretny termin. Wolne udzielone na wniosek pracownika rozlicza się 1:1, czyli za każdą godzinę nadliczbową przysługuje godzina wolnego.