Organizacja webinaru zgodnie z prawem – o czym musi pamiętać przedsiębiorca?

Z punktu widzenia prawa webinar nie jest jednak wyłącznie wydarzeniem transmitowanym przez Internet. W zależności od sposobu jego organizacji może wiązać się z zawarciem umowy z uczestnikiem, przetwarzaniem danych osobowych, nagrywaniem wizerunku i głosu, korzystaniem z utworów chronionych prawem autorskim oraz prowadzeniem późniejszych działań marketingowych.

Dlatego pytanie, jak zorganizować webinar zgodnie z prawem wymaga spojrzenia na całe przedsięwzięcie – począwszy od formularza rejestracyjnego, przez regulamin i obowiązek informacyjny RODO, aż po zasady nagrywania i kontaktowania się z uczestnikami po zakończeniu wydarzenia. O tym, jak wygląda organizacja webinaru przeczytasz w poniższym artykule!

Jak zorganizować webinar zgodnie z prawem?

Organizacja webinaru wiąże się z koniecznością uwzględnienia kilku obszarów prawnych. W zależności od formy wydarzenia, sposobu rejestracji uczestników, odpłatności oraz zakresu przetwarzania danych osobowych zastosowanie mogą mieć m.in. przepisy dotyczące świadczenia usług drogą elektroniczną, ochrony danych osobowych, praw konsumenta, komunikacji elektronicznej oraz prawa autorskiego.

Przed rozpoczęciem zapisów organizator powinien określić w szczególności:

• kto jest organizatorem webinaru,
• kto może w nim uczestniczyć,
• czy udział jest bezpłatny czy odpłatny,
• w jaki sposób uczestnik dokonuje zapisu i dochodzi do zawarcia umowy,
• jakie dane osobowe są zbierane podczas rejestracji,
• czy webinar będzie nagrywany,
• czy nagranie będzie później udostępniane,
• czy uczestnicy będą mogli korzystać z czatu i zadawać pytania,
• czy po webinarze planowany jest kontakt marketingowy,
• na jakich zasadach uczestnicy mogą korzystać z materiałów szkoleniowych i innych treści udostępnianych w ramach webinaru.

Jeżeli organizacja webinaru wiąże się ze świadczeniem usług drogą elektroniczną, zastosowanie może mieć ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w szczególności przepisy dotyczące regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. W zależności od modelu organizacji webinaru znaczenie mogą mieć również przepisy RODO, ustawy o prawach konsumenta oraz przepisy prawa autorskiego.

Należy jednak zapamiętać, że nie każdy webinar będzie jednak wymagał takiego samego zestawu dokumentów i zgód. Zakres obowiązków prawnych należy oceniać z uwzględnieniem konkretnego modelu organizacji wydarzenia, jego odpłatności, sposobu zawierania umowy z uczestnikiem, zakresu przetwarzanych danych oraz sposobu wykorzystywania nagrania i materiałów po zakończeniu webinaru.

Więcej na temat: Jak dobrze prowadzić webinar?

Regulamin webinaru – dlaczego warto go przygotować?

Regulamin webinaru to podstawowy dokument określający zasady udziału w wydarzeniu. Jego przygotowanie pozwala w jasny sposób określić prawa i obowiązki organizatora oraz uczestników, a także zasady rejestracji, udziału w webinarze, korzystania z udostępnianych materiałów czy składania reklamacji. W przypadku powstania sporu regulamin może również stanowić istotny punkt odniesienia przy ocenie praw i obowiązków stron.

Jak wskazaliśmy we wcześniejszym punkcie, jeżeli organizacja webinaru wiąże się ze świadczeniem usług drogą elektroniczną, zastosowanie znajduje ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z przepisem art. 8 ust. 1 tej ustawy usługodawca określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Jeżeli organizator chce, aby regulamin wiązał uczestnika webinaru, powinien udostępnić go przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie. Samo zamieszczenie regulaminu na stronie internetowej nie wystarczy, jeżeli uczestnik nie ma możliwości zapoznania się z jego treścią i zachowania jej przed zawarciem umowy.

Regulamin powinien zatem określać w szczególności rodzaj i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki ich świadczenia i zawierania oraz rozwiązywania umów, a także tryb postępowania reklamacyjnego. Powinien zostać udostępniony uczestnikowi przed zawarciem umowy, w sposób pozwalający na zapoznanie się z jego treścią, a także jej zapisanie i odtworzenie w niezmienionej postaci.

Dobrze przygotowany regulamin nie tylko realizuje obowiązki prawne, ale przede wszystkim porządkuje zasady organizacji webinaru i pozwala uczestnikom jeszcze przed jego rozpoczęciem jasno określić, na jakich zasadach wydarzenie będzie się odbywać.

Więcej na temat: Świadczenie usług drogą elektroniczną – wszystko, co musisz wiedzieć!

Co powinien zawierać regulamin webinaru?

Dobrze przygotowany regulamin webinaru powinien przede wszystkim określać:

I. DANE ORGANIZATORA

Należy wskazać, kto odpowiada za organizację webinaru. W przypadku przedsiębiorcy powinny znaleźć się odpowiednie dane identyfikacyjne i kontaktowe.

II. PRZEDMIOT I ZASADY ŚWIADCZENIA USŁUGI

Regulamin powinien wyjaśniać, czym jest webinar, czego dotyczy, w jakiej formule się odbywa oraz co dokładnie otrzymuje uczestnik.

III. ZASADY REJESTRACJI

Warto wskazać, jakie dane są wymagane do zapisania się na wydarzenie, kiedy dochodzi do zawarcia umowy oraz w jaki sposób uczestnik otrzyma potwierdzenie rejestracji i link do webinaru.

IV. WARUNKI TECHNICZNE

Uczestnik powinien wiedzieć, jakie urządzenie, połączenie z internetem, przeglądarka czy oprogramowanie są niezbędne do udziału. W przykładowym regulaminie wskazano również konkretną platformę oraz sposób uzyskania dostępu do webinaru.

V. ZASADY UCZESTNICTWA

Regulamin powinien określać m.in. zasady korzystania z linku, możliwość zadawania pytań, korzystania z czatu oraz zakaz przekazywania danych dostępowych osobom trzecim.

VI. NAGRYWANIE I UDOSTĘPNIANIE WEBINARU

Jeżeli webinar jest nagrywany, uczestnik powinien zostać odpowiednio poinformowany o tym fakcie, a organizator powinien określić cel nagrania, sposób jego wykorzystania oraz zakres udostępnienia.

VI. PRAWA AUTORSKIE

Regulamin powinien określać zasady korzystania z prezentacji, materiałów szkoleniowych, nagrania i innych treści przekazywanych uczestnikom. Przykładowy regulamin przewiduje ograniczenia dotyczące kopiowania, rozpowszechniania i nagrywania treści webinaru.

VII. ZMIANA LUB ODWOŁANIE WEBINARU

Warto określić, co dzieje się w przypadku zmiany terminu, programu, prowadzącego lub problemów technicznych.

VIII. REKLAMACJE

Regulamin powinien wskazywać sposób składania reklamacji i termin jej rozpatrzenia. W przedstawionym wzorze przewidziano reklamację w formie elektronicznej oraz 14-dniowy termin odpowiedzi.

IX. PRAWA KONSUMENTA

Jeżeli webinar jest odpłatny i kierowany do konsumentów, należy uwzględnić przepisy ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, np. regulacje dotyczące umów zawieranych na odległość.

X. OCHRONĘ DANYCH OSOBOWYCH

Regulamin może odsyłać do odpowiedniej klauzuli informacyjnej lub polityki prywatności. Nie powinien natomiast zastępować pełnego obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO.

XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Warto określić m.in. sposób udostępniania regulaminu, zasady jego zmiany oraz podstawowe zasady dotyczące prawa właściwego.

Regulamin a pozostałe obowiązki prawne organizatora webinaru

Regulamin jest jednym z elementów dokumentacji prawnej webinaru i może opisywać również kwestie związane z ochroną danych osobowych, nagrywaniem webinaru, prawami autorskimi czy komunikacją marketingową. Jednak opisanie w regulaminie danej kwestii w regulaminie nie oznacza, że regulamin zastępuje odrębny dokument, klauzulę lub zgodę, jeżeli są one wymagane.

W praktyce regulamin może więc wskazywać zasady obowiązujące uczestników i odsyłać do właściwych dokumentów, które szczegółowo regulują daną kwestię, przykładowo:

• I. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH – „KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA UCZESTNIKÓW WEBINARU”

  Regulamin może zawierać informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych lub odesłanie do odpowiedniej klauzuli informacyjnej. Sama klauzula informacyjna stanowi jednak odrębny dokument realizujący obowiązek informacyjny wynikający z RODO.

• II. ZGODY MARKETINGOWE – „ZGODA NA OTRZYMYWANIE INFORMACJI HANDLOWYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ”

  Regulamin może określać, że organizator prowadzi działania marketingowe, ale zgoda marketingowa, jeżeli w danym przypadku jest wymagana, powinna być udzielana odrębnie. Nie należy utożsamiać jej z akceptacją regulaminu.

• III. NAGRYWANIE WEBINARU – „INFORMACJA O NAGRYWANIU I ZASADACH WYKORZYSTANIA NAGRANIA”

  Regulamin może informować o nagrywaniu webinaru oraz określać podstawowe zasady korzystania z nagrania. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych związanych z nagraniem, a w przypadkach wymagających zgody także sama zgoda, mogą jednak stanowić odrębny dokument.

• IV. PRAWA AUTORSKIE – „LICENCJA NA KORZYSTANIE Z MATERIAŁÓW WEBINAROWYCH”

  Regulamin może określać zasady korzystania przez uczestników z prezentacji, materiałów szkoleniowych czy nagrania. Nie zastępuje jednak dokumentów, na podstawie których organizator uzyskał prawa do wykorzystania cudzych utworów. W zależności od sytuacji może to być np. umowa licencyjna lub umowa przenosząca autorskie prawa majątkowe.

• V. MATERIAŁY PRZEKAZYWANE UCZESTNIKOM – „ZASADY KORZYSTANIA Z MATERIAŁÓW SZKOLENIOWYCH”

  Regulamin może określać, czy uczestnik może kopiować, pobierać lub udostępniać otrzymane materiały. Jeżeli jednak zakres korzystania z materiałów wymaga odrębnego uregulowania, odpowiednie postanowienia mogą znaleźć się w osobnym dokumencie lub licencji.

Organizacja webinaru a RODO

Jednym z najważniejszych obszarów prawnych jest organizacja webinaru zgodna z przepisami RODO. Organizator webinaru zazwyczaj przetwarza dane uczestników, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, dane firmy, informacje dotyczące udziału, a czasami również wizerunek, głos, pytania zadawane na czacie czy inne informacje ujawnione podczas wydarzenia.

Administrator powinien określić dla każdego rodzaju przetwarzania odpowiednią podstawę prawną. RODO przewiduje kilka podstaw legalnego przetwarzania danych, w tym wykonanie umowy, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes oraz zgodę. Nie każde przetwarzanie danych uczestnika wymaga zatem zgody. Jeżeli osoba zapisuje się na webinar, dane niezbędne do jej rejestracji i realizacji usługi mogą być przetwarzane w związku z zawarciem i wykonaniem umowy. Nie ma potrzeby uzależniania udziału w webinarze od zgody na marketing, jeżeli marketing nie jest elementem samej usługi.

Administrator powinien również przekazać uczestnikowi odpowiednie informacje wymagane przez art. 13 RODO, w tym informacje o administratorze, celach i podstawach prawnych przetwarzania, odbiorcach danych, okresie przechowywania oraz prawach osoby, której dane dotyczą.

Webinar a zgody marketingowe

Uczestnik może zapisać się na wydarzenie wyłącznie po to, aby zdobyć wiedzę, i nie oznacza to, że zgadza się na późniejszą komunikację marketingową. Jeżeli organizator chce po webinarze przesyłać uczestnikom informacje handlowe lub prowadzić marketing bezpośredni drogą elektroniczną, powinien przeanalizować nie tylko przepisy RODO, ale również przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

Prawo komunikacji elektronicznej przewiduje, że wykorzystywanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub automatycznych systemów wywołujących do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego. Ustawa przewiduje również sankcje za naruszenie tego obowiązku.

Dlatego zgoda marketingowa powinna być dobrowolna i wyraźnie oddzielona od akceptacji regulaminu. RODO wymaga, aby administrator był w stanie wykazać udzielenie zgody, a jej wycofanie powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Więcej na temat: Zgoda marketingowa – jak prawidłowo uzyskać zgodę na wysyłanie ofert?

Prawa autorskie do materiałów webinarowych

Webinar często zawiera prezentację, zdjęcia, wykresy, materiały szkoleniowe, fragmenty publikacji, nagrania lub inne utwory chronione prawem autorskim. Organizator powinien mieć prawo do korzystania z materiałów wykorzystywanych podczas webinaru. Dotyczy to również materiałów przygotowanych przez zaproszonych ekspertów lub prelegentów.

Regulamin powinien określać, w jakim zakresie uczestnik może korzystać z materiałów otrzymanych w związku z webinarem. Nie należy automatycznie przyjmować, że zakup dostępu do webinaru oznacza przeniesienie jakichkolwiek praw autorskich. W przykładowym regulaminie przewidziano ograniczenia dotyczące kopiowania, rozpowszechniania i utrwalania treści webinaru bez zgody organizatora.

Reklamacja webinaru i prawa konsumenta

Jeżeli webinar jest odpłatny, a uczestnik zawiera umowę jako konsument, organizator powinien uwzględnić przepisy dotyczące ochrony praw konsumentów. Dotyczy to w szczególności obowiązków informacyjnych, zasad zawierania umów na odległość, prawa odstąpienia od umowy oraz odpowiedzialności przedsiębiorcy za zgodność świadczenia z umową. W zależności od charakteru webinaru oraz sposobu jego udostępniania zastosowanie mogą mieć również przepisy dotyczące treści cyfrowych i usług cyfrowych. Regulamin powinien w takim przypadku określać zasady korzystania z usługi oraz sposób składania i rozpatrywania reklamacji, z uwzględnieniem praw przysługujących konsumentowi na podstawie obowiązujących przepisów.

Jeżeli konsumentowi przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, regulamin lub informacje przekazywane przed zawarciem umowy powinny prawidłowo określać zasady korzystania z tego prawa. Należy również uwzględnić ewentualne wyjątki od prawa odstąpienia, jeżeli znajdują zastosowanie w konkretnym przypadku.

Z tego względu nie należy korzystać bez weryfikacji z uniwersalnych lub nieaktualnych wzorów regulaminów webinarów. Zakres obowiązków organizatora zależy bowiem od konkretnego modelu świadczenia usługi, a dokument powinien odpowiadać zarówno aktualnym przepisom, jak i rzeczywistym zasadom organizacji webinaru.

Jak powinien wyglądać formularz zapisu na webinar?

Dobry formularz rejestracyjny powinien być prosty, ale nie może pomijać istotnych informacji. Standardowo może zawierać:

• DANE NIEZBĘDNE DO UDZIAŁU:
  • imię
  • nazwisko
  • adres e-mail
  • ewentualnie firma lub stanowisko, jeżeli są rzeczywiście potrzebne
• INFORMACJE PRAWNE:
  • link do regulaminu
  • informację o przetwarzaniu danych osobowych
  • informacje dotyczące nagrywania, jeżeli webinar będzie nagrywany
• ZGODY MARKETINGOWE:
  • przedstawione oddzielnie
  • dobrowolne
  • sformułowane w sposób jednoznaczny
  • bez zaznaczenia ich domyślnie
  • możliwe do późniejszego wycofania

Podsumowanie

Jak zorganizować webinar zgodnie z prawem? Przede wszystkim nie należy traktować webinaru wyłącznie jako transmisji internetowej. Jest to przedsięwzięcie, które może jednocześnie obejmować świadczenie usługi drogą elektroniczną, przetwarzanie danych osobowych, komunikację marketingową, nagrywanie oraz korzystanie z utworów chronionych prawem autorskim. Organizator powinien przygotować odpowiedni regulamin, prawidłowo zaprojektować formularz rejestracyjny, spełnić obowiązki informacyjne wynikające z RODO, ustalić zasady nagrywania i publikowania materiału oraz odrębnie przeanalizować podstawy kontaktu marketingowego z uczestnikami.

Dobrze przygotowany webinar powinien być zatem zaplanowany prawnie jeszcze przed rozpoczęciem zapisów. To właśnie na etapie formularza, regulaminu i informacji przekazywanych uczestnikowi powstaje większość zabezpieczeń, które później pozwalają uniknąć problemów.