Zgodnie z przepisami, dokumentem który jest podstawą ujmowania wydatku w kosztach i odliczania VAT jest faktura zakupu, rachunek albo umowa. Okazuje się jednak, że w niektórych przypadkach przedsiębiorcy wystarczy paragon. Warto natomiast wiedzieć, że wymogi dla paragonu są różne jeśli chodzi o zaliczenie wydatku do kosztów oraz odliczenie VAT.

Koszt na podstawie paragonu

O tym, które wydatki można zaksięgować na podstawie paragonu, mówi par. 14 ust. 4 i 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nim, paragon wystarczy do zaksięgowania:

• Zakupu w jednostkach handlu detalicznego:
  • Materiałów,
  • Środków czystości i BHP,
  • Materiałów biurowych,
• Wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów.

Warunkiem zaksięgowania takich wydatków jest dopisanie na odwrocie paragonu danych podatnika – nazwiska, nazwy zakładu, adresu, a także rodzaju nabytego towaru.

Paragony a odliczenie VAT

Najpopularniejszym paragonem, od którego dokonamy odliczenia VAT, może być paragon za przejazd autostradą. Nie dotyczy to wszystkich biletów – zdarzają się takie, które nie mają wykazanej kwoty VAT. Jeśli jednak na bilecie za autostradę mamy wyszczególnioną wartość podatku, a przejazd był dokonany w celach służbowych, zasadniczo podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT.

Ważne!

Skomplikowane? Nadal nie wszystko jest jasne? Klienci biura rachunkowego mogą liczyć na wsparcie dedykowanej księgowej. Zarejestruj się i sprawdź sam.  

W takim przypadku dokument będzie uprawniał do odliczenia VAT, nawet jeśli nie będzie zawierał:

• Imienia i nazwiska, nazwy i adresu nabywcy,
• Miary i ilości nabytego towaru lub zakresu wykonanej usługi,
• Ceny jednostkowej netto,
• Wartości sprzedaży netto,
• Stawki podatku,
• Sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki i sprzedaż zwolnioną z podatku,
• Kwot podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatku.

Zasadniczo do odliczenia VAT może zatem uprawniać także paragon na niewielką kwotę. Istotny jest tu jednak jeden szczegół – powyższe wyłączenia nie zawierają informacji o NIP nabywcy, co oznacza, że numer identyfikacji podatnika jest niezbędny na paragonie uprawniającym do odliczenia. Obecnie część kas fiskalnych posiada opcję dodawania NIP, docelowo – zgodnie z planowanymi zmianami dotyczącymi m.in. faktur do paragonu – powinny posiadać je wszystkie urządzenia. Na chwilę obecną może się jednak zdarzyć, że odliczenia VAT od paragonu nie będzie możliwe właśnie z powodu braku NIP nabywcy – wtedy jedynym wyjściem będzie wystąpienie o wystawienie faktury do paragonu.