Podatek u źródła a certyfikat rezydencji 2024

Podatek u źródła a certyfikat rezydencji - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Pewne kategorie przychodów objęte są zryczałtowanym podatkiem dochodowym, który jest pobierany bezpośrednio przez płatników, tak też jest w niektórych przypadkach jeśli chodzi o podatek u źródła. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem podatku u źródła i formą certyfikatu rezydencji.

Co to jest podatek u źródła?

Zagadnienie związane z podatkiem u źródła zostało uregulowane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Zasada poboru tego podatku jest identyczna w obydwu przypadkach. Podatek u źródła określany jest również skrótem WHT (Withholding Tax), pobierany jest od pewnych kategorii przychodów osiąganych przez nierezydentów na terytorium Polski. Do poboru podatku u źródła zobowiązani są płatnicy, którzy posiadają miejsce zamieszkania, siedzibę w państwie, gdzie powstaje przychód. Oznacza to, że polski przedsiębiorca, który dokonuje zapłaty określonych tytułów należności na rzecz nierezydenta, wchodzi w rolę płatnika i może być zobowiązany do poboru podatku u źródła. Kategorie przychodów objęte podatkiem u źródła, zostały wymienione szczegółowo w ustawach. stawki podatku mogą wynosić: 10%, 19% i 20%.

Więcej szczegółowych informacji na temat poboru podatku u źródła dostępnych jest w podlinkowanej publikacji.

Podatek u źródła – jakie usługi?

Podatek u źródła jest opłacany od wielu źródeł przychodów, które ogólnie można podzielić na takie kategorie:

prawa autorskie,
licencje,
dywidendy,
usługi niematerialne.

W kategorii usług niematerialnych znajdą się w szczególności usługi:

księgowe,
doradcze,
prawne,
reklamowe,
badania rynku,
zarządzania i kontroli,
udzielania gwarancji i poręczeń,
rekrutacji pracowników.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z reklamy swoich firm w ramach kampanii Google Ads, Facebooka czy Instagrama powinni zadbać o certyfikat rezydencji podatkowej tych firm. Ta sama zasada obowiązuje przy zakupie programu Adobe, Canva czy oprogramowania firmy Microsoft. Więcej na temat certyfikatów rezydencji napiszemy poniżej.

Kiedy nie zapłacimy podatku u źródła?

Ustawa o PIT przewiduje jeden ważny wyjątek, mianowicie chodzi o zwolnienie polskiego przedsiębiorcy z obowiązku pobrania podatku u źródła.

Zgodnie z ustawą o PIT do poboru podatku u źródła mają zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie podatku u źródła zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania przez przedsiębiorcę miejsca zamieszkania dla celów podatkowych certyfikatem rezydencji uzyskanym od zagranicznego kontrahenta

Przy weryfikacji warunków zastosowania obniżonej stawki podatku lub zwolnienia albo warunków niepobrania podatku płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności. Przy ocenie dochowania należytej staranności uwzględnia się:

charakter oraz skalę prowadzonej działalności przez płatnika,
ustalenie, czy transakcja była przeprowadzana pomiędzy podmiotami powiązanymi, o których jest mowa w ustawie o PIT

Certyfikat rezydencji podatkowej

Certyfikat rezydencji jest to zaświadczenie o miejscu zamieszkania/siedziba przedsiębiorcy dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania/siedziby. W Polsce taki certyfikat rezydencji jest wydawany przez właściwy organ podatkowy na wniosek przedsiębiorcy. W innych krajach praktyka wydawania certyfikatów rezydencji może być różna. Dodatkowo należy pamiętać, że nie każdy dokument będzie honorowany przez polskiego fiskusa.

Certyfikat rezydencji podatkowej – kiedy jest potrzebny?

Przepisy przewidują możliwość niepobrania podatku u źródła pod warunkiem, że polski przedsiębiorca wejdzie w posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej firmy zagranicznej, która świadczy usługi, z których korzysta. Ta sama zasada obowiązuje również do innych kategorii przychodów, co do których mają zastosowanie przepisy dotyczące poboru podatku u źródła.

Jeśli polski przedsiębiorca będzie posiadał certyfikat rezydencji podatkowej kontrahenta z innego kraju, któremu wypłaca określone należności, to będzie mógł zastosować obniżoną stawkę podatku lub w ogóle go nie pobrać

Forma certyfikatu rezydencji może mieć postać papierową lub elektroniczną, o ile w takiej formie jest wydawany przez obcy organ podatkowy

Forma certyfikatu rezydencji

Certyfikat rezydencji może mieć formę papierową lub elektroniczną, przy czym polskie organy podatkowe przez długi czas upierały się, że certyfikat powinien być wydany w formie papierowej. Na szczęście to podejście zmieniło się na przestrzeni lat i obecnie forma elektroniczna jest także honorowana. W jednej z interpretacji podatkowych nr 0111-KDIB1-2.4010.374.2023.1.END z dnia 26.09.2023 r. przedsiębiorca zadał pytanie, czy certyfikat rezydencji pozyskany w postaci ogólnodostępnego dokumentu w formie pliku PDF uprawnia do niepobrania podatku u źródła? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że certyfikat w formie PDF jest wystarczający. W uzasadnieniu napisał m.in., że jeżeli zgodnie z prawem danego państwa, istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o miejscu siedziby dla celów podatkowych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, to obie formy mają status równorzędny w świetle prawa tego państwa. Taki certyfikat rezydencji w formie elektronicznej będzie zatem podstawą dla płatnika do zastosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przepisy prawa podatkowego traktują certyfikat rezydencji jako zaświadczenie, które wydawane jest zgodnie z prawem państwa rezydencji podatnika. Nie wymagają, aby certyfikat rezydencji był dokumentem wydanym w określonej formie, a tylko żeby zawierał określoną treść.

Certyfikat rezydencji podatkowej otrzymany po zapłacie należności

Przepisy w żaden sposób nie precyzują, na jaki moment przedsiębiorca powinien dysponować certyfikatem rezydencji podatkowej, żeby uniknąć zapłaty podatku u źródła. Jedna z firm powzięła wątpliwość, czy w takim przypadku będzie mogła skorzystać ze zwolnienia od poboru podatku u źródła. Zwróciła się w tej sprawie z zapytaniem do organu podatkowego w interpretacji nr 0111-KB1-3.4010.52.2023.2.PC z dnia 28.03.2023 r. Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem spółki, że nie musi posiadać certyfikatu rezydencji na moment dokonywania zapłaty należności, a w uzasadnieniu napisał m.in., że warunek udokumentowania miejsca siedziby podatnika za pomocą certyfikatu rezydencji nie przesądza o tym, że płatnik w dniu dokonania wypłaty jest zobowiązany posiadać aktualny certyfikat rezydencji. Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed jak i po dokonaniu płatności. Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności, taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność.

Podsumowanie

Zapłata podatku u źródła w dalszym ciągu wzbudza wiele emocji wśród przedsiębiorców. Przepisy są bardzo ogólne i mało precyzyjne. Temat jest skomplikowany i wielowątkowy i na pewno nie da się uzyskać odpowiedzi na wiele pytań.

W dzisiejszej publikacji zajęliśmy się jedynie wycinkiem podatku u źródła, a konkretnie certyfikatem rezydencji, czym jest, kiedy jest potrzebny i w jakiej może być formie. Brak zapłaty podatku u źródła wiąże się z dochowaniem należytej staranności przez przedsiębiorcę. Podstawowym warunkiem będzie posiadanie certyfikatu rezydencji firmy zagranicznej, na rzecz której dokonujemy zapłaty należności. Przez wiele lat polskie organy podatkowe upierały się, że certyfikat rezydencji musi mieć postać papierową, a spełnienie tego wymogu graniczyło z cudem, dlatego na tym polu toczyły się spory. Na szczęście wypracowane zostało podejście, że forma certyfikatu rezydencji może mieć postać zarówno papierową jak i elektroniczną, obecnie potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych.

Stan prawny na dzień: 18.10.2024 r.