Przedsiębiorcy najczęściej załatwiają sprawy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą przez telefon, czy maila. Nie wszystkie tematy można jednak w ten sposób rozstrzygnąć. Często odbywają się różnego rodzaju targi branżowe, pokazy, decydujemy się na zakup maszyn, urządzeń i innych środków trwałych do firmy, które należy zobaczyć, przetestować, czy zwyczajnie musimy się spotkać osobiście z kontrahentem, aby omówić sprawy biznesowe. Oczywiście powodów, dla których przedsiębiorca przebywa w delegacji może być znacznie więcej. W cyklu artykułów na ten temat dzisiaj opiszemy delegację krajową przedsiębiorcy.

Kiedy mówimy o podróży służbowej?

Bazując na interpretacji ogólnej Ministerstwa Finansów za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą należy uznać wykonywanie zadania w ramach prowadzonej firmy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności. Pojęcie jest bardzo ogólne, więc na tej podstawie można uznać, że każdy wyjazd, który ma związek z prowadzoną działalnością odbywa się w ramach delegacji.

Wydatki w podróży służbowej krajowej

Odbywając podróż służbową przedsiębiorca ponosi pewne określone kategorie kosztów, które muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT) będzie można rozliczyć w ramach odbytej delegacji, a zaliczamy do nich:

1. Koszty przejazdu.
2. Koszty noclegu.
3. Koszty dojazdu środkami komunikacji miejskiej.
4. Inne wydatki.
5. Dieta.

W publikacji będziemy po kolei omawiali sposób rozliczania poszczególnych rodzajów kosztów.

Koszty przejazdu

Koszty dojazdu w zależności od środka transportu będą wyglądały następująco:

1. Przejazd samochodem osobowym:
   • paliwo – na podstawie faktur,
   • przejazd autostradą płatną – faktura, bilet jednorazowy jeżeli zawiera niezbędne dane z rozporządzenia,
   • parkowanie samochodu – bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu wewnętrznego,

Noclegi – koszty i podatek VAT

Pamiętajmy, że w ustawie o podatku VAT wymienione są pewne usługi, od których nie można odliczyć podatku, należą do nich m.in. usługi noclegowe. Noclegi w podróży służbowej krajowej przedsiębiorcy znajdą się w takim przypadku w kwocie brutto w kosztach uzyskania przychodów. Podstawą do zaksięgowania wydatku będzie faktura bądź rachunek obejmująca nabytą usługę.

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejskiej

W trakcie podróży służbowej przedsiębiorca może również korzystać ze środków komunikacji miejskiej, w której przejazdy dokumentowane są biletami. W takim przypadku wydatek będzie potwierdzony takim biletem, który powinien być odpowiednio opisany na odwrocie i załączony pod dowód wewnętrzny. Nie można jednak zapominać, że jest to wyjątek od zasady ogólnej, która nie pozwala ujmować biletów w kosztach.

Inne wydatki

Pod pojęciem innych wydatków najczęściej kryją się koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, które opisane będą załączane pod dowód wewnętrzny. Najlepiej jeśli każdy z wydatków jest udokumentowany fakturą, rachunkiem. Niekiedy tylko na takiej podstawie można zaksięgować wydatek, tak jest to w przypadku opłat za bagaż.

Jeżeli w trakcie delegacji dojdzie do spotkania biznesowego z kontrahentem w restauracji, to zaliczenie do kosztów podatkowych będzie zależało od tego, czy nie zostanie uznane przez organy podatkowe, jako koszty reprezentacji. Pojęcie kosztów reprezentacji jest niedookreślone, stąd liczne kontrowersje i niejasności wokół tego tematu. Nie można jednoznacznie wskazać, czy w takim przypadku wydatek będzie kosztem przedsiębiorcy czy też nie. Fakturę za taką usługę warto posiadać, chociażby w celach dowodowych, na okoliczność odbytej podróży służbowej. To samo dotyczy wydatków konsumpcyjnych, których nie zaliczymy do kosztów, ale stanowią potwierdzenia odbytej podróży służbowej. Jeżeli spotkanie odbędzie się u klienta, to również warto zgromadzić informacje na ten temat. Może to być korespondencja mailowa, telefoniczna, bilet za dojazd pociągiem, autobusem. Zgromadzone dokumenty można dodatkowo zaopatrzyć w stosowną adnotacją na temat terminu i miejsca spotkania, jak również jego celu.

Delegacja krajowa – dieta

Wydatki na konsumpcję w podróży krajowej nie będą stanowiły dla przedsiębiorcy podstawy do ujęcia w kosztach podatkowych, ponieważ ma on prawo do diety, która rekompensuje koszty wyżywienia. Wysokość diety zależy od czasu trwania delegacji i jest obliczana na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
   • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
   • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Naliczoną dietę księguje się na podstawie dowodu wewnętrznego.

Wszystkie koszty związane z podróżą służbową krajową przedsiębiorca księguje bezpośrednio do PKPiR na podstawie faktur, rachunków w kol. 13 “Pozostałe wydatki”. Jeżeli istnieje konieczność wystawienia dowodu wewnętrznego, to również należy go zaksięgować w kol. 13.