Ile czasu zajmuje samodzielne księgowanie?

Po co stać w korku, aby dojechać do księgowej, skoro można wybrać księgowość online? Dzięki funkcjom dostępnym w serwisie ifirma.pl samodzielne księgowanie może być proste, wygodne i szybkie. Ile średnio czasu w miesiącu potrzebuje na księgowanie online przeciętny przedsiębiorca? Sprawdzamy i wyliczamy krok po kroku, pokazując przy okazji kilka przydatnych opcji w serwisie.
Księgowość online - ile czasu zajmuje
Na wstępie warto podkreślić, że na czas samodzielnego księgowania online wpływa rodzaj i skala prowadzonej działalności. Przedsiębiorca prowadzący działalność handlową będzie musiał liczyć się z wykonaniem większej ilości czynności księgowych w serwisie. My jednak dla uproszczenia skupimy się na przykładzie działalności usługowej, np. tej prowadzonej przez programistę.  

Księgowość online a konfiguracja konta w serwisie ifirma.pl

Pierwszym krokiem, zanim zaczniesz na dobre księgowanie online w serwisie, będzie konfiguracja konta. Nie jest to tak czasochłonne, jak mogłoby się wydawać. Oto kilka podstawowych kroków i szacowany czas ich zrealizowania:
  • pobranie danych z GUS, ustawienie pierwszego miesiąca księgowego w serwisie, uzupełnienie danych właściciela firmy – to ok. 2, 5 minuty,
  • wprowadzenie ustawień ZUS, PIT i VAT – ok. 2 minuty,
  • wygenerowanie UPL-1 – ok. 20 sekund,
  • uzupełnienie przychodu w celu wysłania e-deklaracji – ok. 25 sekund.

Jak przygotować listę kontrahentów oraz listę towarów i usług?

Księgujesz online i przez dłuższy czas będziesz współpracował z tym samym klientem? Warto dodać go do indywidualnej listy kontrahentów (CRM → Lista kontrahentów → Dodaj kontrahenta). W tym celu wystarczy, że wpiszesz numer NIP, co zajmie Ci dosłownie chwilę, a w łatwy sposób pozyskasz gotowe dane (nam to zajęło ok. 20 sekund). Dane możesz też wprowadzić samodzielnie, co będzie już nieco bardziej czasochłonne (potrwa ok. minuty). Jeśli masz średnio 5 kontrahentów, to w ciągu ok. 2 minut przygotujesz swoją listę. Pamiętaj też, że jeśli Twój kontrahent jest obcokrajowcem, to nie pobierzesz jego danych z GUS. Wówczas będziesz musiał je wprowadzić samodzielnie, co zajmie Ci ok. minutę.
Księgowość onlione_screen1
Poza tym, zanim przystąpisz do wystawiania faktur, warto przygotować w serwisie gotową listę towarów i usług, która będzie się automatycznie rozwijała w polu „Nazwa towaru lub usługi” w momencie wystawiania dokumentu sprzedaży. Dzięki temu usprawnisz swoje księgowanie online. Masz dwie ścieżki, aby to zrobić: 1.Faktury → Towary i usługi → Dodaj towar lub usługę. 2. Lub wystawiając fakturę w module „Faktury”, wpisujesz nazwę usługi w polu „Nazwa towaru lub usługi” i klikasz na “zielony plus”. Usługa zostanie zapisana na liście usług.
Księgowość online_screen2
W tym pierwszym przypadku dodanie towaru/usługi zajmuje ok. 15 sekund. Jeśli chcesz przygotować listę składającą się z 10 pozycji, zrobisz to zatem w ok. 2 minuty i 30 sekund. Co więcej, jeżeli masz gotową listę towarów i usług, bo na przykład korzystasz z innego programu magazynowego, to taką listę możesz również zaimportować poprzez: Faktury → Towary i usługi → Importuj listę towarów i usług, co zajmie Ci ok. 20 sekund.

Jak szybko wystawić fakturę w ifirma.pl?

Jeżeli Twoim klientem jest kontrahent, któremu będziesz wystawiał faktury regularnie na tę samą stałą kwotę, to podczas księgowania online warto skorzystać z opcji: Faktury → Faktury cykliczne. O tym, jak dokładnie wystawiać faktury cykliczne w ifirma.pl, piszemy tutaj. Dane w ramach faktury cyklicznej wprowadzasz jednorazowo i zajmie Ci to ok. minutę. A jeżeli wymagają one przeedytowania, np. ilość, jednostka czy cena, to możesz to zrobić raz w miesiącu przed wystawieniem faktury cyklicznej lub tuż po wystawieniu. W tym celu wracasz do zakładki „Faktury cykliczne” i wybierasz stosowną fakturę cykliczną z listy (patrz niżej).
Księgowość online_screen3
Po wyświetleniu się formularza faktury klikasz na znajdujący się na dole przycisk „edytuj”. “Ręczne” wystawienie faktury w serwisie nawet początkującemu użytkownikowi nie powinno zająć więcej niż 1 minutę i 15 sekund (bazujemy na fakturze krajowej). Przydatną opcją jest również funkcja „Skopiuj” wyświetlająca się w serwisie tuż po wystawieniu faktury. Dzięki niej szybko wygenerujesz fakturę z podobnymi danymi. Taką fakturę można edytować. Przydatne w codziennej pracy będzie również utworzenie serii numeracji faktur, co zajmie nawet mniej niż minutę.

Jak rozliczyć pojazd w serwisie?

Wprowadzenie jednego wydatku związanego z użytkowaniem samochodu, np. faktury za paliwo, zajmie Ci maksymalnie 25 sekund. Jeśli masz ich w miesiącu na przykład pięć, to w sumie zrobisz to w ok. 2 minuty i 5 sekund. Trochę czasu zaoszczędzisz również, gdy przy wprowadzaniu kilku kolejnych faktur zamiast opcji „zatwierdź”, wybierzesz „zatwierdź i dodaj kolejny”. W ten sposób nie będziesz musiał przechodzić całej ścieżki dodawania wydatku samochodowego od początku.

Ile czasu zajmuje księgowanie wydatków?

Księgowanie online można też sobie usprawnić, korzystając z opcji automatycznego księgowania faktur elektronicznych. W tym celu wybierz moduł: Wydatki → Import faktur elektronicznych i przeciągnij plik jednym ruchem z pulpitu komputera do serwisu lub po prostu wybierz go z dysku. Przy wyborze z dysku zajmie Ci to ok. 10 sekund, a przeciągnięcie 5 sekund.
Księgowość online_screen4
Listę wystawców, których faktury możesz księgować w serwisie, znajdziesz tutaj. A jeżeli któregoś brakuje na liście, to wyślij wiadomość na bok@ifirma.pl, a postaramy się go dodać. Pamiętaj o dodaniu jako załącznik faktury pdf. Czas wysłania takiego e-maila – według naszych szacunków – nie powinien przekroczyć półtorej minuty 🙂 Z kolei jeżeli chcesz wprowadzić 5 kosztów miesięcznie poprzez ścieżkę: Wydatki → Dodaj wydatek, to dodanie jednego z nich zajmie Ci ok. 35 sekund, czyli łącznie na księgowaniu kosztów w ten sposób spędzisz ok. 3 minuty. Nieco dłużej, bo ok. minutę, może zająć dodanie popularnego wśród programistów wydatku, jakim jest import usług (Wydatek → Dodaj wydatek → Import usług). Warto również zwrócić uwagę na funkcję kopiowania wydatków, z której można skorzystać, gdy określone koszty powtarzają się co miesiąc. Wtedy wystarczy skopiować wydatek z miesiąca poprzedniego (Wydatki → Lista wydatków, co zostało dokładnie opisane tutaj) i uzupełnić dane o numerze faktury i dacie wystawienia dokumentu. Nie powinno to zająć więcej niż 30 sekund.

Jak szybko wprowadzisz majątek do serwisu ifirma.pl?

Inną z czynności, którą warto wykonać na początku księgowania w serwisie, jest utworzenie rejestru środków trwałych (Majątek → Rejestr środków trwałych → Dodaj) oraz wyposażenia (Wydatki → Dodaj wydatek). Załóżmy, że programista chce dodać w serwisie laptop. Wprowadzenie takiego środka trwałego to też kwestia zaledwie minuty. Nieco więcej czasu może zająć wprowadzenie do serwisu samochodu (Uwaga! Poprzez ścieżkę: Pojazdy → Dodaj pojazd, nie „Majątek”). Taka czynność wiąże się z wprowadzeniem większej liczby danych, dlatego czas wydłuży się do ok. 2 minut. W każdym razie zapisanie w serwisie 3 składników wyposażenia w ciągu miesiąca zajmie Ci ok. 3 minut.

Ile czasu zajmuje wygenerowanie i wysłanie deklaracji do Urzędu Skarbowego i ZUS?

Wygenerowanie deklaracji ZUS, VAT, PIT-5/PIT-5L/PIT-28 (łącznie z ręcznym wprowadzeniem dat opłacenia) zajmie Ci ok. 45 sekund. Wysyłka JPK_VAT (poprzez podpis pracownika ifirma.pl, co wiąże się z koniecznością jednorazowego wygenerowania i złożenia UPL-1) i VAT-7/VAT-7K to kolejne 30 sekund. Dodajmy, że deklarację ZUS, kiedy nie masz pracowników, wysyłasz raz (chyba że nastąpią zmiany w opłacanych przez Ciebie składkach). Potem pozostaje już tylko wykonywanie co miesiąc przelewów za składki ZUS oraz PIT i VAT, jeżeli występują do zapłaty. W tym celu możesz skorzystać z opcji paczki przelewów. Pobranie takich plików elixir zajmie Ci raptem 15 sekund. Jeżeli jesteś nievatowcem, to na tym etapie zaoszczędzisz trochę czasu (i będziesz mógł na przykład zaparzyć kawę :)). Twoim zadaniem będzie jedynie wygenerowanie deklaracji PIT-5/PIT-5L/PIT-28, co zajmie Ci ok. 15 sekund.

Ile czasu zajmuje księgowanie online z ifirma.pl – podsumowanie

Księgowanie w pierwszym miesiącu po założeniu konta w serwisie ifirma.pl jest na pewno dłuższe, bo wiąże się z wykonaniem większej liczby czynności. Według naszych obliczeń zajmie to ok. 28 minut i 10 sekund. Jednak już po pełnym skonfigurowaniu konta w kolejnych miesiącach czas ten może się skrócić do 13 minut i 30 sekund!
Czynności wykonywane w pierwszym miesiącu po założeniu konta w serwisie:
Konto gotowe do księgowania w kolejnych miesiącach (u vatowca):
Konfiguracja konta – 4,5 minuty Lista kontrahentów – 1 minuta i 40 sekundLista towarów i usług – 2,5 minuty Wprowadzenie pojazdu – 2 minuty Seria numeracji faktur – 1 minuta Dodanie wyposażenia (3 pozycje) – 3 minuty 5 faktur niecyklicznych – 6 minut i 15 sekund 4 faktury elektroniczne – 40 sekund Rozliczenie pojazdu – 2 minuty i 5 sekund Dodanie 5 kosztów firmowych – 3 minuty Generowanie deklaracji (u vatowca) – 45 sekund Wysyłka deklaracji (u vatowca) – 30 sekund Wygenerowanie paczek przelewów – 15 sekundRazem: 28 minut i 10 sekund 5 faktur niecyklicznych – 6 minut i 15 sekund 4 faktury elektroniczne – 40 sekund Rozliczenie pojazdu – 2 minuty i 5 sekund Dodanie 5 kosztów firmowych – 3 minuty Generowanie deklaracji – 45 sekund Wysyłka deklaracji – 30 sekund Wygenerowanie paczek przelewów – 15 sekundŁącznie: 13 minut i 30 sekund
Uwaga! U nievatowca ten czas może być jeszcze krótszy z racji wykonywania mniejszej ilości czynności księgowych w serwisie. Zyskuje on w ten sposób czas na kawę i ciastko 🙂
 

Popularne posty:

UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disqus. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disqus zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disqus. O szczegółach przetwarzania danych przez Disqus dowiesz się ze strony.

Program do faktur

0.00 zł

ZA DARMO DO 10 FAKTUR/MC

Powyżej: 100 zł/rok (Faktura+)

  • Wszystkie rodzaje faktur
  • Szablony dokumentów
  • CRM
  • Magazyn
  • Wsparcie techniczne
  • Zawsze aktualny
  • JPK Faktura (w pakiecie Faktura+)

WYSTAW PIERWSZĄ FAKTURĘ
pełna lista funkcji

Księgowość internetowa

37.50 zł

KSIĘGUJ SAMODZIELNIE, AUTOMATYCZNIE

45 zł/mc lub 37.50 zł/mc przy płatności za 6 miesięcy

  • 30 dni za darmo i bez zobowiązań!

  • Księgowanie – KPiR i Ryczałt
  • Fakturowanie
  • CRM
  • Magazyn
  • Wsparcie księgowe
  • JPK

WYPRÓBUJ ZA DARMO
pełna lista funkcji

Biuro rachunkowe

99.00 zł

PRZYDZIELIMY CI KSIĘGOWĄ

Wybierz pakiet MINI lub MIDI

  • Pełna obsługa księgowa – KPIR i Ryczałt
  • Dedykowana księgowa
  • CRM
  • Magazyn
  • Wsparcie księgowe
  • JPK

ZLEĆ KSIĘGOWOŚĆ
pełny cennik i zakres usługi

Podane kwoty są kwotami netto za jeden miesiąc. Od 19 lat cena księgowości internetowej nie uległa zmianie. Wszystkie nasze usługi spełniają wymagania RODO.

Przetestuj nasz program do faktur
bez zobowiązań