Jak nauczyć się robienia rutynowych zadań automatycznie?

automatyzacja pracy

Każdego dnia pracownicy mają do wykonania wiele różnych zadań. Trudno jednak nie zgodzić się z twierdzeniem, że wiele z nich się powtarza, przez co łatwo popaść w rutynę. Niektóre czynności, które wykonuje się wręcz automatycznie, mogą stać się uciążliwe. Ważne jest zatem umiejętne zaplanowanie wykonywania rutynowych czynności tak, aby “weszły nam w krew” – a więc – wykonywane były niemal automatycznie.

Zarządzanie czasem

Najważniejsze w rozsądnym podejściu do wykonywania rutynowych działań jest właściwe zarządzanie czasem. Kluczowe okazuje się rozplanowanie dnia pracy tak, aby rutynowe zadania wykonywane były w odpowiednich momentach.

Automatyzacja (czyli – krótko mówiąc – wykonywanie określonych czynności “od ręki”) pozwoli na lepsze skupienie się na zadaniach, które wymagają większego nakładu pracy oraz uwagi.

Najczęstsze zadania – automatycznie

Najczęściej powtarzającymi się zadaniami są sprawy administracyjne. Są nimi na przykład: uzupełnianie godzin czasu pracy, sprawdzanie poczty elektronicznej, czy też umieszczanie krótkich postów w social mediach.

Jak automatycznie odpowiadać na maile

Komunikacja w czasie rzeczywistym wypiera codzienne pisanie i odpowiadanie na e-maile. Niestety – pisanie do klientów lub partnerów biznesowych, z którymi stopień spoufalenia jest niski – wiąże się z niemożnością stosowania komunikatorów.

Jednak nie do końca o tym mowa. Ważne jest to, aby w którejś z aplikacji do komunikowania się mieć jak najwięcej kontaktów. Ludzi, z którymi spędza się najwięcej czasu na rozmowach, bezpośrednich przełożonych/podwładnych, stałych współpracowników. Warto też tworzyć konwersacje grupowe, w których znajdą się wyłącznie osoby szczególnie zaangażowane w projekt. W ten sposób sedno sprawy – a więc odpisywanie na wiadomości – stanie się automatyczne i integralne z resztą codziennych zadań.

Social media – posty

Jeżeli do obowiązków pracownika należy umieszczanie postów na popularnych platformach, dobrze aby zadbał o odpowiednią organizację pracy. Często zdarza się, że jest potrzebna codziennego zapełniania tablicy swojej firmy. Dlatego, o ile jest to możliwe, warto zaplanować kilka postów z wyprzedzeniem. Dzięki temu, co prawda jednorazowo poświęci się więcej czasu, można będzie odłożyć tę codzienną rutynę na kilka dni i zająć się ważniejszymi sprawami.

Rzecz jasna nie zawsze jest to możliwe. Wydarzenia, na które należy reagować w social mediach są nieprzewidywalne. Jednak sprawy, które powtarzają się cyklicznie, rutynowo – bez problemu można zaplanować ze sporym wyprzedzeniem.

Dostęp do informacji

W niektórych branżach od pracowników wymagane jest nadążanie za wydarzeniami ze świata. Mnogość serwisów informacyjnych może przytłoczyć. Dlatego też warto wybrać kilka stron, które oferują informacje najbardziej nam odpowiadające i włączyć powiadomienia push. Dzięki temu uniknie się natłoku niepotrzebnych treści.

Research

Często zachodzi potrzeba zrobienia researchu. Jak wiadomo – można spędzić na nim całe godziny. Warto więc sięgnąć po wirtualnego asystenta, np. Google Alerts, który powiadomi nas o ważnych rzeczach, będzie monitorować różnego rodzaju zmiany i automatycznie przesyłać nam informacje na skrzynkę mailową.

Automatyzacja zadań rutynowych – podsumowanie

Oczywiście przykłady ułatwień i automatyzmów można mnożyć. Sięgając po przydatne narzędzia i skupiając się na ważniejszych zadaniach z pewnością szybciej osiągniemy założone cele.

Najważniejsze pytania

  1. 🔸Czym jest automatyzacja?

    Jest to proces, którego głównym założeniem jest szybsze i systematyczne wypełnianie powierzonych zadań.

  2. 🔸Kto najlepiej skorzysta na automatyzacji zadań?

    Zasadniczo każdy pracownik, który poza głównymi zadaniami, ma także zadania - nazwijmy to - poboczne, które są mniej istotne, a równocześnie wymagają sumiennego ich wypełniania.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online Księgowość Internetowa i biuro rachunkowe online Księgowość Internetowa i biuro rachunkowe online Księgowość Internetowa i biuro rachunkowe online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość