Jak nauczyć się robienia rutynowych zadań automatycznie?

automatyzacja pracy

Każdego dnia pracownicy mają do wykonania wiele różnych zadań. Trudno jednak nie zgodzić się z twierdzeniem, że wiele z nich się powtarza, przez co łatwo popaść w rutynę. Niektóre czynności, które wykonuje się wręcz automatycznie, mogą stać się uciążliwe. Ważne jest zatem umiejętne zaplanowanie wykonywania rutynowych czynności tak, aby “weszły nam w krew” – a więc – wykonywane były niemal automatycznie.

Zarządzanie czasem

Najważniejsze w rozsądnym podejściu do wykonywania rutynowych działań jest właściwe zarządzanie czasem. Kluczowe okazuje się rozplanowanie dnia pracy tak, aby rutynowe zadania wykonywane były w odpowiednich momentach.

Automatyzacja (czyli – krótko mówiąc – wykonywanie określonych czynności “od ręki”) pozwoli na lepsze skupienie się na zadaniach, które wymagają większego nakładu pracy oraz uwagi.

Najczęstsze zadania – automatycznie

Najczęściej powtarzającymi się zadaniami są sprawy administracyjne. Są nimi na przykład: uzupełnianie godzin czasu pracy, sprawdzanie poczty elektronicznej, czy też umieszczanie krótkich postów w social mediach.

Jak automatycznie odpowiadać na maile

Komunikacja w czasie rzeczywistym wypiera codzienne pisanie i odpowiadanie na e-maile. Niestety – pisanie do klientów lub partnerów biznesowych, z którymi stopień spoufalenia jest niski – wiąże się z niemożnością stosowania komunikatorów.

Jednak nie do końca o tym mowa. Ważne jest to, aby w którejś z aplikacji do komunikowania się mieć jak najwięcej kontaktów. Ludzi, z którymi spędza się najwięcej czasu na rozmowach, bezpośrednich przełożonych/podwładnych, stałych współpracowników. Warto też tworzyć konwersacje grupowe, w których znajdą się wyłącznie osoby szczególnie zaangażowane w projekt. W ten sposób sedno sprawy – a więc odpisywanie na wiadomości – stanie się automatyczne i integralne z resztą codziennych zadań.

Social media – posty

Jeżeli do obowiązków pracownika należy umieszczanie postów na popularnych platformach, dobrze aby zadbał o odpowiednią organizację pracy. Często zdarza się, że jest potrzebna codziennego zapełniania tablicy swojej firmy. Dlatego, o ile jest to możliwe, warto zaplanować kilka postów z wyprzedzeniem. Dzięki temu, co prawda jednorazowo poświęci się więcej czasu, można będzie odłożyć tę codzienną rutynę na kilka dni i zająć się ważniejszymi sprawami.

Rzecz jasna nie zawsze jest to możliwe. Wydarzenia, na które należy reagować w social mediach są nieprzewidywalne. Jednak sprawy, które powtarzają się cyklicznie, rutynowo – bez problemu można zaplanować ze sporym wyprzedzeniem.

Dostęp do informacji

W niektórych branżach od pracowników wymagane jest nadążanie za wydarzeniami ze świata. Mnogość serwisów informacyjnych może przytłoczyć. Dlatego też warto wybrać kilka stron, które oferują informacje najbardziej nam odpowiadające i włączyć powiadomienia push. Dzięki temu uniknie się natłoku niepotrzebnych treści.

Research

Często zachodzi potrzeba zrobienia researchu. Jak wiadomo – można spędzić na nim całe godziny. Warto więc sięgnąć po wirtualnego asystenta, np. Google Alerts, który powiadomi nas o ważnych rzeczach, będzie monitorować różnego rodzaju zmiany i automatycznie przesyłać nam informacje na skrzynkę mailową.

Automatyzacja zadań rutynowych – podsumowanie

Oczywiście przykłady ułatwień i automatyzmów można mnożyć. Sięgając po przydatne narzędzia i skupiając się na ważniejszych zadaniach z pewnością szybciej osiągniemy założone cele.

Najważniejsze pytania

  1. 🔸Czym jest automatyzacja?

    Jest to proces, którego głównym założeniem jest szybsze i systematyczne wypełnianie powierzonych zadań.

  2. 🔸Kto najlepiej skorzysta na automatyzacji zadań?

    Zasadniczo każdy pracownik, który poza głównymi zadaniami, ma także zadania - nazwijmy to - poboczne, które są mniej istotne, a równocześnie wymagają sumiennego ich wypełniania.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Polski ŁadWAŻNE

Z naszego ebooka dowiesz się wszystkiego na temat zmian w Polskim Ładzie

Pobierz ebook

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość