Jak nauczyć się robienia rutynowych zadań automatycznie?

Zarządzanie czasem

Najważniejsze w rozsądnym podejściu do wykonywania rutynowych działań jest właściwe zarządzanie czasem. Kluczowe okazuje się rozplanowanie dnia pracy tak, aby rutynowe zadania wykonywane były w odpowiednich momentach.

Automatyzacja (czyli – krótko mówiąc – wykonywanie określonych czynności “od ręki”) pozwoli na lepsze skupienie się na zadaniach, które wymagają większego nakładu pracy oraz uwagi.

Najczęstsze zadania – automatycznie

Najczęściej powtarzającymi się zadaniami są sprawy administracyjne. Są nimi na przykład: uzupełnianie godzin czasu pracy, sprawdzanie poczty elektronicznej, czy też umieszczanie krótkich postów w social mediach.

Jak automatycznie odpowiadać na maile

Komunikacja w czasie rzeczywistym wypiera codzienne pisanie i odpowiadanie na e-maile. Niestety – pisanie do klientów lub partnerów biznesowych, z którymi stopień spoufalenia jest niski – wiąże się z niemożnością stosowania komunikatorów.

Jednak nie do końca o tym mowa. Ważne jest to, aby w którejś z aplikacji do komunikowania się mieć jak najwięcej kontaktów. Ludzi, z którymi spędza się najwięcej czasu na rozmowach, bezpośrednich przełożonych/podwładnych, stałych współpracowników. Warto też tworzyć konwersacje grupowe, w których znajdą się wyłącznie osoby szczególnie zaangażowane w projekt. W ten sposób sedno sprawy – a więc odpisywanie na wiadomości – stanie się automatyczne i integralne z resztą codziennych zadań.

Social media – posty

Jeżeli do obowiązków pracownika należy umieszczanie postów na popularnych platformach, dobrze aby zadbał o odpowiednią organizację pracy. Często zdarza się, że jest potrzebna codziennego zapełniania tablicy swojej firmy. Dlatego, o ile jest to możliwe, warto zaplanować kilka postów z wyprzedzeniem. Dzięki temu, co prawda jednorazowo poświęci się więcej czasu, można będzie odłożyć tę codzienną rutynę na kilka dni i zająć się ważniejszymi sprawami.

Rzecz jasna nie zawsze jest to możliwe. Wydarzenia, na które należy reagować w social mediach są nieprzewidywalne. Jednak sprawy, które powtarzają się cyklicznie, rutynowo – bez problemu można zaplanować ze sporym wyprzedzeniem.

Dostęp do informacji

W niektórych branżach od pracowników wymagane jest nadążanie za wydarzeniami ze świata. Mnogość serwisów informacyjnych może przytłoczyć. Dlatego też warto wybrać kilka stron, które oferują informacje najbardziej nam odpowiadające i włączyć powiadomienia push. Dzięki temu uniknie się natłoku niepotrzebnych treści.

Research

Często zachodzi potrzeba zrobienia researchu. Jak wiadomo – można spędzić na nim całe godziny. Warto więc sięgnąć po wirtualnego asystenta, np. Google Alerts, który powiadomi nas o ważnych rzeczach, będzie monitorować różnego rodzaju zmiany i automatycznie przesyłać nam informacje na skrzynkę mailową.

Automatyzacja zadań rutynowych – podsumowanie

Oczywiście przykłady ułatwień i automatyzmów można mnożyć. Sięgając po przydatne narzędzia i skupiając się na ważniejszych zadaniach z pewnością szybciej osiągniemy założone cele.