Kiedy wybrać tradycyjne, a kiedy zwinne zarządzanie projektami (Agile)?

×

Projekt to coś więcej niż sam pomysł – sposobem na przełożenie go na wymierne rezultaty są efektywne działania z zakresu zarządzania. Jak zatem zarządzać projektem, aby osiągnąć zamierzony cel? Kiedy warto zdecydować się na rozwiązania tradycyjne, a kiedy wdrożyć metodę zwinnego zarządzania projektami – tzw. “agile”? Na czym polega różnica między tradycyjną metodą zarządzania a metodą agile? Zapraszamy do lektury.

Metoda tradycyjnego zarządzania projektami a metoda agile – czym się różnią?

Wybór między tradycyjnym a zwinnym (Agile) zarządzaniem projektami to nie tylko decyzja o narzędziach i harmonogramach. To przede wszystkim wybór sposobu organizacji pracy, podejścia do zmienności oraz relacji z klientem.

Tradycyjne zarządzanie projektami

Tradycyjne zarządzanie projektami (zwane też kaskadowym) zorientowane jest wokół elementów pewności i sekwencyjności. Polega ono na wdrażaniu kolejnych, zaplanowanych odgórnie kroków, w realizacji uprzednio skonkretyzowanego, klarownego celu.

Metoda ta nie dopuszcza żadnych niedopowiedzeń – zaspokajane potrzeby, budżet pozostający do dyspozycji, termin realizacji – wszystko to ująć można w ramy jednoznacznych danych. Właśnie na ich podstawie formułowany jest plan działania, w ramach którego ujmuje się następujące po sobie etapy zarządzania projektem: 

• analizę, 
• projektowanie, 
• implementację, 
• testowanie, 
• utrzymanie. 

Kolejne z nich realizowane są dopiero po domknięciu działań w ramach poprzedniego etapu. To przejrzystość, jasno sformułowane zasady i udokumentowanie ich zastosowań mają prowadzić do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.

Tym samym tradycyjne zarządzanie projektami jest modelem bezpiecznym w realizacji, w którym trudno o chaos oraz który nie stawia wobec członków zespołu znacznych wymagań w zakresie ich kompetencji.

Z drugiej strony, jest to model oporny na zmiany, bardzo czaso- i kosztochłonny oraz niezwykle sformalizowany, a co za tym idzie – trudno o znalezienie dla niego zastosowania w branżach, w których zmiana jest integralnym elementem otoczenia biznesu (IT, technologie, moda). Jego przykładami są PRINCE2 i PMI/PMBOK.

Kluczowe cechy:

• Planowanie upfront wszystkie wymagania, zakres prac i budżet są ustalane z góry.
• Brak iteracji: projekt jest realizowany jako całość, bez możliwości regularnych korekt.
• Dokumentacja: silny nacisk na tworzenie szczegółowej dokumentacji projektowej.
• Niska elastyczność: trudno wprowadzać zmiany w trakcie realizacji.
• Małe zaangażowanie klienta: klient najczęściej uczestniczy tylko na początku i końcu projektu.

Zwinne zarządzanie projektami

Zwinne zarządzanie projektami (tzw. agile) powstało w wyrazie chęci dostosowania metod zarządczych do dynamicznego otoczenia biznesu, w którego istotę wpisana jest niepewność i adaptacja do zachodzących zmian. W tym celu porzucono ideę ustrukturyzowanego procesu zarządzania z jasno zdefiniowanymi i zsekwencjonowanymi elementami na rzecz wytycznych, takich jak: 

• efektywność, 
• współpraca, 
• nastawienie na zmianę. 

Metoda agile odrzuca linearne ujęcie procesu projektowego, zwracając się w stronę tego multicentrycznego, w którym na ostateczny kształt uzyskanych rozwiązań składa się wielość innych, względnie niezależnych. Tak ujęte małe jednostki projektowe są znacznie bardziej elastyczne, kiedy okoliczności zmuszają do zmian. To ich kształt definiuje też kierunek, w którym się zmierza, a który nie jest ukształtowany w sposób statyczny, jak to miało miejsce w przypadku metody tradycyjnego zarządzania projektami. 

Model zwinnego zarządzania projektami umożliwia więc działanie w czasie rzeczywistym, bez konieczności formalizowania każdego podjętego kroku. Pozwala też zaangażować wokół projektu cały zespół, który pracuje razem, wzajemnie się napędzając w kreowaniu innowacyjnych rozwiązań.

Z drugiej jednak strony taka organizacja pracy wymaga znacznej dyscypliny i koordynacji tak, aby skupić mnogość działań wokół priorytetowych kierunków. To też model niemożliwy w realizacji, kiedy mowa o dużych organizacjach, które siłą rzeczy muszą formalizować ramy swojej działalności. Nie sprawdzi się on również w przypadku projektów z jasno sprecyzowanym celem, o nieznacznej podatności na zmiany. Przykładami zwinnego modelu zarządzania są  AgilePM (DSDM) i Prince2Agile.

Kluczowe cechy:

• Iteracyjne podejście: prace są podzielone na krótkie etapy z regularnymi dostawami.
• Feedback w czasie rzeczywistym: klient ma możliwość bieżącej oceny postępów i sugerowania zmian.
• Zmiana jako atut: Agile zakłada, że wymagania będą się zmieniać – to naturalna część procesu.
• Samozarządzające się zespoły: zespoły mają dużą autonomię w podejmowaniu decyzji.
• Minimalna dokumentacja : skupienie na dostarczaniu wartości, a nie na „papierologii”.

Zastosowanie w praktyce – kiedy sprawdzi się Waterfall, a kiedy Agile?

Wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektem zależy przede wszystkim od jego charakteru, poziomu złożoności, stabilności wymagań oraz środowiska, w jakim projekt będzie realizowany. Choć metodyka Agile zyskuje na popularności, podejście tradycyjne (Waterfall) wciąż ma swoje uzasadnione zastosowania — szczególnie tam, gdzie liczy się dokładność, przewidywalność i formalizacja.

Kiedy sprawdzi się tradycyjne podejście (Waterfall)?

Metoda kaskadowa jest optymalna w projektach:

1. O przewidywalnym przebiegu i z góry określonych celach

   Projekty, których wymagania są znane i raczej nie ulegną zmianie w trakcie realizacji. Często są to:

   • projekty budowlane i infrastrukturalne (np. budowa hali produkcyjnej),
   • wdrażanie systemów klasy ERP, gdzie architektura musi być wcześniej w pełni zaplanowana,
   • wdrożenia w sektorze publicznym, gdzie obowiązują sztywne przepisy i wymagania dokumentacyjne.
2. W środowisku regulowanym

Gdy projekt musi spełniać rygorystyczne normy prawne, ISO lub regulacje branżowe, np.:

• produkcja sprzętu medycznego (FDA),
• projekty lotnicze i kosmiczne (ESA, NASA),
• infrastruktura kolejowa i drogowa.
3. Z ograniczonym zaangażowaniem klienta

   Waterfall sprawdza się, gdy klient:

   • nie chce lub nie może uczestniczyć na bieżąco w pracach,
   • oczekuje rezultatu w formie „gotowego produktu”,
   • woli współpracę na zasadzie „zamówienie – realizacja – odbiór”.

Kiedy sprawdzi się podejście zwinne (Agile)?

Agile najlepiej działa tam, gdzie zmienność i potrzeba szybkiej adaptacji to codzienność.

1. W projektach z niepewnymi wymaganiami

   Agile zakłada, że nie wszystko wiemy na początku – dlatego jest idealny dla:

   • startupów, które testują MVP i dostosowują produkt do rynku,
   • projektów innowacyjnych, badawczo-rozwojowych (R&D),
   • marketingu cyfrowego, gdzie kampanie są optymalizowane na bieżąco.
2. Gdy ważna jest szybkość dostarczania wartości
   • Agile umożliwia szybkie wypuszczenie „wersji 1.0” i dalszy rozwój.
   • Klient otrzymuje pierwsze działające komponenty już po kilku tygodniach.
3. W środowisku dynamicznym, z częstą zmianą priorytetów
• Agile pozwala zmieniać zakres prac nawet na późnym etapie projektu.
• Idealne do projektów, w których rynek lub potrzeby klienta szybko się zmieniają.

Metoda Agile – najnowsze trendy

Metoda Agile – najnowsze trendy

W ostatnich latach zarządzanie projektami przeszło prawdziwą transformację. Agile, który niegdyś był domeną zespołów programistycznych, dziś staje się standardem w wielu branżach – od finansów, przez marketing, po edukację. Równocześnie obserwujemy rozwój narzędzi cyfrowych, wzrost znaczenia modeli skalowania oraz coraz powszechniejsze podejście hybrydowe, łączące elementy tradycyjnego i zwinnego zarządzania.

Agile jako dominujące podejście

Zgodnie z raportem State of Agile 2023, aż 71% firm technologicznych deklaruje wdrożenie co najmniej jednej metodyki zwinnej, a aż 87% zespołów Agile korzysta ze Scruma. Co ważne, Agile przestał być zarezerwowany wyłącznie dla IT — zwinne podejścia są coraz częściej stosowane w marketingu, HR, obsłudze klienta czy nawet logistyce. Agile nie jest już alternatywą — w wielu przypadkach staje się domyślnym sposobem zarządzania projektami.

Skalowanie zwinności

W miarę jak Agile zdobywa popularność, rośnie zapotrzebowanie na jego skalowanie w większych strukturach organizacyjnych. Duże firmy sięgają po frameworki takie jak SAFe (Scaled Agile Framework), LeSS czy Spotify Model, które pozwalają zachować zwinność nawet przy dziesiątkach zespołów. Przykłady korporacji, które wdrożyły takie podejścia, to m.in. Siemens, Bosch, ING czy Allegro.

Według raportu PMI Pulse of the Profession 2024, 34% organizacji stosujących Agile planuje skalowanie swoich procesów zwinnych w ciągu najbliższych 12 miesięcy.

Zwinność w pracy zdalnej i hybrydowej

Transformacja sposobu pracy po 2020 roku miała ogromny wpływ na zarządzanie projektami. Zespoły rozproszone, pracujące zdalnie lub hybrydowo, potrzebują szybkiej adaptacji, przejrzystej komunikacji i jasnego podziału obowiązków. Agile doskonale wpisuje się w te potrzeby.

Dynamiczny rozwój narzędzi takich jak Jira, Asana, Trello, ClickUp czy Notion pozwala dziś efektywnie zarządzać projektami w chmurze, niezależnie od lokalizacji członków zespołu. Komunikacja asynchroniczna, dostęp do backlogu w czasie rzeczywistym czy automatyzacja powiadomień to dziś standard pracy zwinnej.

Wzrost popularności podejść hybrydowych

Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że żadne podejście — ani Waterfall, ani Agile — nie jest uniwersalne. Dlatego popularność zdobywają tzw. modele hybrydowe, które łączą mocne strony obu metodyk.

W praktyce oznacza to np. planowanie strategiczne i budżetowanie w stylu tradycyjnym, ale jednocześnie realizację etapów projektowych zgodnie z zasadami Agile. Takie podejście szczególnie dobrze sprawdza się w dużych projektach IT, wdrożeniach systemów ERP czy w sektorze publicznym, gdzie wymagania formalne muszą być zachowane, ale zespoły potrzebują elastyczności w dostarczaniu wartości.

Integracja AI i automatyzacji

Nowością w zarządzaniu projektami jest coraz większe wykorzystanie sztucznej inteligencji i automatyzacji. Narzędzia projektowe zintegrowane z AI (np. Jira AI, ClickUp Brain) wspierają managerów m.in. w estymowaniu czasu zadań, identyfikowaniu ryzyk, analizie nastrojów w zespole czy automatycznym porządkowaniu backlogu.

Dzięki temu liderzy projektów mogą skupić się na budowaniu relacji i strategicznym podejściu do realizacji celów, pozostawiając powtarzalne działania narzędziom wspieranym przez technologię.

Zwinność wychodzi poza IT

Ostatnim z wyraźnych trendów jest upowszechnianie Agile poza branżą technologiczną. Zwinne metodyki są dziś stosowane w edukacji (np. tworzenie programów nauczania), ochronie zdrowia (rozwój produktów HealthTech), a nawet w administracji publicznej (digitalizacja procesów rządowych w Wielkiej Brytanii czy Skandynawii). To dowód na to, że Agile nie jest już metodą „dla programistów”, lecz podejściem do zarządzania zmianą, które może być stosowane praktycznie wszędzie.

Podejście hybrydowe – kompromis czy złoty środek?

W ostatnich latach coraz większą popularność zdobywa tzw. podejście hybrydowe do zarządzania projektami, które łączy elementy klasycznego modelu kaskadowego z elastycznością metodyk zwinnych. Firmy coraz częściej dostrzegają, że sztywne trzymanie się jednej metodyki nie odpowiada w pełni na realne potrzeby biznesu. Z jednej strony potrzebna jest przewidywalność, dokładne planowanie i formalna dokumentacja charakterystyczne dla Waterfall, z drugiej – szybkość, elastyczność i iteracyjne dostarczanie wartości, które zapewnia Agile. Hybryda pozwala więc wykorzystać zalety obu podejść i zminimalizować ich wady.

W praktyce wygląda to w ten sposób, że etap planowania strategicznego, czyli ustalanie budżetu, harmonogramu czy zakresu projektu, prowadzony jest w duchu klasycznym. Dzięki temu łatwiej rozliczać się z interesariuszami i spełniać wymagania formalne, co ma ogromne znaczenie zwłaszcza w branżach silnie regulowanych, takich jak bankowość, farmacja czy sektor publiczny. Gdy jednak przychodzi moment tworzenia konkretnych rozwiązań czy wdrażania produktów, zespoły przechodzą do pracy w iteracjach, wykorzystując sprinty, częste testy i regularny feedback od klienta.

Dobrym przykładem są wdrożenia dużych systemów ERP. Cały projekt wymaga tu szczegółowego planu i kontroli kosztów, ale poszczególne moduły, takie jak CRM czy logistyka, mogą być rozwijane zwinnie i stopniowo udostępniane użytkownikom. Podobne rozwiązania stosuje się w bankowości: raportowanie do regulatorów odbywa się według zasad Waterfall, natomiast rozwój aplikacji mobilnych, które muszą odpowiadać na szybko zmieniające się potrzeby klientów, prowadzony jest zgodnie z zasadami Agile.

Raport PMI Pulse of the Profession 2024 pokazuje, że już około 35% organizacji stosuje dziś podejście hybrydowe w dużych projektach transformacyjnych. Co istotne, coraz częściej traktuje się je nie jako kompromis, lecz jako pełnoprawną strategię i naturalną ewolucję zarządzania projektami w złożonym, dynamicznym środowisku. Firmy takie jak Microsoft czy ING wdrażają hybrydowe modele globalnie, planując projekty według tradycyjnych zasad, a następnie realizując ich poszczególne etapy zwinnie.

Choć zarządzanie hybrydowe bywa wymagające – potrzebni są doświadczeni kierownicy projektów i zespoły znające obie metodyki – daje ogromne korzyści. Łączy przewidywalność z elastycznością, spełnia wymogi formalne, a jednocześnie pozwala szybciej dostarczać wartość klientowi. To właśnie dlatego w wielu organizacjach staje się nie tylko kompromisem, ale nowym standardem.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektami nie sprowadza się do prostego pytania: „Agile czy Waterfall?”. Oba podejścia mają swoje mocne i słabe strony, a ich skuteczność zależy od kontekstu, branży i charakteru przedsięwzięcia. Projekty wymagające stabilności, precyzyjnej dokumentacji i ścisłego nadzoru lepiej realizować tradycyjnie. Z kolei tam, gdzie liczy się innowacyjność, szybka adaptacja i stały kontakt z klientem, naturalnym wyborem staje się Agile.

Coraz częściej jednak prawdziwą przewagę daje podejście hybrydowe, które łączy przewidywalność i strukturę zwinnością i elastycznością. To właśnie ono pozwala organizacjom działać skutecznie w dynamicznym, pełnym niepewności środowisku biznesowym. Współczesny Project Manager powinien więc znać różne metody i umieć korzystać z nich w zależności od potrzeb, zamiast przywiązywać się do jednej „słusznej” szkoły. Elastyczność w wyborze podejścia staje się dziś kluczem do sukcesu projektowego.