Czym jest workflow i jak można z niego korzystać?

workflow

Zarządzanie pracownikami to nie lada sztuka. Stąd też wynikła potrzeba stworzenia różnorodnych systemów, które będą tę sztukę wspomagać. Jednym z nich jest workflow. Na czym polega? Kto najbardziej skorzysta na jego wykorzystaniu? Co oznacza w praktyce?

Workflow – co to jest?

Najprościej rzecz ujmując – workflow to jeden ze sposobów zarządzania zasobami ludzkimi i organizacji pracy. Stosując go, menedżerowie rozdzielają czynności na pracowników, biorąc przy tym pod uwagę szereg wcześniej ustalonych wytycznych.

System zakłada, że pracownik, który otrzymuje od przełożonego zadanie do wykonania nie musi być przy tym “wtajemniczony”. Wiedza o istocie danego zadania i jej kontekstowość z założenia nie jest pracownikowi potrzebna.

Natomiast, odnosząc się do samej semantyki wyrażenia:

“workflow” oznacza po prostu “przepływ pracy”.

Tak też, w gruncie rzeczy, się to odbywa. Informacje przepływają między poszczególnymi pracownikami. Zadania są delegowane do przełożonych w celu ich jak najszybszego wykonania. Zakłada się, że rozważanie ich istotności nie należy do kompetencji pracowników. Liczy się sprawne ich wykonanie.

Automatyzacja procesów

Dzięki zastosowaniu workflow można wyrobić pewne automatyzmy nie tylko w sobie, ale także w procesach cyfrowych. Zainstalowanie stosownego oprogramowania workflow ułatwi całemu zespołowi wypracowanie sprawniejszego trzymania się procedur i – a być może przede wszystkim – właściwej, płynnej komunikacji.

Najważniejsze elementy i etapy workflow

Można wyróżnić trzy najważniejsze elementy odnoszące się do systemu workflow, a są nimi:

  • konkretne zadanie do wykonania,
  • aktywność w obszarze wykonywanych działań,
  • tranzycja, czyli warunki, jakie trzeba spełnić, żeby sprawnie przełączyć się z jednej aktywności do drugiej.

Jak wyglądają etapy?

Wdrażanie systemu workflow w ramach konkretnego projektu można zamknąć w trzech etapach:

  • Podjęcie decyzji o wykorzystaniu konkretnych zasobów ludzkich.
  • Znalezienie wyróżników charakterystycznych dla danego projektu.
  • Szczegółowy podział obowiązków pomiędzy pracowników.

Kiedy już nastąpi wdrożenie systemu i przeszkolenie personelu, można śmiało podjąć się ustalonych obowiązków. Oprogramowanie typu workflow służy udostępnieniu poszczególnym członkom zespołu zadań do ich realizacji.

Dlaczego warto stosować tę metodę?

Usprawnienie pracy to proces szczególnie pożądany w dzisiejszym świecie. Przepływ informacji musi być właściwie ustrukturyzowany. Tym sposobem korzyści będą obopólne – zarówno przełożeni, jak i podwładni zyskają profity w postaci lepszego porozumienia, a cele będą osiągane znacznie szybciej i sprawniej.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Polski ŁadWAŻNE

Z naszego ebooka dowiesz się wszystkiego na temat zmian w Polskim Ładzie

Pobierz ebook

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość