Posiłki dla pracowników mogą być fundowane przez pracodawcę zarówno w wyniku obowiązku narzuconego przez przepisy, jak i fakultatywnie. Warto zatem wiedzieć, czy różne sytuacje, w których pracownik otrzymuje posiłek, będą różnie rozpatrywane w kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorcy.

Posiłki a koszty uzyskania przychodu

Generalnie przepisy podatkowe nie przewidują specjalnych uregulowań, jeśli chodzi o posiłki zapewniane pracownikom. Zatem według ogólnych zasad, posiłki dla pracowników będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że wydatki na nie poniesione będą związane z uzyskaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła przychodu oraz zostaną poprawnie udokumentowane.

Posiłki regeneracyjne jako obowiązek przedsiębiorcy

Zapewnienie posiłków regeneracyjnych należy do obowiązków przedsiębiorcy, jeśli pracownicy wykonują swoje zadania w ciężkich warunkach atmosferycznych. W okresie zimowym, kiedy temperatura spadnie poniżej 10 stopni, pracownikom pracującym na otwartej przestrzeni należą się ciepłe posiłki regeneracyjne – raz dziennie, oraz ciepłe napoje regeneracyjne – przez cały okres trwania zmiany.

Pracodawca może dostarczyć pracownikom posiłki regeneracyjne lub – w przypadku braku takiej możliwości – zapewnić im spożycie posiłku w lokalu lub możliwość przygotowania go samodzielnie, z dostarczonych przez pracodawcę składników. Bez względu na przyjęte rozwiązanie, posiłki regeneracyjne spełniają warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Posiłki pracownicze nienarzucone przepisami

W praktyce gospodarczej zdarza się, że pracodawcy zapewniają swoim pracownikom żywność także w takich sytuacjach, kiedy nie jest to wymagane przepisami. Do najczęstszych wydatków gastronomicznych na rzecz pracowników należy zakup wody, kawy, herbaty, cukru czy soków – dostarczenie takich podstawowych produktów stanowi już pewien standard w firmach. Czasem zdarza się, że pracodawca decyduje się dodatkowo zapewnić także posiłki – np. obiad w okresach natężonej pracy lub przekąski i słodycze na zebraniach pracowniczych. Wydatki takie mają najczęściej na celu zapewnienie jak najlepszej efektywności w firmie, szczególnie w czasie dużego natłoku pracy lub konieczności pracy w ramach nadgodzin.

Linia interpretacyjna organów skarbowych od dawna nie pozostawia już wątpliwości, że tego typu wydatki na gastronomię mogą co do zasady stanowić koszt uzyskania przychodu. Zasadniczo ich zadaniem jest utrzymanie dobrych warunków pracy w firmie oraz jak najefektywniejszego wykorzystania czasu pracy, a co za tym idzie – uzyskanie przychodu.