Praca zdalna za granicą – czy jest możliwa? Co z podatkami i ZUS?

×

Praca zdalna za granicą

Praca zdalna została uregulowana w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w rozdziale IIc. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy praca może być realizowana w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, które jest każdorazowo uzgadniane z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, szczególnie z wykorzystaniem narzędzi do bezpośredniej komunikacji na odległość [por. art. 67(18)].

Tym samym praca zdalna powinna obejmować następujące elementy:

• całkowite lub częściowe wykonywanie pracy zdalnej (np. hybrydowo, 50% pracy w domu i 50% pracy zdalnie);
• praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, jednak każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą;
• wykonywanie pracy z użyciem środków umożliwiających bezpośrednią komunikację na odległość.

Dodatkowo jeśli chodzi o zasady wykonywania pracy zdalnej, to powinno się je określić:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (organizacjami związkowymi),
• regulaminie pracy zdalnej,
• porozumieniu z pracownikiem.

Odnosząc się jednak stricte do miejsca pracy zdalnej, to może to być zasadniczo każde wybrane przez pracownika miejsce, ale należy pamiętać, że musi zostać zaakceptowane przez pracodawcę. Z przepisów nie wynika również zakaz uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej w kilku różnych miejscach oraz krajach, co oznacza, że praca zdalna może być wykonywana w kilku różnych miejscach, np. w domu pracownika (w miejscu jego zamieszkania) i w innym miejscu, np. w innym mieście i w miejscu, gdzie nie zamieszkuje stale pracownik, a także w innym kraju, czyli poza granicami Polski. Zatem indywidualne porozumienie pracownika z pracodawcą jest podstawą, aby móc świadczyć pracę zdalną z zagranicy.

Jako że istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej za granicą przy jednoczesnym zamieszkiwaniu w Polsce, to należy jednak pamiętać kwestiach podatkowych i ubezpieczeniowych.

Praca zdalna za granicą a podatki

Praca zdalna wykonywana za granicą przy jednoczesnym zamieszkiwaniu na terenie Polki wiąże się z kwestiami podatkowymi, które mogą wydawać się skomplikowane, ale należy pamiętać o tym, że jeżeli pracownik jest rezydentem podatkowym Polski, to jego dochody z pracy zdalnej powinny być opodatkowane w Polsce, nawet jeśli fizycznie przebywa za granicą.

Na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych można ustalić, kogo można uznać za polskiego rezydenta. Tym samym rezydentem polskim jest osoba fizyczna, która mieszka na terytorium Polski, czyli:

• posiada na terytorium kraju polskiego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Polskie dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

W przypadku gdy osoba fizyczna nie spełnia żadnego z powyższych warunków, uznawana jest za nierezydenta. Natomiast gdy spełnia chociaż jeden z powyższych warunków, jest uznawana za polskiego rezydenta podatkowego.

Dlatego też jeśli pracownik – osoba fizyczna – pracuje za granicą przez dłuższy czas, to istnieje ryzyko pojawienia się zagadnienia związanego z podwójnym opodatkowaniem, czyli opodatkowaniem dochodów jednocześnie w Polsce oraz w kraju, w którym świadczona jest praca zdalna.

Aby uniknąć takich sytuacji, Polska zawarła z wieloma krajami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przykładowo umowa została zawarta z Albanią, Francją, Maltą, Szwecją czy też Tajlandią. Wykaz umów znajdziesz pod tym linkiem.

Praca zdalna za granicą a ZUS

Praca zdalna wykonywana za granicą wiąże się również z kwestią ubezpieczeń społecznych. Co do zasady osoba fizyczna wykonująca zdalnie pracę za granicą i spełniająca warunki do uznania jej za polskiego rezydenta podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, co oznacza, że należy za takiego pracownika opłacać składki ZUS w Polsce, o ile świadczy pracę na podstawie umowy o pracę.

Z powyższej regulacji wynika, że osoba, która wykonuje pracę zdalną w dwóch lub więcej państwach członkowskich UE, podlega ustawodawstwu ubezpieczeniowemu (w tym ZUS) jednego z tych państw, w zależności od miejsca zamieszkania oraz miejsca wykonywania pracy.

W szczególności:

• pracownik podlega ustawodawstwu państwa, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część swojej pracy w tym państwie;
• a przypadku braku znacznej części pracy w państwie zamieszkania:
• jeśli pracuje dla jednego przedsiębiorstwa lub pracodawcy, podlega ustawodawstwu państwa, w którym znajduje się siedziba tego przedsiębiorstwa;
• jeśli pracuje dla co najmniej dwóch pracodawców lub przedsiębiorstw, które mają siedziby w jednym państwie członkowskim, podlega ustawodawstwu tego państwa;
• jeśli pracuje dla dwóch lub więcej przedsiębiorstwach lub u pracodawców, których siedziby znajdują się w różnych państwach członkowskich, wtedy podlega ustawodawstwu państwa, w którym ma miejsce zamieszkania.

Zatem miejsce zamieszkania oraz miejsce wykonywania pracy decydują o tym, w jakim państwie członkowskim osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu.

Dalej należy przyjrzeć się przepisom porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej (z dniem 1 lipca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej).

W porozumieniu wskazano, że: „Porozumienie dotyczy pracowników, zwyczajowo pracujących w różnych państwach członkowskich, mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy”.

Powyższe porozumienie reguluje zasady zatrudnienia pracowników wykonujących część swojej pracy w kraju zamieszkania, ale nadal pozostających pod wpływem prawa pracy innego państwa UE, gdzie mają swojego pracodawcę. Takie rozwiązanie dotyczy sytuacji, gdy praca zdalna w kraju zamieszkania nie stanowi większości czasu pracy, a jest jednym z elementów całkowitego wymiaru pracy. Jeśli zatem pracownik wykonuje pracę zdalną w innym kraju niż Polska, to nadal go obowiązują krajowe przepisy o ubezpieczeniu społecznym kraju pod warunkiem, że praca zdalna w kraju zamieszkania nie przekracza 50% całkowitego czasu pracy.

Przykład:

Tomek Nowak pracuje w polskiej firmie z siedzibą we Wrocławiu, często jednak przebywa na Malcie. Pracownik ten wykonuje 40% swojej pracy na Malcie, a resztę pracy wykonuje stacjonarnie w siedzibie firmy w Polsce. Jako że praca zdalna na Malcie stanowi mniej niż 50% całkowitego czasu pracy, to pracownika obowiązują polskie przepisy dotyczące ubezpieczenia społecznego.

Okazjonalna praca zdalna za granicą

Okazjonalna praca zdalna za granicą oznacza sytuację, w której pracownik przebywa za granicą przykładowo w celach turystycznych lub opieki nad członkiem rodziny, i tym czasie wykonuje swoją pracę zdalnie, lecz o charakterze incydentalnym.

Przykład:

Tomek Nowak pracuje w polskie firmie z siedzibą we Wrocławiu i na co dzień świadczy pracę stacjonarnie z wrocławskiego biura. Jednak kilka razy do roku, aby zmienić otoczenie, wyjeżdża do Hiszpanii. Jako że cel jego wyjazdu nie nosi znamion urlopu, ponieważ Tomek Nowak ma zamiar wykonywać swoją pracę w sposób zdalny, może skorzystać z instytucji zawnioskowania o przyznanie X dnia okazjonalnej pracy zdalnej wykonywanej za granicą. Jako że praca ta ma charakter okazjonalny, incydentalny, to pracodawca nadal zobowiązany jest opłacać składki ZUS w Polsce.

Praca zdalna za granicą – podsumowanie

Niewątpliwie pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z różnych miejsc, w tym również za granicą, o ile zgodę na to wyraził pracodawca pracownika. Jednakże należy pamiętać, że regularna, dłuższa praca zdalna w innym kraju może wiązać się z koniecznością dostosowania się do przepisów zarówno państwa, w którym się przebywa, jak i kraju pracodawcy. Dlatego przed podjęciem decyzji o pracy zdalnej za granicą rekomendujemy zawsze zapoznać się z regulacjami dotyczącej rezydencji podatkowej, aby uniknąć problemów związanych z podwójnym opodatkowaniem czy też kwestią ubezpieczeniową.