Praca zdalna za granicą – czy jest możliwa? Co z podatkami i ZUS?

Coraz częściej można spotkać się nie tylko z pracą zdalną realizowaną z terytorium Polski, lecz także z sytuacją, w której pracownicy decydują się na pracę zdalną z innego kraju – nie tylko krótkoterminowo, ale również przez kilka miesięcy.

Praca zdalna z zagranicy to niewątpliwie bardzo zachęcająca opcja, ale pojawia się jednak istotne pytanie – co w takiej sytuacji z podatkami i składkami ZUS? W poniższym artykule wyjaśnimy, jakie konsekwencje prawne i finansowe może mieć praca zdalna z innego kraju oraz na co warto zwrócić uwagę, decydując się na pracę zadaną za granicą.

Praca zdalna za granicą

Praca zdalna została uregulowana w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w rozdziale IIc. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy praca może być realizowana w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, które jest każdorazowo uzgadniane z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, szczególnie z wykorzystaniem narzędzi do bezpośredniej komunikacji na odległość [por. art. 67(18)].

Tym samym praca zdalna powinna obejmować następujące elementy:

• całkowite lub częściowe wykonywanie pracy zdalnej (np. hybrydowo, 50% pracy w domu i 50% pracy zdalnie);
• praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, jednak każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą;
• wykonywanie pracy z użyciem środków umożliwiających bezpośrednią komunikację na odległość.

Dodatkowo jeśli chodzi o zasady wykonywania pracy zdalnej, to powinno się je określić:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (organizacjami związkowymi),
• regulaminie pracy zdalnej,
• porozumieniu z pracownikiem.

Odnosząc się jednak stricte do miejsca pracy zdalnej, to może to być zasadniczo każde wybrane przez pracownika miejsce, ale należy pamiętać, że musi zostać zaakceptowane przez pracodawcę. Z przepisów nie wynika również zakaz uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej w kilku różnych miejscach oraz krajach, co oznacza, że praca zdalna może być wykonywana w kilku różnych miejscach, np. w domu pracownika (w miejscu jego zamieszkania) i w innym miejscu, np. w innym mieście i w miejscu, gdzie nie zamieszkuje stale pracownik, a także w innym kraju, czyli poza granicami Polski. Zatem indywidualne porozumienie pracownika z pracodawcą jest podstawą, aby móc świadczyć pracę zdalną z zagranicy.

Wobec tego należy zapamiętać następujące kwestię, tj.:

• polskie przepisy prawa pracy nie zakazują wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej poza granicami Polski, w tym również poza Unią Europejską. Sam fakt, że pracownik wykonuje pracę zdalną z zagranicy, nie powoduje automatycznie naruszenia polskich regulacji, o ile spełnione są warunki pracy zdalnej określone w Kodeksie pracy (np. zgoda pracodawcy, okazjonalny charakter pracy)
• brak ograniczeń w polskim prawie nie oznacza braku obowiązków po stronie pracownika lub pracodawcy, bowiem jeżeli praca zdalna faktycznie jest wykonywana na terytorium innego państwa, zastosowanie mogą mieć lokalne przepisy tego kraju, w szczególności dotyczące:
  • prawa pracy (np. obowiązek rejestracji zatrudnienia),
  • ubezpieczeń społecznych,
  • podatków,
  • przepisów imigracyjnych (prawo pobytu, wizy, pozwolenia na pracę)
• konieczna jest weryfikacja prawa lokalnego, bowiem nawet jeśli z perspektywy prawa polskiego praca zdalna okazjonalna za granicą jest dopuszczalna, to w państwie, w którym praca jest wykonywana, mogą obowiązywać dodatkowe wymogi formalne. Ich niedopełnienie może rodzić konsekwencje prawne, finansowe lub administracyjne
• polski ustawodawca „pozwala” na pracę zdalną okazjonalną z zagranicy, ale odpowiedzialność za sprawdzenie i spełnienie lokalnych regulacji spoczywa na stronach stosunku pracy.

Praca zdalna za granicą w 2026 roku

W dniu 19 listopada 2025 r. OECD opublikowała długo wyczekiwaną Aktualizację 2025 do Modelowej Konwencji Podatkowej (OECD MTC). Jest to pierwsza tak kompleksowa reforma od 2017 r., która wprost odpowiada na upowszechnienie się pracy hybrydowej i zdalnej po pandemii. Zmiany te będą miały istotny wpływ na nowe umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, które zaczną obowiązywać od 2026 roku i w kolejnych latach. Przede wszystkim aktualizacja ta wprowadza:

• WPROWADZENIE PROGU 50%
  • dotychczas jednym z głównych ryzyk związanych z pracą zdalną za granicą było powstanie tzw. zakładu (Permanent Establishment – PE) po stronie pracodawcy, nawet w przypadku krótkotrwałej pracy wykonywanej z zagranicznego domu pracownika
  • nowa zasada wprowadzona przez OECD przewiduje jasne kryterium czasowe: jeżeli pracownik przebywa i wykonuje pracę z domu za granicą przez mniej niż 50% całkowitego czasu pracy w dowolnym 12-miesięcznym okresie, co do zasady takie miejsce nie stanowi zakładu pracodawcy
  • w praktyce pracownik może spędzić przykładowo do 5 miesięcy w roku na workation w innym państwie członkowskim OECD, bez konieczności rejestracji pracodawcy dla celów podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) w tym kraju
• DOM PRACOWNIKA A „MIEJSCE DO DYSPOZYCJI PRZEDSIĘBIORSTWA”
  • OECD doprecyzowała, kiedy prywatne mieszkanie pracownika może zostać uznane za placówkę przedsiębiorstwa:
    • brak kontroli pracodawcy – jeżeli firma nie finansuje mieszkania, nie ma do niego prawa wstępu ani realnej kontroli nad przestrzenią, lokal pozostaje sferą prywatną pracownika i nie stanowi zakładu
    • wybór pracownika vs. obowiązek służbowy – jeżeli praca zdalna z domu za granicą jest wyborem pracownika (benefitem), ryzyko powstania zakładu jest minimalne. odmiennie sytuacja wygląda, gdy pracodawca wymaga pracy z danego kraju, nie zapewniając alternatywnego miejsca wykonywania pracy
• TEST „PRZYCZYN KOMERCYJNYCH” (COMMERCIAL REASONS)
  • jedną z najważniejszych nowości Aktualizacji 2025 jest wprowadzenie testu przyczyn komercyjnych
  • organy podatkowe będą badać, czy istnieje biznesowe uzasadnienie wykonywania pracy właśnie z danego kraju
• SPECJALNE REGULACJE DLA SEKTORA WYDOBYWCZEGO I OFFSHORE
  • aktualizacja przewiduje odrębne, znacznie bardziej restrykcyjne zasady dla branż związanych z wydobyciem surowców naturalnych (ropa, gaz, offshore, morskie OZE). W tych przypadkach:
    • progi czasowe powstania zakładu są znacznie krótsze
    • opodatkowanie wynagrodzenia może nastąpić niemal od pierwszego dnia pracy

Jak zatem przygotować się na 2026 rok? Warto wówczas przeprowadzić następujące działania, tj.:

• audyt czasu pracy – monitorowanie, czy pracownicy nie przekraczają progu 50% pracy zdalnej z jednego zagranicznego miejsca
• polityka workation – formalne uregulowanie pracy zdalnej za granicą, z wyraźnym wskazaniem, że odbywa się ona na wniosek pracownika i z przyczyn osobistych
• weryfikacja lokalna – sprawdzenie, czy dane państwo nie zgłosiło zastrzeżeń do nowej wersji Komentarza OECD lub nie stosuje bardziej restrykcyjnych zasad

Co zmienia aktualizacja OECD dla polskich pracowników i pracodawców?

CO TO OZNACZA DLA POLSKIEGO PRACOWNIKA?

Dla pracownika aktualizacja Komentarza OECD oznacza przede wszystkim większą przewidywalność skutków podatkowych pracy zdalnej z zagranicy, ale jednocześnie większą odpowiedzialność za świadome planowanie pobytu.

W praktyce:

• krótkotrwała lub okresowa praca zdalna z innego kraju (np. workation) jest co do zasady bezpieczna podatkowo, o ile nie ma biznesowego uzasadnienia obecności pracownika w danym państwie;
• samo wykonywanie pracy z zagranicznego home office nie powoduje automatycznej zmiany rezydencji podatkowej ani obowiązku rozliczania podatku w innym kraju;
• pracownik musi jednak liczyć się z tym, że fizyczne miejsce wykonywania pracy może mieć znaczenie dla opodatkowania wynagrodzenia, zwłaszcza przy dłuższych pobytach lub przekroczeniu 183 dni;
• szczególnie ostrożne powinny być osoby pełniące funkcje:
  • sprzedażowe,
  • negocjacyjne,
  • menedżerskie,
  • które mogą być uznane za generujące wartość biznesową w danym kraju.

W praktyce pracownik zyskuje większą elastyczność, ale kosztem konieczności świadomego zarządzania czasem pracy i miejscem pobytu.

CO TO OZNACZA DLA POLSKIEGO PRACODAWCY?

Dla pracodawców aktualizacja OECD to przede wszystkim ograniczenie niepewności, ale nie zniesienie ryzyk.

Najważniejsze konsekwencje to:

• wprowadzenie czytelnych kryteriów oceny, kiedy zagraniczny home office pracownika może prowadzić do powstania zakładu podatkowego;
• zmniejszenie ryzyka powstania zakładu w sytuacjach, gdy:
  • praca zdalna z zagranicy odbywa się na wniosek pracownika,
  • nie przekracza 50% czasu pracy,
  • nie służy realizacji celów biznesowych firmy;
• jednocześnie zwiększenie odpowiedzialności pracodawcy za:
  • monitorowanie czasu pracy z zagranicy,
  • ocenę charakteru zadań wykonywanych poza Polską,
  • identyfikację funkcji o kluczowym znaczeniu dla działalności.

W praktyce oznacza to konieczność:

• wdrożenia polityki pracy zdalnej z zagranicy,
• dokumentowania, że praca taka ma charakter osobisty, a nie biznesowy,
• analizy ryzyk CIT, PIT oraz – pośrednio – ZUS w przypadku długotrwałych pobytów.

Praca zdalna za granicą a podatki

Praca zdalna wykonywana za granicą przy jednoczesnym zamieszkiwaniu na terenie Polki wiąże się z kwestiami podatkowymi, które mogą wydawać się skomplikowane, ale należy pamiętać o tym, że jeżeli pracownik jest rezydentem podatkowym Polski, to jego dochody z pracy zdalnej powinny być opodatkowane w Polsce, nawet jeśli fizycznie przebywa za granicą.

Na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych można ustalić, kogo można uznać za polskiego rezydenta. Tym samym rezydentem polskim jest osoba fizyczna, która mieszka na terytorium Polski, czyli:

• posiada na terytorium kraju polskiego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Polskie dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

W przypadku gdy osoba fizyczna nie spełnia żadnego z powyższych warunków, uznawana jest za nierezydenta. Natomiast gdy spełnia chociaż jeden z powyższych warunków, jest uznawana za polskiego rezydenta podatkowego.

Dlatego też jeśli pracownik – osoba fizyczna – pracuje za granicą przez dłuższy czas, to istnieje ryzyko pojawienia się zagadnienia związanego z podwójnym opodatkowaniem, czyli opodatkowaniem dochodów jednocześnie w Polsce oraz w kraju, w którym świadczona jest praca zdalna.

Aby uniknąć takich sytuacji, Polska zawarła z wieloma krajami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przykładowo umowa została zawarta z Albanią, Francją, Maltą, Szwecją czy też Tajlandią. Wykaz umów znajdziesz pod tym linkiem.

Praca zdalna za granicą a ZUS

Praca zdalna wykonywana za granicą wiąże się również z kwestią ubezpieczeń społecznych. Co do zasady osoba fizyczna wykonująca zdalnie pracę za granicą i spełniająca warunki do uznania jej za polskiego rezydenta podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, co oznacza, że należy za takiego pracownika opłacać składki ZUS w Polsce, o ile świadczy pracę na podstawie umowy o pracę.

Jednakże należy mieć na uwadze przepisy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 ww. rozporządzenia

„Osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku Państwach Członkowskich podlega:

• ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym Państwie Członkowskim lub jeżeli jest zatrudniona przez różne przedsiębiorstwa lub przez różnych pracodawców, którzy mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych Państwach Członkowskich lub
• ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności zatrudniającego ją przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli osoba ta nie wykonuje znacznej części swej pracy w Państwie Członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania.”

Z powyższego wynika, że w przypadku pracy zdalnej z innego kraju kluczowe znaczenie ma nie samo miejsce siedziby pracodawcy, lecz państwo zamieszkania pracownika oraz zakres pracy wykonywanej w poszczególnych państwach członkowskich.

W praktyce oznacza to, że:

• jeżeli pracownik wykonujący pracę zdalną poza granicami Polski realizuje znaczną część pracy w państwie swojego zamieszkania (co do zasady przyjmuje się próg ok. 25% czasu pracy lub wynagrodzenia), wówczas podlega ustawodawstwu zabezpieczenia społecznego tego państwa, a nie Polski – niezależnie od tego, gdzie ma siedzibę pracodawca;
• jeżeli natomiast pracownik nie wykonuje znacznej części pracy w państwie zamieszkania, zastosowanie znajdzie ustawodawstwo państwa, w którym znajduje się siedziba pracodawcy.

W konsekwencji praca zadana za granicą może prowadzić do zmiany właściwego systemu ubezpieczeń społecznych, a tym samym do utraty obowiązku opłacania składek ZUS w Polsce na rzecz zagranicznego systemu zabezpieczenia społecznego. To właśnie dlatego przed podjęciem decyzji o pracy zdalnej z innego kraju niezbędna jest analiza czasu trwania pracy, miejsca zamieszkania oraz struktury zatrudnienia, a często także uzyskanie zaświadczenia A1.

Dalej należy przyjrzeć się przepisom porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej (z dniem 1 lipca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej).

W porozumieniu wskazano, że: „Porozumienie dotyczy pracowników, zwyczajowo pracujących w różnych państwach członkowskich, mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy”.

Powyższe porozumienie reguluje zasady zatrudnienia pracowników wykonujących część swojej pracy w kraju zamieszkania, ale nadal pozostających pod wpływem prawa pracy innego państwa UE, gdzie mają swojego pracodawcę. Takie rozwiązanie dotyczy sytuacji, gdy praca zdalna w kraju zamieszkania nie stanowi większości czasu pracy, a jest jednym z elementów całkowitego wymiaru pracy. Jeśli zatem pracownik wykonuje pracę zdalną w innym kraju niż Polska, to nadal go obowiązują krajowe przepisy o ubezpieczeniu społecznym kraju pod warunkiem, że praca zdalna w kraju zamieszkania nie przekracza 50% całkowitego czasu pracy.

Przykład:

Tomek Nowak pracuje w polskiej firmie z siedzibą we Wrocławiu, często jednak przebywa na Malcie. Pracownik ten wykonuje 40% swojej pracy na Malcie, a resztę pracy wykonuje stacjonarnie w siedzibie firmy w Polsce. Jako że praca zdalna na Malcie stanowi mniej niż 50% całkowitego czasu pracy, to pracownika obowiązują polskie przepisy dotyczące ubezpieczenia społecznego.

Okazjonalna praca zdalna za granicą oznacza sytuację, w której pracownik przebywa za granicą przykładowo w celach turystycznych lub opieki nad członkiem rodziny, i tym czasie wykonuje swoją pracę zdalnie, lecz o charakterze incydentalnym.

Przykład:

Tomek Nowak pracuje w polskie firmie z siedzibą we Wrocławiu i na co dzień świadczy pracę stacjonarnie z wrocławskiego biura. Jednak kilka razy do roku, aby zmienić otoczenie, wyjeżdża do Hiszpanii. Jako że cel jego wyjazdu nie nosi znamion urlopu, ponieważ Tomek Nowak ma zamiar wykonywać swoją pracę w sposób zdalny, może skorzystać z instytucji zawnioskowania o przyznanie X dnia okazjonalnej pracy zdalnej wykonywanej za granicą. Jako że praca ta ma charakter okazjonalny, incydentalny, to pracodawca nadal zobowiązany jest opłacać składki ZUS w Polsce.

Praca zdalna za granicą a ZUS – konsekwencje wynikające z aktualizacji OECD

W przypadku ubezpieczeń społecznych warto uwzględnić, że zgodnie z przepisami UE (art. 13 rozporządzenia 883/2004) oraz Porozumieniem ramowym ZUS z 1 lipca 2023 r., kluczowe znaczenie ma czas pracy wykonywanej w kraju zamieszkania pracownika. Jeśli praca zdalna w kraju zamieszkania stanowi co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy, pracownik pozostaje pod wpływem prawa pracy państwa, w którym ma siedzibę pracodawca, ale w określonych przypadkach może być konieczne uzyskanie zaświadczenia A1. Natomiast jeśli znacząca część pracy jest wykonywana w kraju zamieszkania (powyżej przyjętego progu), podlega on ustawodawstwu zabezpieczenia społecznego tego państwa, co może spowodować konieczność odprowadzania składek w innym systemie niż ZUS. Dlatego przed podjęciem decyzji o pracy zdalnej z innego kraju warto dokładnie przeanalizować czas pracy, miejsce wykonywania obowiązków i strukturę zatrudnienia.

Praca zdalna za granicą – podsumowanie

Niewątpliwie pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z różnych miejsc, w tym również za granicą, o ile zgodę na to wyraził pracodawca. Jednakże należy pamiętać, że regularna, dłuższa praca zdalna w innym kraju może wiązać się z koniecznością dostosowania się do przepisów zarówno państwa, w którym przebywa pracownik, jak i kraju pracodawcy.

W tym kontekście szczególnie istotna jest aktualizacja Komentarza OECD 2025, która precyzuje zasady dotyczące opodatkowania pracy zdalnej z innego kraju oraz ryzyka powstania zakładu podatkowego dla pracodawcy. Aktualizacja wprowadza m.in. wytyczne dotyczące progów czasowych (50% całkowitego czasu pracy) oraz znaczenia „powodów komercyjnych” obecności pracownika za granicą. Warto również pamiętać, że wytyczne OECD są niewiążące prawnie, ale mają duże znaczenie praktyczne i interpretacyjne – organy podatkowe oraz sądy często odwołują się do nich przy ocenie pracy zdalnej z innego kraju, ryzyka powstania zakładu podatkowego oraz konsekwencji podatkowych i ubezpieczeniowych dla pracowników i pracodawców.