Prawo jazdy sfinansowane przez pracodawcę: koszty i podatki

Prawo jazdy sfinansowane przez pracodawcę – omówione zagadnienia:

Osoba, która ubiega się o etat kierowcy powinna co do zasady mieć prawo jazdy. Jednak może się tak zdarzyć, że pracodawca będzie potrzebował, żeby jego obecny pracownik posiadał inną kategorię prawa jazdy. W takich przypadkach pracodawcy decydują się na sfinansowanie kursu prawa jazdy i w dzisiejszej publikacji napiszemy jak wygląda rozliczanie kosztów takiego kursu i jakie to ma skutki podatkowe dla pracownika.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika

W interesie pracodawcy jest posiadanie wykwalifikowanych pracowników. Nie zawsze będzie tak, że pracownik posiada wszystkie niezbędne kompetencje, które będę przydatne na określonym stanowisku pracy. Każda osoba w ramach samodoskonalenia chodzi na różne kursy, szkolenia, jednak i to może okazać się niewystarczające. Jeśli pracodawca oczekuje czegoś więcej od swoich pracowników, to może ich skierować na odpowiedni kurs, szkolenie czy nawet studia. Niektóre kwestie związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracowników zostały uregulowane w Kodeksie pracy.

Pod pojęciem podnoszenia kwalifikacji zawodowych kryje się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika

Podnoszenie kwalifikacji może być z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą

Pracodawca ma obowiązek ułatwić pracownikowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Czy sfinansowanie kursu na prawo jazdy może być kosztem pracodawcy?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie trzeba krótko wyjaśnić co można uznać za koszt przedsiębiorcy. Zgodnie z ustawą o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła dochodów. Katalog wyłączeń z kosztów podatkowych został wymieniony w art. 23 ustawy PIT, ale nie znalazły się tak wydatki na prawo jazdy. W związku z powyższym wydaje się, że nie ma żadnych przeszkód natury prawnej, które nie pozwalałyby na ujęcie w kosztach uzyskania przychodów wydatków poniesionych na sfinansowanie prawa jazdy dla pracownika. To przedsiębiorca musi dowieść przed organem podatkowym, że taki wydatek ma związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i w sposób bezpośredni lub pośredni przyczynia się do rozwoju firmy, a co za tym idzie do zwiększenia przychodów.

Przykład 1

Pan Ignacy zatrudnia pracownika magazynowego, który nie posiada prawa jazdy i do tego momentu nie miało to wpływu na wykonywaną pracę. Jednak okazało się, że wielu klientów jest zainteresowanych dowożeniem towarów do nabywcy. W tej sytuacji pan Ignacy postanowił wysłać na kurs prawa jazdy pracownika, który po jego ukończeniu będzie mógł dowozić towary do klientów. Takie działanie nie powinno być zakwestionowane przez organ podatkowy, ponieważ poniesiony wydatek ma ewidentny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przykład 2

Pan Andrzej zatrudnia kierowców, którzy posiadają prawo jazdy kategorii B. Chcąc rozwijać swoją firmę zakupił dodatkowo samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. W tej sytuacji nie ma kierowcy, który mógłby prowadzić taki pojazd. Pan Andrzej podjął decyzję, że wyśle 2 pracowników na prawo jazdy kat. C, żeby zapewniona była ciągła obsługa samochodu. Również w tym przypadku chyba nie trzeba nikogo przekonywać, że poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Teraz pozostaje jeszcze kwestia ustalenia, czy kurs prawa jazdy opłacony przez pracodawcę znajdzie się w przychodach ze stosunku pracy i czy będzie opodatkowany i oskładkowany.

Prawo jazdy pracownika skutki podatkowe i składkowe

Każde świadczenie otrzymane od pracodawcy będzie stanowiło przychód dla pracownika, nawet jak będzie to świadczenie o charakterze nieodpłatnym, tak jak to ma miejsce przy sfinansowaniu prawa jazdy. Jednak ustawa o PIT przewiduje również zwolnienie od podatku dochodowego niektórych świadczeń.

Zwolnienie od podatku dochodowego

Wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego

Zwolnienie ze składek ZUS

Takie świadczenia korzystają również ze zwolnienia ze składek ZUS a wynika to z Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Pod pojęciem “odrębnych przepisów” w tym przypadku kryje się ustawa Kodeks pracy, w której jest mowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych przez pracowników

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty poniesione przez pracodawcę?

Pracodawcy, którzy ponoszą nakłady na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika mogą zastrzec, że w przypadku, gdy dojdzie do rozwiązania umowy o pracę przez pracownika, to będzie on zobowiązany do zwrotu całości lub części kosztów. Obowiązek zwrotu poniesionych wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika został również uregulowany wprost w ustawie Kodeks pracy.

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę w następujących przypadkach:
Jeśli pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji
Jeśli dojdzie do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata
Jeżeli pracownik rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem w okresie 3 lat, z wyjątkiem gdy do rozwiązania umowy doszło w wyniku mobbingu
Jeśli pracownik rozwiąże w ciągu 3 lat umowę o pracę bez wypowiedzenia z uwagi na przyczyny leżące po stronie pracodawcy, np. ciężkie naruszenie przepisów przez pracodawcę lub ze względu na mobbing, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach
Pracodawca i pracownik mogą ustalić na drodze porozumienia, jaka kwota kosztów powinna być zwrócona a niekiedy może odstąpić od żądania zwrotu poniesionych wydatków. W tej materii pracodawcy mają margines swobody, w jaki sposób powinni postąpić

Prawo jazdy pracownika – podsumowanie

W dzisiejszym artykule pisaliśmy na temat sfinansowania prawa jazdy przez pracownika, jednak omówione zasady mogą się odnosić do każdej innej formy finansowania podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. Wydatek poniesiony przez pracodawcę znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów, pod warunkiem, że nakłady mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Po stronie pracownika jest to przychód z nieodpłatnych świadczeń, który korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego. Jeżeli chodzi o składki społeczne i składkę zdrowotną, to również pracodawca nie będzie ich potrącał. W niektórych przypadkach może dojść do zwrotu kosztów przez pracownika, najczęściej taki tryb jest ustalany z chwilą zawarcia umowy o podnoszenie kwalifikacji. Czy zwrotowi będzie podlegała cała kwota, jej część czy nie trzeba będzie w ogóle oddawać pieniędzy za kurs, to zależy od pracodawcy i zawartego porozumienia z pracownikiem. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników leży w interesie pracodawcy, który dzięki temu rozwija swoją firmę i staje się konkurencyjny na rynku. Pracownik również na tym zyskuje, ponieważ osiąga kolejne umiejętności, które mogą mu się przydać na ścieżce kariery zawodowej.