Premia uznaniowa i premia regulaminowa – na jakich zasadach są wypłacane i jakie są różnice?

×

Premia uznaniowa – co to i od czego zależy jej wypłata?

Co to jest premia uznaniowa? Jak sama nazwa wskazuje, jest to wypłata sumy pieniężnej na zasadzie uznania pracodawcy, a nie wynikająca z gwarantowanego obowiązku. To świadczenie pieniężne całkowicie zależne od decyzji pracodawcy, które:

• nie wynika z umowy o pracę ani z regulaminu jako obowiązek wypłaty,
• nie ma z góry określonych kryteriów przyznania ani sposobu wyliczenia,
• może zostać wypłacone, obniżone, wstrzymane lub niewypłacone bez podania przyczyny,
• nie rodzi po stronie pracownika roszczenia o jej zapłatę.

Nawet jeśli pracodawca wypłaca premię uznaniową regularnie np. co miesiąc, to nie traci ona automatycznie swojego uznaniowego charakteru, pod warunkiem, że nie nabierze cech stałego, regulaminowego składnika wynagrodzenia.

Ile wynosi premia uznaniowa?

• Nie ma określonej kwoty ani stałych zasad.
• Jej wysokość zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy i może być różna w zależności od oceny zaangażowania, osiągnięć czy postawy pracownika.
• Jest ona uznaniowa, dobrowolna, wskutek czego nie rodzi roszczeń prawnych, więc pracownik nie ma gwarancji jej otrzymania ani minimalnej wartości.

Wliczenia do świadczeń i składek ZUS:

• Czy premia uznaniowa wchodzi do podstawy chorobowego? Nie, jeśli nie jest wypłacana za czas choroby.
• Czy premia uznaniowa wlicza się do emerytury? Tak, o ile została oskładkowana ZUS.
• Czy premia uznaniowa wchodzi do podstawy składek ZUS? Co do zasady tak, bo każda wypłata związana ze stosunkiem pracy co do zasady podlega oskładkowaniu, chyba że jest wyraźnie wyłączona przepisami.

Przykład:

W agencji marketingowej Social Media sp. z o.o. pracodawca uznał, że Tomek Nowak stworzył kampanię reklamową, która zachwyciła klienta i przyniosła firmie dodatkowy zysk. W nagrodę otrzymał 2 500 zł premii uznaniowej. W kolejnym miesiącu inny pracownik również przygotował dobrą kampanię, ale nie dostał premii, ponieważ pracodawca w tym czasie uznał za ważniejsze nagrodzenie innego osiągnięcia firmy. Taka praktyka, mimo że może być odbierana jako niesprawiedliwa, jest typowa dla premii uznaniowej, która zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy. Co innego byłoby, gdyby w regulaminie firmy zapisano, że każda dobra kampania premiowana jest określoną kwotą. Wówczas premia przestałaby być uznaniowa, a przyznawanie jej odbywałoby się w ramach jasno określonych warunków, dając pracownikom prawo do jej otrzymania.

Nagroda a premia uznaniowa

Z powyższego przepisu wynika, że pracownik, który wyróżnia się w pracy, tj. dobrze wykonuje swoje obowiązki, wykazuje inicjatywę i podnosi efektywność oraz jakość pracy, może otrzymać nagrodę lub wyróżnienie. Przyznanie takiego wyróżnienia nie jest anonimowe ani nieformalnie odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody trafia do akt osobowych pracownika, co oznacza, że jest to oficjalny dokument. Dzięki temu pracownik zyskuje formalne uznanie swojego wkładu, a firma ma zapis, który może mieć znaczenie przy ocenach pracowniczych, awansach czy innych decyzjach kadrowych.

Jeżeli nagroda przyznana pracownikowi ma formę finansową, traktowana jest jako premia uznaniowa, co oznacza, że stanowi dodatkowe wynagrodzenie przyznane według decyzji pracodawcy w uznaniu szczególnych osiągnięć lub wzorowego wykonywania obowiązków i jest dokumentowane wpisem do akt osobowych pracownika. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w linii orzeczniczej.

• Wyrok Sądu Okręgowego w Nowym Sączu z dnia 9 października 2024 r., sygn. akt IV Pa 105/24: „Premia uznaniowa, mająca charakter fakultatywny, która jest wypłacana systematycznie traci swój uznaniowy charakter i staje się zwykłym składnikiem wynagrodzenia. Wypłacanie premii uznaniowej systematycznie i w regularnych odstępach czasu podważa jej uznaniowy charakter. W takiej sytuacji jest ona zwykłym składnikiem wynagrodzenia za pracę i pracownik ma roszczenie o jej zapłatę. Nagroda (art. 105 k.p.) jest wynagrodzeniem w rozumieniu art. 183a k.p., co oznacza, że także do nagrody jako świadczenia przyznawanego pracownikowi na podstawie uznania pracodawcy mają zastosowanie reguły jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości (art. 183c § 1 k.p.). Pracownik, któremu nagrody nie przyznano, może jej skutecznie dochodzić, jeżeli wykaże naruszenie przez pracodawcę zasad równego traktowania w zatrudnieniu, czyli naruszenie przez pracodawcę art. 94 pkt 9, art. 112 i art. 113 oraz art. 183a-183c k.p”.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 21 maja 2019 r., sygn. akt III AUa 1003/18: „Po pierwsze premia uznaniowa jest w istocie nagrodą w rozumieniu art. 105 KP. Po wtóre jeżeli premia jest uzależniona o spełnienia sprawdzalnych przesłanek jest wówczas premią regulaminową i składnikiem wynagrodzenia. Po trzecie zaś należy zauważyć, że premia została wypłacona wnioskodawczyni już za pierwszy miesiąc świadczenia pracy. Okoliczności te wskazują, że premia była stałym składnikiem wynagrodzenia za pracę”.
• Wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 14 kwietnia 2021 r., sygn. akt VIII P 34/20: „Premia przysługuje pracownikowi po spełnieniu określonych warunków, a w konsekwencji decyzja pracodawcy o przyznaniu premii jest jedynie potwierdzeniem nabycia prawa i ma charakter deklaratoryjny, zaś nagroda jest ze swej natury świadczeniem uznaniowym, podstawę jej nabycia stanowi decyzja pracodawcy o przyznaniu świadczenia. Nagroda, jako pieniężne lub rzeczowe nieobowiązkowe świadczenie przyznawane pracownikowi przez pracodawcę – art. 105 k.p., zawiera element ocenny. Uznaniowy charakter nagrody polega na tym, że zarówno przyznanie jej pracownikowi jak i określenie wysokości nagrody należy do zakresu swobodnego uznania zakładu pracy. Nie jest to jednak swoboda absolutna, gdyż uznanie w płaszczyźnie swobody jest ograniczone przez spoczywający na pracodawcy obowiązek stosowania sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p.) oraz przestrzegania podstawowych zasad prawa pracy, w tym zasady równego traktowania i zasady niedyskryminacji, gdyż na gruncie art. 183a k.p. nagroda stanowi element szerszej definicji wynagrodzenia”.

Z powyższego orzecznictwa wprost wynika, że:

• NAGRODA – uznaniowe świadczenie przyznawane według decyzji pracodawcy, może być pieniężna lub rzeczowa.
• PREMIA:
  • PREMIA UZNANIOWA – nagroda finansowa przyznawana fakultatywnie, ale jeżeli wypłacana jest regularnie, staje się premią regulaminową i częścią wynagrodzenia.
  • PREMIA REGULAMINOWA – wypłacana po spełnieniu określonych warunków, obowiązkowa, stanowi składnik wynagrodzenia.

Premia regulaminowa – co to i jakie daje prawa pracownikowi?

Co to jest premia regulaminowa? Jest to świadczenie przyznawane na podstawie regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy lub umowy o pracę, które spełnia określone warunki:

• przyznawana według jasnych i mierzalnych zasad (np. frekwencja, target sprzedaży, KPI, jakość pracy)
• ma charakter roszczeniowy, tj. po spełnieniu warunków pracownik ma prawo domagać się jej wypłaty
• pracodawca nie może odmówić wypłaty jeśli warunki zostały spełnione

Ile wynosi premia regulaminowa?

• nie ma jednej ustawowej stawki – wysokość ustala firma w regulaminie, umowie lub układzie zbiorowym.
• może to być np. procent wynagrodzenia zasadniczego (5–10%), konkretna kwota lub wzór wyliczenia

Wliczenie premii regulaminowej do świadczeń i składek ZUS:

• Czy premia regulaminowa wchodzi do podstawy chorobowego? Tak, jeżeli przysługuje pracownikowi niezależnie od choroby i nie została wyłączona w regulaminie
• Czy premia regulaminowa wlicza się do emerytury? Tak, ponieważ podlega składkom ZUS i powiększa podstawę świadczeń emerytalnych
• Czy premia regulaminowa wchodzi do podstawy składek ZUS? Tak, co do zasady każda premia regulaminowa podlega oskładkowaniu, chyba że przepisy lub regulamin przewidują inaczej.

Przykład:

W agencji marketingowej Social Media sp. z o.o. regulamin premiowy przewiduje, że pracownik otrzymuje 2 500 zł za każdą kampanię, która spełnia określone kryteria jakościowe i przynosi klientowi wzrost sprzedaży o co najmniej 10%. Tomek Nowak przygotował kampanię, która spełniła wszystkie warunki regulaminu. W związku z tym przysługuje mu premia i firma jest zobowiązana ją wypłacić. Gdyby firma nie wypłaciła premii, Tomek mógłby dochodzić jej w sądzie pracy, ponieważ premia regulaminowa ma charakter roszczeniowy i wynika z jasno określonych zasad, a nie z uznania pracodawcy.

Warto również w tym miejscu zwrócić uwagę na linię orzeczniczą, z której wynika, że jeżeli nagroda lub premia ma jasno określone, kontrolowalne kryteria przyznania, staje się premią regulaminową, a pracownik zyskuje prawo do jej otrzymania. Natomiast sama nazwa „nagroda uznaniowa” nie nadaje automatycznie charakteru uznaniowego:

• wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 14 kwietnia 2021 r., sygn. akt VIII P 34/20: Różnica między nagrodą, a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania zakładu pracy; przy czym przed przyznaniem przez zakład pracy nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. W odróżnieniu od nagrody prawo podmiotowe pracownika do premii powstaje w razie dopełnienia warunków premiowania przewidzianych w regulaminie (lub innym dokumencie źródłowym), a przyznanie pracownikowi premii nie jest uzależnione od uznania zakładu pracy, lecz od dopełnienia przez pracownika wspomnianych warunków.
• wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie w wyroku z 13 marca 2019 r., sygn. akt III APa 6/18: Nazwanie premii “nagrodą” o charakterze “uznaniowym” nie przesądza o jej charakterze, o ile zostały sprecyzowane kryteria jej przyznania. Jeżeli warunki premiowania są określone w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii. Fakt zaś spełnienia tych warunków jest źródłem praw pracownika do premii. W takim przypadku decyzja w sprawie przyznania premii nie zależy od swobodnego uznania podmiotu zatrudniającego, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie, a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości.

Na jakich zasadach wypłacana jest premia uznaniowa i premia regulaminowa?

Kiedy pracownik może wystąpić z roszczeniem o wypłatę premii?

Przykład: regulamin przewiduje premię 2 500 zł za kampanię spełniającą określone kryteria, które pracownik spełnia warunki, ale firma nie wypłaca premii

Przykład: pracodawca może przyznać lub nie przyznać premii za kampanię według własnego uznania, niezależnie od osiągnięć pracownika

Jak skonstruować zapis o premii w firmie?

Przepisy prawa pracy nie określają szczegółowych zasad przyznawania ani wypłaty premii i nagród. Wyjątkiem są nieliczne świadczenia, takie jak odprawy czy nagrody jubileuszowe, z kolei w pozostałych przypadkach to pracodawca decyduje o zasadach przyznawania tych świadczeń, najczęściej poprzez zapisy w: umowie o pracę, regulaminie wynagradzania, regulaminie premiowania, lub układzie zbiorowym pracy.

PREMIA REGULAMINOWA (ROSZCZENIOWA)

Charakterystyka:

• wypłacana po spełnieniu określonych warunków
• pracownik ma roszczenie o wypłatę, jeśli warunki zostały spełnione
• jasno określona w regulaminie wynagradzania, regulaminie premiowania lub umowie o pracę

Przykłady zapisów w regulaminie/umowie o pracę:

• „Pracownik nabywa prawo do premii regulaminowej w kwocie 900 zł za dany miesiąc pod warunkiem:
  1. braku nieusprawiedliwionych nieobecności,
  2. zachowania wskaźnika terminowej realizacji zadań powyżej 95%
  3. braku kar porządkowych”.
• „Pracownikowi przysługuje premia regulaminowa, wypłacana miesięcznie, wyliczana według następujących zasad:
  1. 8% wynagrodzenia zasadniczego przy frekwencji min. 95%,
  2. 1% za każde 10 punktów realizacji KPI powyżej 80%,
  3. Maksymalna wysokość premii wynosi 20% wynagrodzenia zasadniczego. Premia jest wypłacana również za okres usprawiedliwionej nieobecności chorobowej, z wyjątkiem przypadków wyraźnie wskazanych w regulaminie”.

PREMIA UZNANIOWA (NIE ROSZCZENIOWA)

Charakterystyka:

• wypłata zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy
• nie przysługuje roszczenie o wypłatę
• nie wynika z regulaminu ani umowy jako obowiązek, a jej przyznanie, wysokość i częstotliwość są dobrowolne

Przykłady zapisów w regulaminie/umowie o pracę:

• „Pracodawca może przyznać pracownikowi premię uznaniową, której wysokość oraz częstotliwość ustala każdorazowo na podstawie swobodnej oceny zaangażowania i jakości wykonywanych zadań”.
• „Pracodawca może przyznać premię uznaniową według własnej oceny zaangażowania, postawy lub szczególnych osiągnięć. Premia jest dobrowolna, niegwarantowana i nieroszczeniowa, a jej przyznanie, wysokość i częstotliwość zależą wyłącznie od decyzji pracodawcy. Premia nie przysługuje za okres niezdolności do pracy”.

Podsumowanie

Premia uznaniowa i premia regulaminowa to dwa różne sposoby nagradzania pracowników, które odmiennie wpływają na prawa i obowiązki stron. Premia uznaniowa zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy – jest dobrowolna, nieprzysługująca i nie rodzi roszczeń, a jej przyznanie i wysokość mogą być zmienne w zależności od oceny pracodawcy. Z kolei premia regulaminowa ma charakter roszczeniowy: jeśli pracownik spełni określone, mierzalne warunki przewidziane w regulaminie, umowie lub innym dokumencie wewnętrznym, nabywa prawo do jej wypłaty. W praktyce istotne jest, aby pracodawca precyzyjnie określał charakter premii w dokumentach, albowiem błędne nazwanie premii uznaniowej „regulaminową” lub odwrotnie może prowadzić do nieporozumień lub roszczeń prawnych. Zrozumienie różnic między tymi rodzajami premii pozwala zarówno pracodawcom, jak i pracownikom świadomie planować system wynagrodzeń i premiowania, zapewniając motywację, sprawiedliwość i zgodność z prawem pracy.