Program do KSeF – jakie najważniejsze funkcje musi zawierać?

Przeanalizujmy więc, na jakie funkcje i możliwości koniecznie musisz zwrócić uwagę w procesie decyzyjnym. Dowiedz sie co musi zapewniać dobry program do KSeF.

Jakie funkcje musi mieć dobry program do KSeF?

Przesyłanie dokumentów do KSeF

Podstawową funkcją, na którą trzeba zwrócić uwagę jest możliwość wysyłania faktur do KSeF. Sposób w jaki odbywa się wysyła, oraz potwierdzenie poprawności wpłynięcia dokumentu do systemu jest rzeczą podstawową i oczywistą.

Najlepiej aby faktura trafiała do systemu już w momencie zapisania jej przez użytkownika, lub aby o tym decydowało jedno kliknięcie.

Dzięki temu użytkownik oszczędza czas, mając pewność, że odpowiedni i obowiązkowy dokument zostaje przekazany do Krajowego Systemu. Bez potrzeby logowania się na inne platformy czy ręcznego przygotowywania lub sprawdzania plików.

Dokumenty kosztowe i ich obsługa

Dobry program powinien umożliwiać pobieranie faktur wystawionych przez kontrahentów bezpośrednio do systemu.

W praktyce oznacza to, że wszystkie dokumenty kosztowe trafiają w jedno miejsce, gdzie od razu można je przeanalizować, zaksięgować samodzielnie lub przekazać księgowej.

Monitoring statusu faktur

Samo wysłanie faktury – to dopiero początek. KLuczowa jest informacja czy dokument został przyjęty przez KSeF.

Dobry program umożliwia bieżące śledzenie statusu faktur i informuje użytkownika o ich przetwarzaniu.

To szczególnie ważne w większych firmach gdzie liczba dokumentów jest duża a ich obieg wymaga płynności.

Integracja z księgowością

Program do KSeF powinien być częścią większego ekosystemu – najlepiej łączyć fakturowanie z księgowością.

Dzięki połączeniu programu do faktur z programem, który pozwoli Ci je od razu zaksięgować lub z usługami biura rachunkowego zyskujesz jeszcze większą swobodę działania i oszczędność czasu.

Wszystkie dokumenty sprzedażowe i kosztowe są w jednym miejscu, a przedsiębiorca nie musi korzystać z kilku narzędzi jednocześnie!

Automatyczna poprawność danych i zgodność z przepisami

System powinien dbać i poprawność danych i zgodność z aktualnymi przepisami.

Najlepsze rozwiązania automatycznie uzupełniają dane kontrahenta, kontrolują kluczowe elementy faktury (VAT, GTU) i minimalizują ryzyko odrzucenia dokumentu przez Krajowy System e-Faktur.

Automatyzacja procesów

W firmach, która np. zajmują się sprzedażą online kluczowe znaczenie ma automatyzacja np. automatyczne scenariusze księgowania, przetwarzanie dużej ilości faktur czy integrację z innymi systemami.

Dzięki temu KSeF przy odpowiednim wdrożeniu i integracji – dopasuje się do funkcjonowania firmy. Po krótkim czasie wpisze się naturalnie w procesy i procedury firmowe tak, że nie zmiany nie będą praktycznie odczuwalne w codziennym funkcjonowaniu firmy

Obsługa różnych typów faktur

Program powinien umożliwiać wystawianie różnych rodzajów faktur – krajowych, zagranicznych korygujących i zaliczkowych.

Obsługa KSeF to jedno – ale inne faktury też warto obsługiwać w jednym miejscu. Dlatego dobry program do faktur zapewnia tę możliwość.

Dostęp mobilny i praca zdalna

Coraz więcej przedsiębiorców zarządza firmą z poziomu telefonu.

Dobry program do KSeF umożliwia wystawianie faktur, zarządzanie dokumentami i kontrolę finansów również w aplikacji mobilnej.

Bezpieczeństwo i archiwizacja danych

Faktury w KSeF są przechowywane w systemie, ale program powinien zapewniać dodatkową kontrolę i bezpieczeństwo danych.

Dostęp online do dokument,ó oraz ich uporządkowanie w systemie znacząco ułatwia zarządzanie finansami firmowymi.

Wsparcie techniczne i łatwe wdrożenie

KSeF to nowy system dlatego ważne jest wsparcie użytkownika. Zarówno na etapie wdrożenia jak i późniejszego korzystania.

Najlepsze programy oferują prostą konfigurację (np. integracja w kilku krokach) oraz dostęp do wsparcia i pomocy technicznej.

Jakie funkcje są ważne dla małej firmy a jakie dla większych?

Małe firmy – co ważne jest w kontekście KSeF?

• prostota i szybkość
• automatyczna wysyłka i odbiór
• brak konieczności logowania do KSeF bezpośrednio
• wszystko w jednym bezpiecznym systemie

Większe firmy na co zwrocić uwagę wybierając program?

• automatyzacja procesów
• ograniczenie ilości błędów
• obsługa dużej ilości dokumentów
• integracje i opcje takie jak np. scenariusze księgowania
• kontrola i monitoring

Bez względu na wielkość firmy ogromnym plusem są: aplikacja mobilna i wsparcie techniczne. Obie te opcje znajdziesz w IFIRMA.

Jak możesz sobie uprościć obsługę KSeF w Twojej firmie?

W praktyce przedsiębiorcy niezależnie od wielkości powinni wybierać rozwiązania, które pozwalają obsługiwać proces fakturowania w KSeF oraz księgowania w jednym miejscu.

Największą wartość mają systemy, które automatycznie odbierają i wysyłają faktury, kontrolują ich status oraz integrują się z księgowością, eliminując konieczność ręcznej obsługi.

Podsumowanie

Dobry program do KSeF powinien przede wszystkim upraszczać procesy a nie je komplikować. W praktyce najlepsze rozwiązania to te, które automatyzują obsługę faktur, zapewniają pełną kontrolę nad dokumentami i integrują się z programami księgowymi.

Niezależnie od wielkości firmy i skali działalności – program ma zapewniać bezpieczeństwo i ułatwiać Ci codzienną pracę.